Coordinator Customer Service & Auftragsabwicklung B2B (m/w/d)

Das macht die Denk Ingredients: Denk Ingredients GmbH mit Sitz in München ist seit rund 40 Jahren auf den Vertrieb von natürlichen Rohstoffen für die Nahrungsergänzungsmittel-, Pharma- und Futtermittelindustrie spezialisiert. Unsere Kernprodukte sind Markenrohstoffe aus den Kategorien Pflanzenextrakte, Vitamine, Aminosäuren, Mineralien, Probiotika und Proteine. Wir beliefern unsere Kunden im deutschsprachigen als auch im internationalen Markt mit innovativen und funktionellen Inhaltsstoffen.

Die Rolle auf einen Blick: Als Coordinator Customer Service & Auftragsabwicklung B2B (m/w/d) bei DENK Ingredients bist du die verlässliche Schaltzentrale zwischen unseren B2B-Kunden, dem Vertrieb und den internen Teams – und sorgst täglich dafür, dass Bestellungen reibungslos fließen und Kunden sich in besten Händen wissen. Mit deiner strukturierten Arbeitsweise und deinem Gespür für Kommunikation trägst du aktiv dazu bei, dass DENK Ingredients seinen Ruf als zuverlässiger Partner im europäischen Markt weiter festigt.

So kannst du deinen Beitrag bei uns leisten:

• Auftragsabwicklung: Bestellungsmanagement: Erfasse und bearbeite Aufträge unserer B2B-Kunden aus dem DACH-Raum und Europa von der ersten Bestellung bis zur abgeschlossenen Lieferung, damit jeder Auftrag sauber, nachvollziehbar und termingerecht abgewickelt wird.
• Nachverfolgung: Behalte laufende Bestellungen konsequent im Blick und greife proaktiv ein, sobald Abweichungen entstehen – und schaffst so Verlässlichkeit, die unsere Kunden spüren.
• Systemführung: Pflege Auftragsdaten und Vorgänge gewissenhaft in Business Express, damit alle Beteiligten jederzeit auf einem aktuellen Stand sind.

• Koordination: Schnittstellenmanagement: Stimme Liefertermine, Verfügbarkeiten und Sonderfälle eng mit Logistik und Quality ab, damit Engpässe frühzeitig erkannt und gelöst werden, bevor sie den Kunden erreichen.
• Eskalationsmanagement: Erkenne kritische Situationen früh, koordiniere Lösungen über Abteilungsgrenzen hinweg und stelle sicher, dass die Antwort schneller da ist als das Problem.
• Informationsfluss: Halte relevante Informationen zu Bestellstatus, Verfügbarkeiten und Liefersituationen transparent und aktuell – intern wie extern.

• Kundenkommunikation: Anfragenbearbeitung: Beantworte Kundenanfragen per E-Mail und Telefon professionell, freundlich und verbindlich, damit B2B-Partner sich kompetent betreut fühlen und Vertrauen in die Zusammenarbeit wächst.
• Verbindlichkeit: Bleibe an offenen Themen dran, bis sie vollständig geklärt sind – denn eine sauber abgeschlossene Kommunikation ist die Basis für langfristige Kundenbeziehungen.
• Reklamationsbearbeitung: Nimm Beanstandungen strukturiert auf, koordiniere die interne Klärung und kommuniziere Ergebnisse so, dass der Kunde eine klare, lösungsorientierte Rückmeldung erhält.

• Vertriebsunterstützung: Zusammenarbeit mit Sales: Arbeite eng mit festen Vertriebsansprechpartnern nach Regionen zusammen und versorge sie mit aktuellen Informationen zu Bestellstatus und Kundenvorgängen, damit der Vertrieb gezielt und informiert agieren kann.
• Datenpflege in HubSpot: Dokumentiere kundenbezogene Aktivitäten und Vorgänge sorgfältig im CRM – so entsteht eine belastbare Informationsbasis für das gesamte Team.
• Prozessunterstützung: Unterstütze den Vertrieb bei administrativen Vorgängen und übernimm koordinierende Aufgaben, die das Sales-Team entlasten und die Kundenzufriedenheit stärken.

• Prozesse & Tools: Toolnutzung: Arbeite mit Business Express, HubSpot, Monday und MS Office pragmatisch und lösungsorientiert, damit Prozesse effizient laufen und keine Informationen verloren gehen.
• Prozessverbesserung: Identifiziere Potenziale in bestehenden Abläufen und bringe eigene Ideen ein, wie Auftragsabwicklung und Kommunikation noch reibungsloser gestaltet werden können.
• Dokumentation: Halte Vorgänge, Sonderfälle und Lösungen nachvollziehbar fest – damit Wissen im Team bleibt und nicht an einzelnen Personen hängt.

Das solltest du mitbringen:

• Fachlicher Hintergrund: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, die dir das nötige Handwerkszeug für eine strukturierte Auftragsabwicklung mitgegeben hat.
• Praxiserfahrung: Du hast bereits erste Erfahrungen in der Auftragsabwicklung, im Customer Service oder im Innendienst gesammelt – und weißt, wie es sich anfühlt, wenn viele Bälle gleichzeitig in der Luft sind.
• Arbeitsweise: Eine strukturierte, gewissenhafte und zuverlässige Arbeitsweise ist für dich selbstverständlich – auch bei wiederkehrenden Routineaufgaben behältst du den Überblick und die Sorgfalt.
• Persönlichkeit: Du bewegst dich sicher in einem dynamischen Umfeld, scheust keine enge Abstimmung über Teamgrenzen hinweg und übernimmst gerne Verantwortung, wenn es drauf ankommt.
• Kommunikation: Du kommunizierst klar, freundlich und lösungsorientiert – sowohl im Austausch mit Kunden als auch mit internen Kolleginnen und Kollegen.
• Sprachkenntnisse: Idealerweise bringst du sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit, da du im europäischen B2B-Umfeld sowohl schriftlich als auch mündlich sicher auftreten solltest.
• Teamfit: Du bist bodenständig, teamorientiert und hast eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität – du packst an, wo es gebraucht wird, ohne auf Zuständigkeitsgrenzen zu warten.
• KI-Mindset: Du probierst offen aus, wie KI-Tools – etwa zur automatisierten Vorgangserfassung, smarten Priorisierung von Anfragen oder Optimierung von Kommunikationsvorlagen – den Customer-Service-Alltag effizienter machen können, und bringst diese Neugier aktiv in unser Team ein.

Das bieten wir dir:

• Work & Life – Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Connect & Grow – Zahlreiche Firmenfeiern wie Wiesnbesuch, Sommerfest, Fasching und Weihnachtsfeier, jährliches Teamevent und regelmäßige After-Work-Events auf unserer Dachterrasse
• Share & Create – Offener Austausch und Feedback z. B. durch monatliche Pulsumfragen sowie regelmäßige Feedback- und Entwicklungsgespräche mit deiner Führungskraft
• Level up – Fokus & Weiterentwicklung deiner Stärken sowie bedarfsbezogene interne und externe Workshops für dein persönliches und fachliches Wachstum
• Access to healing – Gesundheits- und Fitnesskooperation mit dem EGYM Wellpass, kostenlose Nahrungsergänzungsmittel und Snacks (Obst, Nüsse & Eis)
• Buddy Programm – Anlaufstelle für Fragen aller Art und Unterstützung beim Vernetzen und „Get Together Lunch“
• Außerdem – 150 € Shoppingkarte, exklusive Rabatte über Corporate Benefits, einen performancebasierten Bonus, betriebliche Altersvorsorge, uvm.

Über uns: Werde Teil der DENK Family und erlebe die Vielfalt unseres hochmotivierten Teams. Unsere Core Values, "WINNING MINDSET" – "GET STUFF DONE" – "HIGH FIVE" – "WALK THE TALK" und "GO BEYOND", bilden die Basis für unsere Zusammenarbeit. Sie helfen uns, Prioritäten zu setzen und unser tägliches Handeln danach auszurichten, die Bestimmung der Unternehmen zu leben. Damit bieten dir unser internationales Team, unsere Werte & Benefits ein inspirierendes Arbeitsumfeld. Komm zu uns, packe mit an und wir werden zusammen Großartiges erschaffen!