Assistent der Geschäftsleitung

Unternehmensbeschreibung DB Consulting & Lobbying ist ein Dienstleistungsunternehmen mit Schwerpunkt auf strategischer Beratung und Interessenvertretung für Unternehmen und Organisationen. Wir unterstützen unsere Kundschaft bei der Analyse politischer Rahmenbedingungen, der Entwicklung von Strategien sowie der professionellen Kommunikation mit relevanten Stakeholdern. Dabei verbinden wir betriebswirtschaftliches Know-how mit fundiertem Verständnis für politische Prozesse. Unser Arbeitsumfeld ist geprägt von hoher Professionalität, Vertraulichkeit und enger Zusammenarbeit im Team.

Rollenbeschreibung Als Assistent:in der Geschäftsleitung unterstützen Sie die Unternehmensleitung im operativen Tagesgeschäft und stellen einen reibungslosen Ablauf aller administrativen und organisatorischen Prozesse sicher. Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören Termin- und Reiseplanung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen und Protokollen sowie die Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und idealerweise englischer Sprache. Sie verantworten die Pflege vertraulicher Unterlagen, koordinieren interne und externe Ansprechpartner:innen und übernehmen die Erstellung sowie Prüfung von Spesen- und Reisekostenabrechnungen. Diese Position ist in Vollzeit zu besetzen und wird in einem hybriden Modell durchgeführt: Ihr Hauptarbeitsort ist Düsseldorf, mit der Möglichkeit, einen Teil Ihrer Aufgaben im Homeoffice zu erledigen.

• Executive-Unterstützung und Assistenz: Erfahrung in der Executive Administrative Assistance, Executive Support sowie allgemeiner Administrativer Assistenz, idealerweise in einem beratungsnahen oder dienstleistungsorientierten Umfeld.
• Organisation und Reporting: Sichere Erstellung und Verwaltung von Expense Reports sowie strukturierte Arbeitsweise bei Terminplanung, Dokumentenmanagement und Reiseorganisation.
• Kommunikation: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, souveräner Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern und diskrete, professionelle Außenwirkung.
• IT- und Office-Kompetenz: Versierter Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie Bereitschaft, sich in neue Tools und Systeme einzuarbeiten.
• Ausbildung und persönliche Eigenschaften: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, hohe Verlässlichkeit, Diskretion, Serviceorientierung, Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck strukturiert und sorgfältig zu arbeiten.