Administrative Officer (Research and Training, Gender and Security)

Bei DCAF stellen wir uns eine Welt vor, in der die demokratische Sektor Governance nachhaltigen Frieden und Entwicklung sowie die Menschenwürde für alle fördert. Unsere Mission ist es, die Sicherheit aller Menschen durch national besessene, inklusive und partizipative Reformen des Sicherheitssektors auf der Grundlage internationaler Normen und guter Praktiken voranzutreiben. DCAF trägt dazu bei, Frieden und Entwicklung nachhaltiger zu gestalten, indem es Partnerstaaten und internationale Akteure unterstützt, die diese Staaten unterstützen, um die Governance ihres Sicherheitssektors durch inklusive und partizipative Reformen zu verbessern.

Der Administrative Officer wird unter der dualen Aufsicht der Leiter der Bereiche Gender and Security (GS) und Research and Training (RT) arbeiten und in Abstimmung mit dem Senior Administrative Officer von GS tätig sein. Der Administrative Officer wird sowohl die GS- als auch die RT-Einheiten von DCAF durch allgemeine administrative und finanzielle Dienstleistungen unterstützen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die folgenden Aktivitäten:

• Administration
  • Akten, Datenbanken, Aufzeichnungen und/oder andere Dokumente pflegen und aktualisieren.
  • In DCAF relevante Datenbanken mit den Aktivitäten, Kontakten und Beratern der Einheiten eingeben und aktualisieren; interne Datenbanken mit benutzerfreundlichen Richtlinien für administrative und andere interne Prozesse pflegen oder entwickeln; Besprechungsräume buchen und Protokolle bei Besprechungen führen.
  • GS- und RT-Mitarbeiter sowie das Management bei der Umsetzung der Programme und Projekte der Einheiten unterstützen, insbesondere durch Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, Vertragsentwürfen, Vorbereitung von Arbeitszeittabellen, Berichterstattung und Überwachung sowie anderen Aufgaben, die vom Projektmanagement zugewiesen werden.
  • Administrative Aspekte der Rekrutierungsprozesse und Einarbeitungsprozesse für neue Mitarbeiter unterstützen.
  • Bei der Identifizierung, Kontaktaufnahme und Beauftragung externer Berater und Anbieter helfen, einschließlich Unterstützung bei der Zahlungsabwicklung.
  • Mitarbeiter bei der Planung und Berichterstattung über Dienstreisen unterstützen, einschließlich der Umsetzung der DCAF-Reise- und Zeitvergütungspolitik.
• Finanzen
  • Die Finanzbeauftragten der Einheiten oder das DCAF-Finanzpersonal unterstützen, das für die Unterstützung von GS und/oder RT zuständig ist, bei der Vorbereitung und Bearbeitung von Rechnungszahlungsanträgen, Spesenabrechnungen, Bestellanforderungen und bei der Kommunikation mit DCAF Finance, wenn nötig.
  • Mitarbeiter bei finanzbezogenen Aktivitäten wie Barvorschüssen und Spesenabrechnungen unterstützen.
  • Die Zeitumschichtungsformulare verwalten und sicherstellen, dass sie im System von der Finanzabteilung gebucht werden.
• Veranstaltungs- und Schulungsunterstützung
  • Unterstützung und Gewährleistung der internen Koordination bei der Organisation, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen und Schulungen in Genf und weltweit.
  • Konferenzorte, Unterkünfte, Flüge und lokale Transportmittel finden und buchen.
  • Die Beschaffung geeigneter Verpflegung während der Veranstaltungen überwachen und organisieren.
  • Mit verschiedenen Interessengruppen wie Rednern, Podiumsteilnehmern und Gästen für solche Veranstaltungen in Kontakt treten, wie erforderlich.
  • RT- und/oder GS-Projektmitarbeitern bei der Kontaktaufnahme mit Schulungsteilnehmern und der Organisation ihrer Visaanträge, Reisen, Tagegelder und Unterkünfte helfen, falls erforderlich.
  • Bei anderen veranstaltungsbezogenen Aufgaben wie Berichterstattung und Kommunikation unterstützen.
  • Bei Bedarf zu Veranstaltungen reisen, um vor Ort Unterstützung zu leisten.
• Sonstige Aufgaben nach Anweisung.

Erfahrung und Fähigkeiten

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion und in multikulturellen Umgebungen.
• Starke Kenntnisse der MS Office Suite, Teams und anderer digitaler Plattformen.
• Fließend in Englisch und Französisch.
• Starke Detailgenauigkeit mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
• Serviceorientiert und proaktiv.
• Erfahrung im Projekt- und/oder Veranstaltungsmanagement.
• Ein gültiger Arbeitsgenehmigung für die Schweiz (oder Schweizer/EU-Staatsbürgerschaft) zum Zeitpunkt der Bewerbung ist eine Voraussetzung.

Wir bieten

• Eine lohnende, dynamische und sinnvolle Arbeitserfahrung.
• Die Möglichkeit, Teil eines vielfältigen Teams von kollaborativen, respektvollen, hart arbeitenden und werteorientierten Menschen zu sein.
• Die Chance, zur Verbesserung der Sicherheit aller Menschen durch national besessene, inklusive und partizipative Reformen des Sicherheitssektors auf der Grundlage internationaler Normen und guter Praktiken beizutragen.

Wenn Sie denken, dass Sie gut zu DCAF passen und begeistert sind, unserem Team beizutreten, bewerben Sie sich bitte online bis zum 26. Juli 2026 und fügen Sie hinzu:

• Ein einseitiges Motivationsschreiben in Englisch, in dem Sie Ihre relevanten Erfahrungen und das, was Sie DCAF bieten können, beschreiben.
• Ein prägnierter Lebenslauf (maximal zwei Seiten).
• Eine Kopie Ihrer Diplome und Arbeitszeugnisse (in einem PDF-Dokument).

DCAF setzt sich für Chancengleichheit ein und ermutigt Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten, unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, Geschlechtsidentität, Religion oder Ethnie.