Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle für Verwaltung und organisiere spannende Veranstaltungen.
- Unternehmen: Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz – ein Ort voller Geschichte und Kultur.
- Vorteile: Sichere Anstellung, faire Bezahlung und ein kreatives Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten in einer wichtigen Behörde.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den Erhalt von Kulturgütern und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariat oder vergleichbare Erfahrungen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 30000 - 40000 € pro Jahr.
Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) – Direktion Landesdenkmalpflege stellt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben in Vollzeit unbefristet ein. Das Aufgabengebiet ist nach Entgeltgruppe 5 nach dem Tarifvertrag der Länder bewertet. Dienstort ist Mainz.
Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) ist eine obere Landesbehörde. Sie vereint die Direktionen Landesarchäologie, Landesdenkmalpflege, Landesmuseum Mainz, Rheinisches Landesmuseum Trier, Landesmuseum Koblenz und die Direktion Burgen, Schlösser, Altertümer (B.S.A.) sowie Stabsstellen für zentrale Verwaltungs-, Marketing- und Bauaufgaben unter einem Dach.
Die Direktion Landesdenkmalpflege gliedert sich in die Fachbereiche Inventarisation, Praktische Denkmalpflege sowie Weiterbildung und Vermittlung. Die Landesdenkmalpflege betreut als Fachbehörde das gesamte Spektrum denkmalpflegerischer Aufgaben. Neben der Mitwirkung beim Gesetzesvollzug durch das Führen der Denkmalliste sowie Maßnahmen der Weiterbildung der Schutzbehörden und anderer öffentlichkeitswirksame Formate bildet vor allem die fachliche Beratung von Eigentümern, Architekten, Ingenieuren, Restauratoren und Handwerkern, Kommunen sowie staatlichen bzw. kirchlichen Behörden bei der Vorbereitung und Durchführung von Maßnahmen den Schwerpunkt ihrer Tätigkeit.
Das abwechslungsreiche und vielseitige Aufgabengebiet umfasst:
- erste/r Ansprechpartner/in für die Querschnittsverwaltung (Finanzen, Organisation, Personal)
- Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost incl. der elektronischen Post (eAkte) und interner Weiterleitung gemäß Geschäftsverteilung
- Führung der analogen und digitalen Ablage der Direktionsleitung
- Führung verschiedener Terminkalender und eigenständige Wiedervorlage
- Pflege von Adressverteilern
- Organisation von Reisen des Landeskonservators
- Terminierung, Vor- und Nachbereitung von Arbeitstreffen und Besprechungen sowie Protokollerstellung (Ergebnisprotokolle)
- Erstellung von Präsentationen (Vorträge, Tagungen)
- Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen der Direktion (z. B. Vorträge, Tagungen, Workshops; Netzwerkveranstaltungen, Pressetermine) einschließlich Bearbeitung von Anmeldungen
- Organisation und Verwaltung des Geschäfts- und Materialbedarfs für die Zentrale der Direktion sowie Zentrale/r Einkäufer/in der Direktion beim Kaufhaus des Landes
- Bearbeitung von Rechnungen, auch digital (Kontierung, Anlage von Aufträgen, etc.)
- Zuarbeit bei Vergabeverfahren, z. B. Recherchearbeiten, Bedarfsermittlung, Zusammenstellen von Daten
- Unterstützung beim zentralen Fuhrparkmanagement (u. a. Erfassung der Führerscheine für Nutzer/innen von Dienstkraftfahrzeugen)
- Koordinator/in für die Mitarbeiter des örtlichen Liegenschaftsmanagements Standort Erthaler Hof
- Abwesenheitsvertretung im Vorzimmer der Generaldirektorin in Mainz
Für die Wahrnehmung der Aufgaben erwarten wir folgende Qualifikationen:
- abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise in einem Sekretariatsberuf, kaufmännischen Beruf oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
Weiterhin wünschen wir uns:
- einschlägige mehrjährige Berufserfahrung
- ausgeprägtes Organisationsvermögen, Selbstständigkeit und Organisationssinn
- hohes Maß an Motivation und Eigeninitiative
- sehr gute Umgangsformen und serviceorientiertes Auftreten
- sehr gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Teamfähigkeit und Konfliktfähigkeit
- Belastbarkeit und Einsatzfähigkeit
- Zuverlässigkeit und zeitliche Flexibilität
- sichere Anwenderkenntnisse von MS‑Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- hohe Bereitschaft zur Einarbeitung in neue digitale Formate sowie Arbeitsabläufe
Im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetzes streben wir eine Erhöhung des Frauenanteils an und sind an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.
Mitarbeiter/in (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben Arbeitgeber: Denkmalpflege
Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) bietet Ihnen als Mitarbeiter/in mit Sekretariatsaufgaben in Mainz ein inspirierendes Arbeitsumfeld, das von einem starken Teamgeist und einer wertschätzenden Kultur geprägt ist. Hier haben Sie die Möglichkeit, aktiv an der Bewahrung des kulturellen Erbes mitzuwirken und sich durch vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine unbefristete Anstellung in einem stabilen öffentlichen Dienst weiterzuentwickeln. Genießen Sie zudem die Vorzüge einer zentralen Lage in Mainz, die eine hervorragende Anbindung und ein lebendiges Umfeld bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiter/in (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit der Personalabteilung in Kontakt zu treten. Ein kurzes, freundliches Telefonat kann oft mehr bewirken als eine E-Mail.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei der GDKE arbeiten oder Kontakte haben. Empfehlungen können dir einen echten Vorteil verschaffen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die GDKE und ihre Projekte. Zeige, dass du wirklich interessiert bist und weißt, worum es geht.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen richtig übermittelst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter/in (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du dich für die Stelle interessierst. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf klar, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns dabei!
Sei konkret!:Gib uns konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, dass du die geforderten Qualifikationen mitbringst. So können wir besser nachvollziehen, wie du in unser Team passt.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und wir sie zügig bearbeiten können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Denkmalpflege vorbereitet
✨Informiere dich über die GDKE
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz verschaffen. Schau dir ihre Projekte und Aufgaben an, um zu zeigen, dass du wirklich interessiert bist und verstehst, was die Behörde macht.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Bereich Organisation, Kommunikation und Teamarbeit unter Beweis stellen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Sekretariatsaufgaben klar zu machen.
✨Präsentiere deine MS-Office-Kenntnisse
Da gute Kenntnisse in MS-Office gefordert sind, sei bereit, darüber zu sprechen, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel nennen, wo du eine Präsentation oder ein Dokument erstellt hast, das besonders gelungen war.
✨Zeige deine Motivation
Die GDKE sucht nach motivierten Mitarbeitern. Sei ehrlich und teile mit, warum du gerade in dieser Position arbeiten möchtest. Deine Begeisterung kann einen großen Unterschied machen und zeigt, dass du bereit bist, dich in die neuen digitalen Formate einzuarbeiten.
