Personal Assistant

Struktur geben, bevor es kompliziert wird. Unser Kunde ist ein vielseitig engagierter und anspruchsvoller Unternehmer mit Tätigkeit im In- und Ausland. Zur Unterstützung seiner Tätigkeiten wird eine diskrete, flexible, strukturierte und umsichtige Persönlichkeit gesucht, die von den Büroräumlichkeiten in Zug aus ihren Vorgesetzten tatkräftig unterstützt.

Hier treffen Sie auf ein internationales, multikulturelles Umfeld und zugängliche Kolleg:innen!

Ihre Aufgabe:

• In dieser vielseitigen und vertrauensvollen Position übernehmen Sie die zentrale Koordination im beruflichen Alltag einer jungen, dynamischen Unternehmerpersönlichkeit.
• Mit Weitsicht, Tempo und Organisationstalent sorgen Sie dafür, dass Termine, Reisen, Meetings, persönliche Verpflichtungen und administrative Aufgaben zuverlässig geplant, abgestimmt und umgesetzt werden.
• Diskret, fokussiert und immer einen Schritt voraus schaffen Sie Struktur in einem lebhaften Umfeld, in dem kein Tag dem anderen gleicht.
• Sie erkennen Terminkonflikte frühzeitig, priorisieren Meetings und koordinieren private wie geschäftliche Termine mit diversen Stakeholdern.
• Auch bei der Reiseplanung inklusive kurzfristiger Planänderungen denken Sie an jedes Detail.
• Darüber hinaus übernehmen Sie administrative und organisatorische Aufgaben, führen Korrespondenz, pflegen digitale Ablagestrukturen und halten relevante Unterlagen und Kontakte zuverlässig im Blick.
• Sie agieren selbständig und sind zugleich in eine Family-Office-Struktur eingebettet.
• Dezentrale, pragmatische Kommunikation und unregelmässiger Austausch sind für Sie selbstverständlich.
• Entscheidend ist, dass Sie schnell erfassen, was gebraucht wird, und Dinge im Hintergrund zuverlässig erledigen – unaufgeregt, diskret und mit klarem Blick für die richtigen Prioritäten.

Kurz: Sie halten im Hintergrund die Fäden zusammen, schaffen Struktur und sorgen dafür, dass Herausforderungen effizient gelöst werden – bevor sie überhaupt sichtbar werden.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung und haben bereits mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position im Family Office-Umfeld gesammelt. Sie agieren mit einem hohen Anspruch an sich selbst und behalten auch bei kurzfristigen Änderungen einen kühlen Kopf.

Als agile, belastbare und sehr gut organisierte Persönlichkeit mit gesundem Pragmatismus und feinem Gespür für Prioritäten fällt Ihnen der Alltag spielend leicht. Sie denken mit, handeln eigenständig und bringen Ordnung in ein umtriebiges Umfeld, ohne Prozesse unnötig zu verkomplizieren.

Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit sind für Sie selbstverständlich. Sie kommunizieren klar und verbindlich in Deutsch und Englisch, bewegen sich souverän an unterschiedlichen Schnittstellen und bringen eine gewisse Flexibilität für Einsätze ausserhalb klassischer Bürozeiten mit.