Teamleitung (m/w/d) Office Management

Die DEAXO GmbH ist ein international tätiges Unternehmen für Anlagenbau und Verfahrenstechnik. Unsere Kompetenz liegt in der Planungsleistung, im Projektmanagement, in der Bauüberwachung und im Service für den verfahrenstechnischen Anlagenbau im Hochtechnologiebereich. Derzeit realisieren wir verschiedene Projekte in Europa und Asien.

Als Teamleitung (m/w/d) Office Management sind Sie verantwortlich für die organisatorische Steuerung des Standortes, die Führung des Verwaltungsteams sowie die Weiterentwicklung effizienter Strukturen und Prozesse. Die Stelle ist ab 35 Wochenstunden zu besetzen.

So verbringen Sie Ihren Tag bei uns:

• Sie verantworten die Organisation und Steuerung sämtlicher administrativer und organisatorischer Abläufe am Standort und sorgen für einen reibungslosen Büroalltag.
• Außerdem führen, koordinieren und entwickeln Sie das Team der Office- und Teamassistenzen und stellen eine effiziente Aufgabenverteilung sowie Vertretungsregelungen sicher, einschließlich Urlaubsplanung und Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden.
• Sie koordinieren die Büro- und Standortinfrastruktur, einschließlich Reinigung, Hausmeisterdiensten, Wartungen, Reparaturen und Besprechungsräumen.
• Ihnen obliegt die Verwaltung von Fuhrpark, Arbeitsmitteln, Schlüsseln, Zutrittsberechtigungen sowie Mobilfunk-, Leasing- und Dienstleistungsverträgen.
• Sie organisieren den Empfangsbereich, betreuen Besucher, Kunden und Dienstleister und stellen eine professionelle Außenwirkung des Unternehmens sicher.
• Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Personalabteilung, Fachbereichen und externen Partnern und unterstützen bei organisatorischen sowie personellen Themen.
• Die Weiterentwicklung administrativer Prozesse liegt in Ihrem Verantwortungsbereich, ebenso wie die Erstellung von Auswertungen und Protokollen, die Begleitung von Audits und Organisation von Meetings, Veranstaltungen sowie Sonderprojekten.

So beschreiben wir Sie richtig:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium mit wirtschaftlichem Hintergrund oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Verwaltung, Teamassistenz oder einer vergleichbaren organisatorischen Funktion mit.
• Sie haben idealerweise bereits erste Führungserfahrung oder Erfahrung in der fachlichen Koordination von Mitarbeitenden gesammelt.
• Sie arbeiten zuverlässig, verantwortungsbewusst und diskret und gehen sicher mit vertraulichen Informationen um.
• Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Anwendungen sicher und bringen idealerweise Erfahrung mit ERP-, CRM- oder vergleichbaren Verwaltungssystemen mit.
• Da Sie oft die erste Anlaufstelle sind, treten Sie äußerst professionell auf und verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse.

Wir bieten Ihnen:

• Ein freundschaftliches Miteinander.
• Jährliche Mitarbeitergespräche und daraus resultierende Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Gleitzeitmodell.
• Modernen Arbeitsplatz.
• Dienstfahrradprogramm.
• 30 Tage Urlaub.
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter-Bonus.

Die persönliche Weiterentwicklung aller unserer Kolleg:innen ist ein fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Daher ist es auch für Sie wichtig – ständig mit den neusten Verfahren und Techniken zu arbeiten.