Administrative Assistant

D-ploy ist ein IT- und Engineering-Lösungsunternehmen mit Aktivitäten in der EMEA-Region, einschließlich der Schweiz, Deutschland, Tschechische Republik, Österreich, Großbritannien sowie den USA. Wir legen Wert auf die Bereitstellung innovativer und überlegener Dienstleistungen und Lösungen für zahlreiche branchenführende Kunden. Durch den Aufbau von Beziehungen und vertrauensvollen Partnerschaften innerhalb der IT-Community optimieren wir die IT-Produktivität unserer Kunden und tragen zum Erfolg und Wert der Organisation bei. Wir suchen engagierte, flexible und lösungsorientierte Personen, die Teil einer dynamisch wachsenden und internationalen Organisation werden möchten.

Unsere Ambition ist es, die Innovationsfähigkeit zu katalysieren, indem wir priorisierte Teams unterstützen, um wirklich kundenorientierte Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln. Wir entwickeln einen End-to-End-Ansatz, der Design, Design Thinking, agile und Lean-Ansätze zur Produktentwicklung bietet. Wir suchen einen Innovationsspezialisten, der unsere Schlüsselprojekte unterstützt, indem er Innovationstools, Schulungen und Erfahrungen entwirft. Diese Rolle dauert zunächst bis Ende September 2026 mit einer erwarteten Verlängerung, wobei nur eine Vollzeitbeschäftigung als Kooperationsform verfügbar ist.

Verantwortlichkeiten:

• Kalender verwalten, Besprechungen planen und Räume buchen, um einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten.
• Onboarding- und Offboarding-Unterstützung für Mitarbeiter und Auftragnehmer bereitstellen.
• Planung und Durchführung von Führungsevents, Townhalls und Teammeetings unterstützen.
• Reisearrangements koordinieren, einschließlich Ticketbuchungen, Spesenabrechnungen und verwandten Logistik.
• Allgemeine Bürologistik, einschließlich Büromaterial und administrativen Vorräten, abwickeln.
• Rechnungen und Wareneingangsnotizen (GRNs) gemäß internen Prozessen erstellen.
• Interviews koordinieren und mit Kandidaten und Stakeholdern kommunizieren.
• Als zentrale Kontaktstelle für die Koordination und Kommunikation mit Anbietern fungieren.

Qualifikationen:

• Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu bewältigen.
• Erfahrung in administrativen, koordinierenden oder büroorganisatorischen Rollen.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und eine proaktive, serviceorientierte Denkweise.
• Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, strukturierte Prozesse zu befolgen.
• Selbstbewusstsein in der Koordination mit internen Teams, externen Anbietern und leitenden Stakeholdern.
• Komfortabel im Umgang mit Logistik, Terminplanung und administrativen Systemen.
• Fließend in Englisch (schriftlich und mündlich).
• Kandidaten müssen einen nicht älteren als drei Monate alten Auszug aus dem Strafregister vorlegen.

Vorteile:

• Breites Spektrum an Aktivitäten, Aufgaben und Projekten.
• Flexible Arbeitsbedingungen.
• Mindestens 5 Wochen Urlaub.
• Bezahlte Krankheitstage.
• Essensgutscheine.
• Gutscheine (Geburtstagsgutschein, Hochzeits- und Neugeborenenüberraschung).
• Beiträge zu Wellnessprogrammen (Multisportkarte).
• Fishing for Friends-Programm – unser Empfehlungsprogramm.
• Erfrischungen im D-ploy-Büro.
• Weiterentwicklung und berufliche Förderung.
• Freundliches und internationales Arbeitsumfeld.
• Unternehmensgesponserte Veranstaltungen.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt und verschiedene Vorteile.

Ist IT in Ihrem DNA? Wenn Sie glauben, dass Sie gut zu dieser Rolle oder zu anderen Möglichkeiten passen, für die D-ploy derzeit Personal sucht, dann sind wir sehr daran interessiert, mit Ihnen zu sprechen. Sie können sich über verschiedene Kanäle bewerben, einschließlich unserer Website www.d-ploy.ch oder indem Sie sich direkt an unser Rekrutierungsteam wenden.