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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite das Backoffice und manage administrative Aufgaben für einen reibungslosen Ablauf.
- Arbeitgeber: DE BORD INTERNATIONAL ist ein dynamisches Unternehmen in Zürich mit Fokus auf Rekrutierung.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Möglichkeiten und ein zentral gelegenes Büro.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem abwechslungsreichen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in einer ähnlichen Position sind erforderlich.
- Andere Informationen: Diskretion ist garantiert; sende deine Bewerbung direkt an unseren Managing Partner.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sie leiten das Backoffice und haben die Gesamtverantwortung über sämtliche internen administrativen Aufgaben.
Wie Ihr Aufgabengebiet aussieht:
- Administrative und organisatorische Leitung des Backoffice und Führung der Backoffice-Mitarbeitenden - Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs der Tätigkeiten des Unternehmens
- Umfassende Unterstützung der Berater in sämtlichen Rekrutierungsprojekten
- Verfassen und Redigieren von mandatsbezogenen Dokumenten sowie Erstellen allgemeiner Korrespondenz in Englisch und Deutsch
- Verwaltung des internen CRM-Systems sowie der genutzten Projektmanagement-Tools
- Laufende Weiterentwicklung und Verbesserung der internen administrativen und projektbezogenen Prozesse
- Laufende Aktualisierung unserer Homepage, Erstellen von Berichten für die sozialen Medien sowie das Platzieren von Internet- und Printinseraten
- Koordination und Ausführung von Buchhaltungsarbeiten
- Empfang und Betreuung von Kandidaten:innen und Kunden:innen telefonisch und persönlich
- Je nach Interesse und Erfahrung Übernahme weiterer Aufgaben in den Bereichen Research, Business Development oder Kommunikation
Was Sie mitbringen:
- Eine kaufmännische Grundausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position
- Sehr gute MS-Office-Anwenderkenntnisse, die eine effiziente Einsetzung der Tools erlauben
- Die Fähigkeit, den Überblick zu behalten und Aufgaben zu priorisieren
- Freude an der Koordination von Informationen und Interesse am Geschehen
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein hohes Qualitätsbewusstsein
- Professionelles und gepflegtes Auftreten
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit selbstständig zu arbeiten und einen wesentlichen Teil zur Weiterentwicklung des Unternehmens beizutragen. Ihr Aufgabengebiet umfasst abwechslungsreiche Tätigkeiten und eine enge Zusammenarbeit mit unseren Beratern. Zudem erwartet Sie ein zentral gelegener Arbeitsort in Zürich sowie die Möglichkeit von Home-Office. Wenn Sie sich dieser Herausforderung gewachsen fühlen, senden Sie uns Ihre Unterlagen per E-Mail zu, zuhanden von Jean-Michel Fürst, Managing Partner. Diskretion ist selbstverständlich.
Office Manager:in 80-100% Arbeitgeber: De Bord International
Kontaktperson:
De Bord International HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in 80-100%
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von StudySmarter zu vernetzen. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen der Position gewinnen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, insbesondere zu deiner Erfahrung in der Verwaltung und Organisation. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit administrative Herausforderungen gemeistert hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Da die Rolle viel Kontakt mit Beratern und Kunden erfordert, solltest du in der Lage sein, deine Kommunikationsstärke in Gesprächen oder bei Networking-Events zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die neuesten Trends im Bereich Projektmanagement und CRM-Systeme. Zeige dein Interesse an kontinuierlicher Weiterbildung, indem du relevante Online-Kurse oder Zertifikate erwähnst, die du absolviert hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in 80-100%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über DE BORD INTERNATIONAL. Besuche ihre Website, um mehr über die Unternehmenskultur, Werte und aktuelle Projekte zu erfahren.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Passe deinen Lebenslauf und dein Anschreiben an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone deine Erfahrungen in der administrativen Leitung und deine Kenntnisse in MS-Office.
Dokumente sorgfältig prüfen: Stelle sicher, dass alle Dokumente vollständig sind und keine Fehler enthalten. Achte darauf, dass dein Anschreiben sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch gut formuliert ist.
Bewerbung einreichen: Sende deine Unterlagen per E-Mail an die angegebene Adresse. Achte darauf, dass du die E-Mail professionell formulierst und alle erforderlichen Dokumente im Anhang hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei De Bord International vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen administrativen und organisatorischen Aufgaben, die du im Backoffice übernehmen würdest. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit erfordert, bereite dich darauf vor, deine Fähigkeiten in Deutsch und Englisch zu demonstrieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben und achte darauf, auch Fragen zu stellen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Präsentiere deine MS-Office-Kenntnisse
Da sehr gute MS-Office-Anwenderkenntnisse gefordert sind, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv eingesetzt hast. Vielleicht kannst du auch ein kleines Projekt oder eine Aufgabe beschreiben, bei der du diese Fähigkeiten erfolgreich angewendet hast.
✨Betone deine Fähigkeit zur Priorisierung
In der Rolle des Office Managers ist es wichtig, den Überblick zu behalten und Aufgaben zu priorisieren. Bereite ein Beispiel vor, das zeigt, wie du in der Vergangenheit mehrere Aufgaben gleichzeitig verwaltet hast und dabei effizient geblieben bist.
