Global Administrative Assistant — Flexible Work & Growth

D-ploy ist ein IT- und Engineering-Lösungsunternehmen mit Aktivitäten in der EMEA-Region, einschließlich der Schweiz, Deutschland, Tschechische Republik, Österreich, Großbritannien sowie den USA. Wir sind stolz darauf, innovative und überlegene Dienstleistungen und Lösungen für zahlreiche branchenführende Kunden anzubieten. Durch den Aufbau von Beziehungen und vertrauensvollen Partnerschaften innerhalb der IT-Community optimieren wir die IT-Produktivität unserer Kunden und tragen zum Erfolg und Wert der Organisation bei. Wir suchen engagierte, flexible und lösungsorientierte Personen, die Teil einer dynamisch wachsenden und internationalen Organisation werden möchten.

Unsere Ambition ist es, die Innovationsfähigkeit zu katalysieren, indem wir priorisierte Teams unterstützen, um wirklich kundenorientierte Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln. Wir entwickeln einen End-to-End-Ansatz, der Design, Design Thinking, agile und Lean-Ansätze zur Produktentwicklung bietet. Wir suchen einen Innovationsspezialisten, der unsere Schlüsselprojekte unterstützt, indem er Innovationstools, Schulungen und Erfahrungen entwirft. Diese Rolle dauert zunächst bis Ende September 2026 mit einer erwarteten Verlängerung, wobei nur eine Vollzeitbeschäftigung als Kooperationsform verfügbar ist.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Verwaltung von Kalendern, Planung von Meetings und Buchung von Räumen zur Gewährleistung eines reibungslosen Tagesablaufs.
• Unterstützung beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern und Auftragnehmern.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Führungsevents, Townhalls und Teammeetings.
• Koordination von Reisevorbereitungen, einschließlich Ticketbuchungen, Spesenabrechnungen und verwandten Logistikfragen.
• Bearbeitung allgemeiner Bürologistik, einschließlich Büromaterial und administrativer Supplies.
• Erstellung von Rechnungen und Wareneingangsnotizen (GRNs) gemäß internen Prozessen.
• Koordination und Planung von Interviews, Kommunikation mit Kandidaten und Stakeholdern.
• Als zentrale Kontaktstelle für die Koordination und Kommunikation mit Anbietern fungieren.

Qualifikationen:

• Starke organisatorische und zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu bewältigen.
• Erfahrung in administrativen, koordinierenden oder büroorganisatorischen Rollen.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und eine proaktive, serviceorientierte Denkweise.
• Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, strukturierte Prozesse zu befolgen.
• Vertrauen in die Koordination mit internen Teams, externen Anbietern und leitenden Stakeholdern.
• Komfortabel im Umgang mit Logistik, Planung und administrativen Systemen.
• Fließend in Englisch (schriftlich und mündlich).
• Kandidaten müssen einen nicht älteren als drei Monate alten Auszug aus dem Strafregister vorlegen.

Wir bieten eine breite Palette von Aktivitäten, Aufgaben und Projekten, flexible Arbeitsbedingungen, mindestens 5 Wochen Urlaub, bezahlte Krankheitstage, Essensgutscheine, Gutscheine (Geburtstagsgutschein, Hochzeits- und Neugeborenenüberraschung), Beiträge zu Wellnessprogrammen (Multisportkarte), das Fishing for Friends-Programm – unser Empfehlungsprogramm, Erfrischungen im D-ploy-Büro, weitere Entwicklung und berufliche Weiterbildung, ein freundliches und internationales Arbeitsumfeld, unternehmensgesponserte Veranstaltungen, ein wettbewerbsfähiges Gehalt und verschiedene Vorteile.

Ist IT in deinem DNA? Wenn du glaubst, dass du gut zu dieser Rolle oder zu anderen Möglichkeiten, für die D-ploy derzeit Personal sucht, passt, dann freuen wir uns sehr, mit dir zu sprechen. Du kannst dich über verschiedene Kanäle bewerben, einschließlich unserer Website www.d-ploy.ch oder indem du direkt unser Rekrutierungsteam unter recruiting@d-ploy.ch kontaktierst.