Tax Operations Lead

Anforderungen: Dies ist keine reine Managementrolle – sie ist für jemanden gedacht, der gerne in komplexe Steuerszenarien eintaucht, Freude daran hat, andere durch schwierige Fälle zu coachen, und echten Stolz auf die Qualität und Konsistenz jeder Rücksendung hat, die das Team verlässt.

• 5+ Jahre Erfahrung in der Vorbereitung von Steuererklärungen für Unternehmen, mit nachgewiesener Beherrschung der Formulare 5472, 1065 und 1120.
• 3+ Jahre in einer Supervisor- oder Teamleiterfunktion, mit einer Erfolgsbilanz im Coaching und in der Entwicklung von Steuerfachleuten.
• Tiefes, praktisches Wissen über US-Steuergesetze und die Fähigkeit, diese sicher in komplexen, nicht standardmäßigen Szenarien anzuwenden.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Gestaltung oder Durchsetzung von SOPs, Qualitätsstandards und Arbeitsabläufen in einem Steuer- oder Rechnungswesenumfeld.
• Starke Fähigkeiten im Performance Management – vertraut mit der Verfolgung von KPIs, der Identifizierung von Lücken, der Bereitstellung strukturierten Feedbacks und der Förderung von Verantwortlichkeit.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten und hohe Ticketvolumina zu verwalten, während die Qualität aufrechterhalten und SLAs eingehalten werden.
• Kenntnisse in Ticketing- und CRM-Systemen (HubSpot bevorzugt).
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten; in der Lage, komplexe steuerliche Anleitungen klar an sowohl Kunden als auch Teammitglieder zu vermitteln.
• Verfügbar, um einen hybriden Zeitplan zu arbeiten: 3 Tage, die sich an den europäischen Geschäftszeiten orientieren (ca. CET/CEST Mittag), 2 Tage, die sich an den US-Vormittagsstunden (ET/CT) orientieren.
• (Wünschenswert) Fortgeschrittene Kenntnisse in CRM/Helpdesk-Tools: Expertise in HubSpot oder vergleichbaren Plattformen für Fallmanagement und Berichterstattung.
• (Wünschenswert) Prozessverbesserung: Vertrautheit mit kontinuierlichen Verbesserungsmethoden (Lean, Six Sigma oder ähnlich).
• (Wünschenswert) Erfahrung mit Strategien zur Kundenbindung: Nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Verbesserung der Kundenzufriedenheit und der Reduzierung von Abwanderungen in einem Dienstleistungsumfeld.
• Buchhaltungsflüssigkeit: Fähigkeit, bei Bedarf Buchhaltungsabläufe zu unterstützen oder zu übernehmen.

Was die Stelle beinhaltet: Wir suchen einen erfahrenen Tax Operations Lead, der das technische Rückgrat unserer Steueroperationen bildet. Sie werden den Vorbereitungs- und Überprüfungszyklus besitzen, als zentrale Eskalationsstelle fungieren und eng mit dem Steuerleiter zusammenarbeiten, um die Prozessqualität kontinuierlich zu verbessern.

• Leiten Sie den End-to-End-Vorbereitungs- und Überprüfungszyklus für Unternehmenssteuererklärungen (Formulare 5472, 1065, 1120) und stellen Sie Genauigkeit, Compliance und Einhaltung der Qualitätsstandards sicher.
• Fungieren Sie als primäre Eskalationsstelle für komplexe Steuerfälle, treffen Sie fundierte technische Entscheidungen und leiten Sie das Team durch die Lösung.
• Coachen und betreuen Sie Teammitglieder zu technischen Steuerfragen, um ihnen zu helfen, Fachwissen und Vertrauen im Umgang mit herausfordernden Szenarien unabhängig aufzubauen.
• Entwickeln, pflegen und setzen Sie SOPs und Arbeitsabläufe durch; identifizieren Sie proaktiv Möglichkeiten zur Aktualisierung von Prozessen und zur Verbesserung der Effizienz.
• Führen Sie regelmäßige QA-Überprüfungen der vorbereiteten Rücksendungen und Kundenkommunikationen durch, um Professionalität, Genauigkeit und Compliance in jeder Phase sicherzustellen.
• Unterstützen Sie den Steuerleiter bei der Verteilung der Arbeitslast und der Kapazitätsplanung, um die Einhaltung der SLAs im gesamten Team sicherzustellen.
• Überwachen und berichten Sie über wichtige Teamkennzahlen: SLA-Einhaltung, tägliches Ticketvolumen, QA-Punkte, Status der Rücksendungen und Leistungstrends.
• Überwachen Sie klientenbezogene Steueranfragen, verwalten Sie Eskalationen professionell und stellen Sie sicher, dass am Ende jedes Geschäftstags ein Posteingang von null vorhanden ist.
• Überwachen und verfolgen Sie Verlängerungsanmeldungen und koordinieren Sie mit den Kunden, um Vollständigkeit und fristgerechte Einreichungen sicherzustellen.
• Arbeiten Sie mit funktionsübergreifenden Teams (Customer Success, Data, Operations) zusammen, um Effizienzverbesserungen voranzutreiben und systemische Probleme zu lösen.
• Identifizieren und kennzeichnen Sie wiederkehrende Kundenprobleme oder Prozesslücken zur Untersuchung und Lösung durch den Steuerleiter.
• Sie werden direkt mit dem leitenden CPA für den Steuererklärungsprozess zusammenarbeiten und direkte Erfahrungen sammeln.