Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere die Geschäftsstelle der Abteilungsleitung mit vielfältigen Aufgaben.
- Unternehmen: Staatsbibliothek zu Berlin – eine der größten Bibliotheken Europas.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersvorsorge und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams in einer bedeutenden Kultureinrichtung.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und sehr gute MS Office-Kenntnisse erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Bewerbungsfrist: bis 12.08.2026
Vertragsbeginn: nächstmöglicher Zeitpunkt
Befristung: unbefristet
Wochenstunden: 39 h / Teilzeit möglich
Vergütung: EG 8 TVöD Bund
Arbeitsort: Potsdamer Str. 33, 10785 Berlin
In der Abteilung Bestandsentwicklung und Metadaten der Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz ist eine Stelle als Office Manager:in (w/d/m) zu besetzen. Die Staatsbibliothek zu Berlin ist eine der größten und leistungsfähigsten Bibliotheken Europas. Wir sprechen über 80 Sprachen, entwickeln Wissensressourcen von Weltrang und wollen mit modernsten Technologien internationalen Austausch und freien Informationszugang fördern. 1661 gegründet, setzen wir konsequent auf digitale Souveränität und die aktive Mitwirkung unserer Nutzenden. In der Abteilung Bestandsentwicklung und Metadaten erwerben und erschließen etwa 130 Kolleg:innen gedruckte und digitale Medien in westeuropäischen Sprachen. Verantwortet werden Erwerbungshaushalt, -richtlinien und -profil sowie die Grundsätze für Metadaten, Formal- und Inhaltserschließung. Der Arbeitsplatz in der Geschäftsstelle der Abteilung umfasst vielfältige Organisations-, Koordinierungs- und Verwaltungsaufgaben und unterstützt die Leitung der Abteilung.
Ihre Aufgaben
- Organisation und Koordination der Geschäftsstelle der Abteilungsleitung einschließlich Terminmanagement, Sitzungs- und Veranstaltungsorganisation sowie Koordination von Dienstreisen und administrativen Abläufen
- Aktive Unterstützung der Abteilungsleitung in Verwaltungs-, Personal- und Organisationsangelegenheiten sowie im Dokumentenmanagement und operativen Projektmanagement
- Bearbeitung bibliothekarischer und administrativer Fachthemen sowie Durchführung von Recherchen
- Betreuung und Weiterentwicklung des Webauftritts der Abteilung
- Wahrnehmung von Koordinierungs- und Beauftragtenaufgaben, insbesondere in den Bereichen Fortbildung, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie IT
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder eine vergleichbare Berufsausbildung oder auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder im administrativen Bereich, z. B. Sekretariat
- Sehr gute Anwendungskenntnisse der gängigen MS Office-Programme, insbesondere MS Excel und MS Outlook
- Erfahrung im Umgang mit Bürokommunikationstools sowie mit Dokumentenmanagementsystemen, vorzugsweise der E-Akte des Bundes
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Hohe Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Daten
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
Erwünscht:
- Kenntnisse im Bibliothekswesen, im internationalen Buchhandel sowie der entsprechenden Fachterminologie
- Grundkenntnisse im öffentlichen Vergaberecht sowie in den internen Regelungen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz
- Grundkenntnisse in Projektmanagement und von Steuerungsinstrumenten
- Kenntnisse im Arbeits-, Gesundheits- und Sicherheitsschutz
- Erfahrung in der Pflege von Web-Inhalten, idealerweise mit Payload
- Sprachkenntnisse in weiteren Fremdsprachen
Wir bieten Ihnen
- Mitarbeit in der größten Kultureinrichtung Deutschlands und einer der bedeutendsten weltweit
- Eine sehr gute Arbeitsatmosphäre in einem kooperativen und aufgeschlossenen Team
- Betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
- Jobticket (Deutschland-Ticket) mit monatlicher Arbeitgeberbeteiligung
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und attraktive Teilzeitmodelle
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Möglichkeit zur Mitgliedschaft im Sozialwerk.Bund mit Zugang zu Gesundheits- und Fitnessangeboten über Wellhub sowie vielfältigen Erholungs- und Freizeitaktivitäten
Wir fördern und begrüßen
- Aktiv eine Kultur der Wertschätzung, Chancengerechtigkeit und Vielfalt
- Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, sexueller Identität sowie von Menschen mit Migrations- und Fluchtgeschichte
- Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte, die bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt werden
Fragen zum Aufgabengebiet
Andreas Richter
+49 30 266 43 2500
Fragen zum Bewerbungsverfahren
Gabor Szito
+49 30 266 43 1475
Ihre Bewerbung enthält
- Angabe der Kennziffer: SBB-IIA-5-2026
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Prüfungszeugnisse bzw. Urkunden
- Arbeitszeugnisse und/oder Referenzen
Office Manager:in (w/d/m) Arbeitgeber: Der Präsident
Die Staatsbibliothek zu Berlin bietet Ihnen die Möglichkeit, in einer der größten und bedeutendsten Kultureinrichtungen Deutschlands zu arbeiten. Hier profitieren Sie von einer hervorragenden Arbeitsatmosphäre in einem interdisziplinären Team, flexiblen Arbeitszeiten und umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Zudem fördern wir aktiv eine Kultur der Wertschätzung und Vielfalt, was uns zu einem attraktiven Arbeitgeber macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager:in (w/d/m) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Der Präsident
Wenn du auf der Website von Der Präsident stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager:in (w/d/m) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Der Präsident erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Der Präsident vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
