Office Manager (w/m/d)

Hallo! Ein gutes Office ist weit mehr als funktionierende Meetingräume und ein gut gefülltes Snackregal. Es ist ein Ort, an dem Menschen gerne zusammenkommen, Ideen entstehen und Zusammenarbeit gelebt wird. Genau diesen Rahmen gestaltest du mit. Als Office Manager bist du Teil unseres People & Organization Teams und verantwortest die Weiterentwicklung unserer Bürostandorte in Berlin und Potsdam. Dabei hast du die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, eigene Ideen einzubringen und dafür zu sorgen, dass sich unsere Mitarbeitenden auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.

Deine zukünftige Rolle

• Büro & Standortmanagement: Du hast für Berlin und Potsdam den Überblick und bist erste Ansprechperson für alles, was die Standorte betrifft – Hausverwaltungen, Dienstleister, Handwerksbetriebe und Lieferanten. Du koordinierst zuverlässig, behältst Fristen im Blick und schaffst Arbeitsbedingungen, in denen unser Team aufblühen kann.
• Organisation des Office-Alltags: Bestellwesen für Büromaterial, Snacks und Getränke sowie alle weiteren Themen, die ein Office am Laufen halten.
• Planung und Umsetzung von Office-Projekten: z. B. die Weiterentwicklung von Meeting- und Gemeinschaftsflächen.
• Enge Zusammenarbeit mit Hausverwaltungen, Lieferanten und Dienstleistern.
• Strategische Büroplanung: Du denkst über den Tagesbetrieb hinaus und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Bürostrategie ein: Marktrecherche, Besichtigungen und Aufbereitung von Entscheidungsunterlagen bei Standortfragen. Begleitung von Büroprojekten – von der ersten Idee bis zur Umsetzung. Kontinuierliche Optimierung unserer bestehenden Standorte in Berlin und Potsdam.
• Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz: Du koordinierst alle gesetzlich geforderten Maßnahmen im Arbeits- und Gesundheitsschutz – in enger Zusammenarbeit mit externen Partnern wie dem Betriebsarzt-Service: Erstellung und Aktualisierung von Gefährdungsbeurteilungen. Organisation und Dokumentation von Sicherheitsunterweisungen. Koordination mit Sicherheitsfachkraft, Betriebsärzt:in und Behörden. Einführung und Pflege einer digitalen Plattform zur Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen.
• Feel-Good & Community: Wir glauben, dass gutes Büroleben kein Zufall ist – du machst es möglich: Office Mondays: Du organisierst unseren wöchentlichen gemeinsamen Bürotag inklusive Team Lunch – und machst ihn zum Highlight der Woche. Denn gute Ideen entstehen selten mit leerem Magen. All-Hands & Town Halls: Du verantwortest Vorbereitung und Nachbereitung unserer regelmäßigen All-Hands-Meetings und Town Halls – von der Agenda-Abstimmung mit der Geschäftsführung über Technik und Logistik bis hin zur Dokumentation und Nachverfolgung von Action Items. Team Events: Du planst und koordinierst Events für das gesamte Team – on-site und off-site, vom Team Lunch bis zum Strategie-Offsite. Aufmerksamkeiten: Geburtstage, Jubiläen, Onboardings und Offboardings – kein Anlass bleibt unbemerkt. Du sorgst für das richtige Timing und die persönliche Note.

Was Du für Deinen Erfolg brauchst

• Mind. 5 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Teamassistenz oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, z. B. im Bereich Büromanagement, BWL, Hotelfach oder Event Management, ist von Vorteil, aber kein Muss – relevante Berufserfahrung ist uns wichtiger als ein bestimmter Abschluss.
• Erfahrung mit Büroaufbau, -umzug oder vergleichbaren Projekten ist ein Plus.
• Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude daran, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich Mitarbeitende willkommen fühlen.
• Diese Rolle lebt von deiner Präsenz vor Ort: Anders als beim unternehmensweiten Standard von 3 Bürotagen bist du mind. 30 Std./Woche, verteilt auf 5 Arbeitstage, in Berlin vor Ort, ergänzt um mindestens einen wöchentlichen Besuch in Potsdam.
• Kommunikationsstärke sowie fließende Englisch- und Deutschkenntnisse für die Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten internen und externen Ansprechpartner:innen (Englisch als unsere Unternehmenssprache, Deutsch für externe Partner:innen).
• Sicherer Umgang mit Google Workspace sowie gängigen Tools wie Slack und Miro; Erfahrung mit Jira ist ein Plus, aber kein Muss.

Das erwartet Dich bei uns

• Gestaltungsspielraum: Viel Eigenverantwortung in einer wachsenden Organisation, die Verantwortung ernst meint.
• Purpose: Sinnvolle Arbeit in einer gemeinnützigen Organisation mit echtem gesellschaftlichem Impact.
• Ein vielfältiges, interdisziplinäres und internationales Team, das an 3 Standorten zusammenarbeitet (Potsdam, Berlin und Singapur).
• Flexibilität: Voll- oder Teilzeit (30 - 40 Stunden/Woche, auf 5 Tage verteilt), Home-Office-Möglichkeit im Rahmen der Präsenzanforderung.
• Vergütung und Vertrag: Unbefristeter Arbeitsvertrag mit 30 Tagen Urlaub und marktgerechte Vergütung.
• Benefits: Attraktive Mitarbeitervorteile, z.B. private Zusatzkrankenversicherung, Job-Ticket, jährliches Weiterbildungsbudget.

Gut zu wissen

Wir freuen uns besonders über BewerberInnen aus der LGBTQI+-Community, Menschen mit Migrationshintergrund, People of Color und Menschen mit Behinderungen oder chronischen Krankheiten. Wenn du aufgrund einer Behinderung Unterstützung oder besondere Hilfe während des Bewerbungs- oder Vorstellungsgesprächs benötigst, teile uns dies bitte mit und wir kommen dir gerne so weit wie möglich entgegen. Bitte füge deiner Bewerbung die wesentlichen Unterlagen bei (Lebenslauf, ggf. Zeugnisse, frühestmöglicher Eintrittstermin bzw. aktuelle Kündigungsfrist).

Über uns

Data4Life ist eine gemeinnützige Organisation mit der Vision, die Welt gesünder zu machen. Mit einem internationalen Team arbeiten wir gemeinsam an der Mission, die Gesundheitsforschung zu digitalisieren. Durch die Verknüpfung von Technologie und Forschung machen wir Gesundheitsdaten umfassend, digital und sicher für die Forschung nutzbar. Unser interdisziplinäres Team in Potsdam, Berlin und Singapur vereint Expert:innen aus Bereichen wie Produktentwicklung, Softwareentwicklung, Datensicherheit und Wissenschaft. Data4Life wurde 2017 gegründet und wird von der Hasso-Plattner-Stiftung finanziert. Vielfalt ist uns wichtig: Verschiedene Lebens-, Entwicklungs- und Karrierepfade führen zu Data4Life. Wir heißen in unserem internationalen Team Expert:innen mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Erfahrungen willkommen und bieten allen die gleichen Chancen, sie selbst zu sein und sich bei uns bestmöglich zu entfalten. Vielfalt, Gleichheit und Inklusion sind bei uns nicht nur schöne Worte, sondern werden in aktiven Taten und Projekten konkretisiert, mit dem Ziel, diese in unserem Alltag umzusetzen und zu leben. 2022 haben wir deshalb die Charta der Vielfalt unterzeichnet.