Hausmeister Supervisor (w/m/d)

Willkommen bei Heimstaden Bostad, einem führenden skandinavischen Immobilienunternehmen mit Fokus auf Mietwohnungen. Mit Niederlassungen in neuen europäischen Ländern und etwa 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern setzen wir uns dafür ein, das Leben unserer Mieterinnen und Mietern durch ein freundliches und nachhaltiges Wohnumfeld zu verbessern. Bei Heimstaden legen wir großen Wert auf ein positives Arbeitsklima und eine ausgewogene Work-Life-Balance. Flexibilität, Zuverlässigkeit sowie Innovation und Kreativität sind zentrale Elemente unserer Unternehmenskultur. Werde Teil eines Unternehmens, das nicht nur Immobilien verwaltet, sondern auch Werte schafft. Gestalte mit uns die Zukunft des Wohnens!

Als Hausmeister-Supervisor (w/m/d) verantwortest du die Service- und Ausführungsqualität in den betreuten Gebäuden und stellst sicher, dass das Hausmeisterteam Leistungen standardisiert, messbar und in der erwarteten Qualität erbringt. Du trägst maßgeblich zur Mieterzufriedenheit bei, steuerst die operative Umsetzung vor Ort und sorgst für Transparenz durch konsequentes Monitoring, Reporting und Nachverfolgung.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Qualitätsmanagement & Leistungserbringung: Sicherstellen der vereinbarten Servicequalität in den betreuten Objekten (Leistungsbild/SLA/Standards). Regelmäßige Objektbegehungen und Qualitätskontrollen (Checklisten, Fotodokumentation, Maßnahmenlisten). Überwachung der Hausmeisterroutinen (Rundgänge, Ordnung/Sauberkeit in Gemeinschaftsflächen, Außenanlagen etc. je nach Leistungsumfang). Einleiten von Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen und konsequentes Nachhalten bis zur Erledigung. Sicherstellen einheitlicher Standards und Arbeitsweisen über alle Objekte (Vorlagen, Arbeitsanweisungen, Checklisten). Qualitätskontrolle externer infrastruktureller FM-Dienstleistungen (z. B. Hausreinigung, Winterdienst, Gartenpflege) anhand definierter Leistungsbilder, Checklisten und Fotodokumentation.
• Führung, Einsatzplanung & Befähigung des Teams: Fachliche Führung des Hausmeisterteams inkl. Priorisierung und Tagessteuerung. Dienst-/Urlaubs-/Vertretungsplanung sowie Sicherstellung der Abdeckung. Onboarding, Einweisung und Coaching neuer Mitarbeitender; regelmäßige Teambriefings. Kontrolle von Dokumentation/Arbeitsnachweisen sowie Qualität der Rückmeldungen in Systemen.
• Mieterzufriedenheit & Stakeholder-Kommunikation: Ansprechpartner für Mieter/Standortverantwortliche bei servicebezogenen Themen und Eskalationen. Professionelles Reklamationsmanagement: Aufnahme, Priorisierung, Lösung, Rückmeldung und Abschluss. Proaktive Identifikation von Störfaktoren und Umsetzung von Maßnahmen zur Zufriedenheitssteigerung. Regelmäßige Abstimmung mit Property Management/Customer Service.
• Störungsmanagement, Kleinreparaturen & Koordination: Triage/Erstbewertung von Meldungen (Dringlichkeit, Zuständigkeit, nächste Schritte). Steuerung von Kleinreparaturen (Inhouse oder Koordination interner/ externer Partner). Koordination von Dienstleistern: Terminierung, Zugang, Einweisung, Abnahme und Qualitätsprüfung. Sicherstellen sauberer Übergaben und Reduktion von Wiederholfehlern (z. B. durch bessere Auftragsklärung). Operative Koordination und Überwachung externer IFM-Dienstleister (Reinigung, Winterdienst, Gartenpflege) hinsichtlich Ordnung, Sauberkeit, Vollständigkeit und Termintreue (keine technische Bewertung).
• Sicherheit, Ordnung & Compliance im Objekt: Überwachung der Objekt- und Betriebssicherheit im Tagesgeschäft (z. B. Verkehrswege, Fluchtwege, Gefahrenstellen). Sicherstellen der Einhaltung von Sicherheits- und Objektregeln durch das Team. Pflege relevanter Dokumentationen (Begehungsprotokolle, Maßnahmenverfolgung, Nachweise im Rahmen der Rolle).
• Reporting & kontinuierliche Verbesserung: Steuerung von Backlogs, Verzögerungen und Nachverfolgung offener Punkte bis zum Abschluss. Dokumentation wiederkehrender Leistungsabweichungen bei Hausmeistern und IFM-Dienstleistern sowie strukturierte Eskalation an den Service Manager Hausmeister.
• Material, Equipment & wirtschaftliches Arbeiten: Sicherstellung von Material-/Werkzeugverfügbarkeit und ordnungsgemäßer Nutzung. Bestandskontrolle und Nachbestellung gemäß Prozess und Budgetrahmen. Reduktion von Nacharbeit durch gute Planung, Standards und Qualitätskontrollen.

Um in dieser Stelle erfolgreich zu sein, bringst du unter anderem folgende Qualifikationen mit:

• Mehrjährige Erfahrung in Hausmeister-/Objektbetreuung
• Erste Führungserfahrung oder nachweisliche Fähigkeit zur Teamsteuerung
• Technisches Grundverständnis (Gebäude, Haustechnik-Basics, Kleinreparaturen, Serviceprozesse).
• Kommunikationskompetenz: Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, serviceorientiertes Auftreten, Konflikt- und Eskalationskompetenz.
• Sorgfalt & Qualitätsbewusstsein: Strukturierte Arbeitsweise, hohe Verbindlichkeit, ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein.
• Dokumentationsfähigkeit: Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Ticket, Checklisten…).
• Führerschein Klasse B (falls objektspezifisch erforderlich).
• Deutsch sicher in Wort und Schrift; Englisch von Vorteil
• Sozialkompetenz & Serviceorientierung
• Organisations- und Selbstmanagement
• Strukturierungsfähigkeit

Das bieten wir Dir:

• Modernes Büro mit nordischem Flair, Dachterrassen, Sauna, Fitnessstudio & grünem Innenhof
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• Vielfalt & Chancengleichheit – wir leben Diversität im Alltag

Bei Heimstaden schätzen wir Vielfalt und glauben, dass unterschiedliche Perspektiven zu besseren Entscheidungen und einem stärkeren Arbeitsumfeld führen.