Sachbearbeitung (m/w/d) im Team zur Bund-Länder-Strategie

„Wandel durch Austausch“ lautet das Motto des DAAD. Wir leben das, indem wir Studierenden aus Deutschland ein Studium im Ausland und ausländischen Studierenden ein Studium in Deutschland ermöglichen. Wir fördern Kooperationen zwischen deutschen und ausländischen Hochschulen. Daran arbeiten über 1.200 Mitarbeitende in Bonn, Berlin und den DAAD‑Büros weltweit. Der Deutsche Akademische Austauschdienst e.V. (DAAD) ist die weltweit größte Förderorganisation für die grenzüberschreitende wissenschaftliche Zusammenarbeit und den internationalen Austausch von Studierenden sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern. Seine Mitglieder sind die deutschen Hochschulen und ihre Studierendenschaften. Die Präsenz seiner weltweiten Auslandsbüros ist die Basis seiner internationalen Expertise. Der DAAD fördert transnationale Kooperationen und Partnerschaften zwischen Hochschulen, stärkt die Germanistik und die deutsche Sprache im Ausland und ist die Nationale Agentur für die europäische Hochschulzusammenarbeit. Er unterstützt mit seiner Arbeit die Ziele der Auswärtigen Kultur‑ und Bildungspolitik, der nationalen Wissenschaftspolitik und der Entwicklungszusammenarbeit. Unser Handeln orientiert sich dabei an den nachhaltigen Entwicklungszielen der Vereinten Nationen. Werden auch Sie Teil unseres starken Teams.

Aufgaben:

• Sie übernehmen die Sachbearbeitung für die Begleitberichterstattung zur Bund‑Länder‑Strategie zur Internationalisierung der Hochschulen und sind verantwortlich für das Finanzmanagement sowie die Administration.
• Dazu gehört die Pflege und Aktualisierung von Daten im SAP‑System sowie die Bearbeitung und Prüfung von Abrechnungsvorgängen, inklusive der Freigabe von Rechnungen.
• Zudem überwachen Sie den Mittelabfluss und beantworten interne Anfragen zu Budget, Abrechnung und Projektfinanzierung.
• Im Rahmen der Beauftragung von Sonderauswertungen und Kleinstudien unterstützen Sie bei der Vorbereitung, Durchführung und Begleitung von Vergabeverfahren.
• Dabei koordinieren Sie die Kommunikation mit Dienstleistern, stimmen Leistungsinhalte und Termine ab und klären organisatorische sowie abrechnungsrelevante Fragen.
• Die Dokumentation und Erstellung von Übersichten sowie die Aufbereitung von Datensätzen gehören ebenso zu Ihren Aufgaben.
• Darüber hinaus wirken Sie bei der Organisation und Durchführung von Expertengesprächen mit.
• Hierbei planen und koordinieren Sie Termine, wählen geeignete Räumlichkeiten oder Online‑Plattformen aus und bereiten alle notwendigen Unterlagen, Präsentationen und Gesprächsleitfäden vor.
• Das Teilnehmermanagement, inklusive Einladung, Kommunikation und Betreuung, rundet Ihre Tätigkeit ab.
• Abschließend erstellen Sie strukturierte Protokolle und dokumentieren Ergebnisse sowie Handlungsempfehlungen, die Sie termingerecht weiterleiten.
• Im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit unterstützen Sie die Konzeption und Erstellung von Publikationen und digitalen Formaten, indem Sie recherchieren, Informationen aufbereiten und ansprechende PowerPoint‑Präsentationen, Infografiken und Tabellen für verschiedene Zielgruppen erstellen.
• Die Pflege und Aktualisierung von Inhalten auf der Website gehört ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich.

Profil:

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (kaufmännisch oder verwaltungsbezogen).
• Klare, strukturierte und stilistisch sichere Ausdrucksweise.
• Erfahrungen mit Veranstaltungsorganisation.
• Sicherer Umgang mit MS Office‑Produkten (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Bereitschaft zur Einarbeitung in weitere Softwareprodukte (CMS Imperia, LimeSurvey).
• Zuverlässigkeit und Engagement, Teamfähigkeit, Organisationsvermögen.
• Englischkenntnisse B2 (Sprachniveau nach dem Europäischen Referenzrahmen).

Darüber hinaus wünschenswert:

• Kenntnisse im Vergaberecht und der Mittelbewirtschaftung.
• Kenntnisse der deutschen Hochschullandschaft.

Wir bieten:

• Tarifvertrag: attraktives Gehalt nach TVöD Bund mit Jahressonderzahlung, 39‑Stunden‑Woche (bei Vollzeit) und 30 Tage Jahresurlaub (in einer 5‑Tage‑Woche), langfristige Absicherung durch betriebliche Altersvorsorge.
• Nachhaltige Mobilität: bezuschusstes Deutschlandticket, Nutzung der goFlux Mitfahr‑App, gute Verkehrsanbindung, Dienstfahrräder, gute Fahrradinfrastruktur.
• Flexibles Arbeiten: verschiedene Arbeitszeitmodelle, weitreichende Gleitzeitregelungen sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (in der Regel etwa zu 50 %).
• Weiterentwicklung: individuelle Fortbildung für Ihre berufliche Entwicklung.
• Gesundheitsförderung: Betriebssport, Sozialberatung, moderne Kantine, Gesundheitsangebote.
• Familienfreundliches Klima: Plätze in der internationalen Kita Bonn.
• Zusammenarbeit: Wir bearbeiten unsere Aufgaben in kleinen Teams, die eng zusammenarbeiten und eine offene Kommunikationskultur pflegen.

Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass für Nicht-EU-Bürger eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich ist. Leider können Bewerbungen ohne gültige Arbeitserlaubnis und ausreichende Deutschkenntnisse nicht berücksichtigt werden.