Office Manager (m/w/d)

Deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Suchst Du eine Position, in der Du organisatorisch die Fäden in der Hand hältst, interne Prozesse begleitest und als zentrale administrative Schnittstelle internen und externen Stakeholders hilfst? Dann bist Du bei Daimler Buses Solutions (DBS) genau richtig!

Wir suchen eine/-n Office Manager (m/w/d) in Festanstellung. Die Position kann flexibel in Vollzeit (40 Stunden) oder in Teilzeit (mindestens 32 Stunden) ausgeübt werden. Sie ist hybrid angelegt und mit gelegentlichen Präsenztagen in Mannheim verbunden.

Deine Aufgaben:

• Du verantwortest die Organisation des Büroalltags und stellst reibungslose Abläufe sicher, von Raum- und Terminplanung über Besucherbetreuung bis hin zur Koordination interner Veranstaltungen und Events.
• Du übernimmst die Reisekostenabrechnung sowie die Verwaltung unseres Ausgabenmanagements inklusive Freigaben, Nachverfolgung offener Vorgänge und Abstimmung mit Kollegen.
• Du bearbeitest Rechnungen und Gutschriften, führst Wareneingangsbuchungen im ERP-System durch und koordinierst Bestellungen wie Visitenkarten, Werbeartikel, Arbeitskleidung oder Mitarbeitergeschenke.
• Du begleitest eigenständig den Onboarding- und Offboarding-Prozess, von der Anlage im HR-System über Hardwarebestellungen bis zur Organisation von Terminen und Schulungen.
• Du unterstützt bei administrativen HR-Themen und bist Ansprechpartnerin für Mitarbeitende bei organisatorischen und administrativen Fragestellungen.

Dein Profil:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle mit.
• Du arbeitest strukturiert und zuverlässig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Du hast idealerweise Erfahrung mit ERP-, HR- oder vergleichbaren digitalen Systemen und arbeitest sicher mit gängigen Office-Anwendungen.
• Du bist kommunikationsstark und serviceorientiert und verstehst Dich als interner Ansprechpartner für administrative Themen.
• Du zeichnest Dich durch Eigeninitiative, Organisationstalent und eine pragmatische Hands-on-Mentalität aus.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse.

Wir bieten Dir:

• Wettbewerbsfähige Vergütung: Wir bieten eine wettbewerbsfähige Vergütung für diejenigen, die die Welt in Bewegung halten.
• Starke Entwicklung: Wir unterstützen Deine berufliche Entwicklung, damit wir gemeinsam die Welt in Bewegung halten können.
• Flexible Work-Life-Balance: Bei uns hast Du die Flexibilität, Dein Berufs- und Privatleben in Einklang zu bringen und gleichzeitig die Welt in Bewegung zu halten.
• Umfassende Zusatzleistungen: Unsere umfassenden Zusatzleistungen sind darauf ausgerichtet, jeden, der die Welt in Bewegung hält, bestmöglich zu unterstützen.
• Performance-Bonus: Unser Bonusprogramm umfasst eine sinnvolle Wertschätzung, durch unseren Performance basierten jährlichen Bonus.

Über uns:

FOR ALL WHO KEEP THE WORLD MOVING: Die Daimler Buses Solutions GmbH ist ein neues Start-Up und 100% Tochter von Daimler Buses. Wir beraten und unterstützen europaweit Busunternehmen beim Aufbau von Infrastrukturlösungen für die Elektromobilität. Das Angebotsportfolio umfasst die Erstberatung der Kunden, die Konzeption und Planung für deren Depots sowie die Planung und Installation von Ladeinfrastruktur mitsamt der dazugehörigen Elektroinstallation und –anschlussarbeiten sowie Hoch- und Tiefbauleistungen. Lademanagementsysteme für die effiziente und zielgenaue Planung von Ladezyklen, die Vorkonditionierung der Busse sowie das Balancing der Energiebedarfe sind ebenfalls zentraler Teil des Leistungsportfolios. Wir setzen Projekte beim Kunden schlüsselfertig um und garantieren dem Kunden das effiziente Zusammenspiel von Bus und Infrastruktur. Unsere Lösungen sind immer so individuell wie die Anforderungen des Kunden.