Office & Opérations Manager – Gestion de fortune – Genève

Poste fixe CDI : 100 %
Entrée en fonction : 1er juin ou 1er juillet 2026
Lieu : Genève

Société indépendante suisse active dans la gestion de fortune et la gestion collective, nous accompagnons une clientèle exigeante en Suisse et à l’international.

Mission principale
Rattaché(e) au COO & Head of HR, vous assurez la coordination opérationnelle, administrative, logistique, RH et IT du bureau. Vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de l’organisation et intervenez comme point de coordination transverse entre les équipes internes et les prestataires externes.

Responsabilités clés

• Office management & logistique
• Gestion opérationnelle des locaux et interlocuteur(trice) de premier niveau pour les sujets administratifs et techniques
• Coordination des arrivées et départs des collaborateurs (onboarding / offboarding)
• Backup ponctuel de la réception et gestion de la boîte de contact générale
• Coordination IT & projets (hors rôle technique)
• Rôle de premier niveau de filtrage des demandes IT internes
• Point de contact principal avec le prestataire IT (suivi des incidents, interventions et projets)
• Suivi des commandes de matériel et de licences (Microsoft 365, téléphonie, outils métiers), en collaboration avec le prestataire IT externe
• Participation au suivi des projets IT internes (migrations, évolutions, déploiements)
• Coordination fonctionnelle du CRM Wealth Management (tests de premier niveau, documentation, communication interne)
• Ressources humaines (support administratif)
• Gestion administrative des entrées et sorties via notre outil SIRH
• Suivi des absences et des soldes de congés en lien avec les RH
• Gestion administrative des contreparties financières
• Coordination des aspects administratifs et documentaires avec les banques dépositaires, brokers, asset managers et partenaires externes
• Suivi administratif des contrats de placement et coordination interne avec les équipes concernées

Profil recherché

• Minimum 5 ans d’expérience dans un environnement bancaire suisse ou financier réglementé, idéalement en gestion de fortune ou asset management
• Parcours confirmé dans un rôle d’office manager, d’assistant(e) de direction, de fonction de coordination opérationnelle ou au sein d’une structure d’état-major (direction générale, COO office, fonctions transverses)
• Excellente compréhension des enjeux opérationnels, organisationnels et réglementaires du secteur financier suisse
• Capacité démontrée à évoluer dans des environnements exigeants, dynamiques et multi-interlocuteurs
• Très forte capacité d’organisation, de priorisation et de suivi, avec gestion simultanée de sujets variés
• Aisance avec les outils informatiques usuels (Microsoft 365, outils collaboratifs, CRM), dans une logique d’efficacité opérationnelle
• Capacité à structurer, coordonner et faire avancer des projets transverses, sans rôle technique ou informatique
• Excellente maîtrise du français ; anglais professionnel requis pour interagir avec des interlocuteurs externes
• Intérêt marqué pour les projets transverses et les thématiques informatiques, sans rôle technique, avec une capacité à faire le lien entre utilisateurs, prestataires et direction

Qualités personnelles

• Sens aigu du service, de la confidentialité et de la discrétion
• Agilité, polyvalence et capacité d’adaptation, avec un réel goût pour les rôles transverses
• Autonomie, fiabilité et sens des responsabilités
• Esprit structuré, pragmatique et orienté solutions
• Très bonnes capacités de communication et aisance avec des interlocuteurs de haut niveau, internes comme externes

Nous offrons

• Un poste clé et transversal au sein d’une maison suisse indépendante de gestion de fortune, reconnue pour la qualité de son service et son exigence professionnelle
• Un environnement de travail à taille humaine, fondé sur la proximité, la confiance et la responsabilité individuelle
• Une collaboration étroite avec la direction et une réelle exposition aux enjeux opérationnels et stratégiques de la société
• Un cadre professionnel stable, exigeant et stimulant, ancré dans une culture de performance à long terme, de rigueur et de gestion des risques
• L’opportunité de contribuer activement à des projets transverses dans un contexte en évolution constante
• Des conditions d’engagement attractives, en adéquation avec les responsabilités du poste et l’expérience du/de la candidat(e)
• Domicilié à Genève ou proche de Genève, sur Suisse.

Agences de placement s’abstenir – merci.