Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere das Vorzimmer der Präsidentin in einer führenden Kulturinstitution.
- Unternehmen: Stiftung Preußischer Kulturbesitz, eine der größten Kultureinrichtungen weltweit.
- Vorteile: Sicherer Arbeitsplatz, 30 Tage Urlaub, Jobticket und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Chancen für persönliche und berufliche Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den administrativen Rahmen für Kunst und Wissenschaft.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und sehr gute Sprachkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38700 - 47300 € pro Jahr.
Im Präsidialbereich der Stiftung Preußischer Kulturbesitz – Bundesbehörde – ist bei der Präsidentin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Office-Manager:in der Präsidentin (w/d/m) zu besetzen. Mit ihren international herausragenden Museen, Bibliotheken, Archiven und Forschungseinrichtungen zählt die Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK) zu den größten Kultur- und Wissenschaftsinstitutionen weltweit. Unter ihrem Dach verbindet sie in besonderer Weise Kunst und Kultur mit Wissenschaft und Forschung.
Sie bewahren auch in komplexen Situationen den Überblick, agieren national und international gewandt und möchten das Präsidium einer führenden Kulturinstitution aktiv unterstützen? Als Dreh- und Angelpunkt im Vorzimmer der Präsidentin übernehmen Sie die Steuerung des operativen Tagesgeschäfts, koordinieren nationale und internationale Kontakte und sorgen für reibungslose Abläufe auf Leitungsebene. Es erwartet Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Position an einer zentralen Schnittstelle zwischen nationalen und internationalen Akteur n aus Kultur, Politik und Forschung. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie den administrativen Rahmen für Kultur und Wissenschaft entscheidend mit.
Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliches Organisieren, Steuern und Koordinieren des Vorzimmers der Präsidentin: Planen und koordinieren von Terminen
- Bearbeiten des Post- und E-Mail-Eingangs einschließlich Telefon und E-Akten: Sichten, priorisieren, eigenständiges Vorbereiten von Antwortentwürfen
- Proaktives Vor-, Nachbereiten und Nachverfolgen von Gremiensitzungen und Besprechungen, inklusive des Zusammenstellens und Sichtens komplexer Sitzungsunterlagen und des Erstellens von Ergebnis- und Verlaufsprotokollen bei leitungsrelevanten Besprechungen
- Eigenständiger Erstkontakt, Korrespondenz und Schnittstellenfunktion zu internationalen Partnereinrichtungen sowie Vertretungen aus Politik und Wissenschaft
- Vollständiges Vorbereiten, Buchen und Abrechnen von komplexen (internationalen) Dienstreisen der Leitung unter Beachtung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und internationaler Vorgaben
- Eigenständiges Erstellen, Überarbeiten und Korrekturlesen von Berichten und Publikationsentwürfen nach inhaltlichen Vorgaben
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungs(fach)angestellten oder zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbar, jeweils mit staatlicher Prüfung/Ausbildung zur/zum Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondenten, zum/zur kaufmännischen Assistent:in-für Fremdsprachen oder zum/zur Fremdsprachenassistenten/Fremdsprachenassistentin oder Europakorrespondent:in oder auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
- Nachweis beruflicher Erfahrungen im beschriebenen Aufgabengebiet in einer größeren öffentlichen oder privaten Einrichtung, vorzugsweise im Kulturbereich
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Sichere Kenntnisse der englischen Sprache sowie zweier weiterer moderner Fremdsprachen in Wort und Schrift
- Kenntnisse der einschlägigen Verwaltungsabläufe sowie praktische Erfahrungen in der Schriftgutverwaltung und in der Bewirtschaftung (z.B. Haushaltssystematik)
Erwünscht
- Kenntnisse der Kunst- und Kulturlandschaft Deutschlands
- Kenntnis der E-Akte Bund oder die Bereitschaft, sich diese Kenntnisse anzueignen
- Kenntnis über die Aufgaben und Ziele von zentraler Verwaltung als Dienstleister sowie die Bereitschaft, sich in die spezifischen Belange der SPK einzuarbeiten
- Erste Kenntnisse im Projektmanagement
Wir bieten Ihnen
- Mitarbeit in der größten Kultureinrichtung Deutschlands und einer der bedeutendsten weltweit
- einen sicheren Arbeitsplatz bei einer Bundesbehörde im öffentlichen Dienst
- Jobticket mit Arbeitgeberbeteiligung
- vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
- 30 Tage Erholungsurlaub (bei einer Fünf-Tage-Woche)
- Vergütung nach dem TVöD Bund
Wir fördern und begrüßen
- aktiv eine Kultur der Wertschätzung
- Chancengerechtigkeit und Vielfalt
- Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, sexueller Identität
- Bewerbungen von Black, Indigenous and People of Color sowie Menschen mit Migrations- und Fluchtgeschichte
- Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte, die bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt werden
Fragen zum Aufgabengebiet
Dr. Kristina Heizmann +49 30 266 411 420
Fragen zum Bewerbungsverfahren
Carsten Maurer +49 30 266 410 282
Ihre Bewerbung enthält
- Angabe der Kennziffer: ZSE-41-2026
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Prüfungszeugnisse bzw. Urkunden
- Arbeitszeugnisse
Office-Manager:in der Präsidentin (w/d/m) in Berlin Arbeitgeber: Der Präsident
Das Ibero-Amerikanische Institut bietet eine herausragende Arbeitsumgebung in einer der größten Kultureinrichtungen Deutschlands, die sich durch eine wertschätzende und inklusive Kultur auszeichnet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, 30 Tagen Erholungsurlaub und vielfältigen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert das Institut aktiv die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter:innen. Hier haben Sie die Möglichkeit, in einem dynamischen Team zu arbeiten und einen bedeutenden Beitrag zur Wissensproduktion und kulturellen Übersetzung zu leisten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office-Manager:in der Präsidentin (w/d/m) in Berlin erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Der Präsident
Wenn du auf der Website von Der Präsident stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office-Manager:in der Präsidentin (w/d/m) in Berlin mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Der Präsident erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Der Präsident vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
