Investment Banking - Business Assistant (all genders)

Dies ist eine Gelegenheit, auf einer höheren Ebene in dieser schnelllebigen Umgebung zu unterstützen. Wenn Sie über einen soliden EA-Hintergrund verfügen, der in einem Büro mit leitenden Stakeholdern erworben wurde, und in der Lage sind, ein fortgeschrittenes Assistenten-Know-how nachzuweisen, bewerben Sie sich für diese Rolle! Es ist eine großartige Chance, Ihre hohe Flexibilität angesichts der anspruchsvollen Natur dieser Rolle zu demonstrieren. Darüber hinaus sollten Sie ein hohes Maß an Vertraulichkeit, eine starke Arbeitsmoral, gutes Zeitmanagement, Einfallsreichtum, Fleiß und einen starken Fokus auf geschäftliche und kundenorientierte Ergebnisse haben.

Als Business Assistant in unserem Investment Banking-Team haben Sie die Möglichkeit, Ihre starken administrativen Fähigkeiten in einer dynamischen und schnelllebigen Umgebung unter Beweis zu stellen. Ihre Rolle wird vielfältig sein und ein hohes Maß an Vertraulichkeit sowie eine starke Arbeitsmoral erfordern. Sie werden verschiedene Geschäftsbereiche unterstützen und sich an die sich ändernden Bedürfnisse und Anforderungen der Rolle anpassen. Wir schätzen Ihren soliden PA-Hintergrund und Ihre Flexibilität und freuen uns darauf, Sie in dieser herausfordernden Rolle gedeihen zu sehen. Dies ist eine Büroposition, 5 Tage die Woche.

Aufgaben:

• Durchführung des Managements von Executive-Terminen und komplexen Reisevorbereitungen (von Anfang bis Ende) gemäß den Richtlinien der Geschäftseinheit: Koordination von Flügen, Zügen, Check-in, Visa, Unterkünften und Planung des Bodentransports. Verwaltung zahlreicher häufige Änderungen kurzfristig und Vorbereitung von Reiseplänen.
• Verwaltung interner/externer Meetings, Konferenzgespräche.
• Zusammenarbeit mit relevanten Gruppen zur Durchführung von Reise- und Veranstaltungsbuchungen und zur Ermöglichung der Kostenabrechnung gemäß den Richtlinien. Eskalation und Durchsetzung aller CIB/Firmwide T&E-Richtlinien mit ihrem Team, einschließlich der Anforderungen an Belege und rechtzeitige Übergabe der erforderlichen Informationen.
• Nutzung interner Systeme, genaue Dateneingabe (Concur, eSource, Travel Portal, iMeet/iMemo, Microsoft Teams, Zoom, OMD & Cross Boarder).
• Verständnis der politischen Landschaft/Schlüsselpersonen innerhalb der Organisation.
• Handeln als integraler Partner des Unternehmens und in der Lage, die Prioritäten der Gruppe unabhängig zu verstehen.
• Teamgeist und starke Teamarbeitsethik mit einem hohen Maß an Flexibilität.
• Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben (Raumbuchungen, Ablage, Fotokopieren, Büromaterial und Bestellung von Visitenkarten).
• Zusammenarbeit mit allen Assistenten der CIB-Gruppe, um während geplanter/ungeplanter Abwesenheiten sporadisch Vertretung zu leisten.
• Unterstützung bei ad-hoc-Projekten - Verwaltung von Verteilerlisten, Aktualisierungen von Organigrammen usw.

Erforderliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Kenntnisse:

• Professionelle Kundenbetreuung und Beziehungsaufbau mit allen Kunden, Bankern und Gruppen von Business Assistants in den Front-Office-Gruppen.
• Vollständige Kompetenz im Management von Terminen, kann gutes Urteilsvermögen anwenden und hat ein Verständnis für konkurrierende Prioritäten.
• Bewusstsein für Ausgabensysteme und Kostenkontrollinitiativen, z.B. kann die Ausgabenrichtlinie fördern, Ausgaben zeitnah bearbeiten.
• Exzellente Telefonetikette; polierte, professionelle Herangehensweise, ruhige und gelassene Art, Fähigkeit, in einem Druckumfeld zu arbeiten und effektiv mit Kollegen zusammenzuarbeiten.
• Zeigt eine positive, gesunde, konstruktive Einstellung, um den Zeitplan der Stakeholder voranzutreiben und die Zeit effektiv zu verwalten.
• Kann ohne Aufforderung nachverfolgen und einen Schritt voraus sein bei Arrangements und Anforderungen, zeigt gute Initiative und verfolgt bis zur Vollendung.
• Hat ein hohes Maß an Detailgenauigkeit und liefert qualitativ hochwertige Ergebnisse.
• Hat ein Verständnis für die Kultur des Investment Banking.
• Ist motiviert und kann Erwartungen durch proaktive und häufige Kommunikation über verschiedene Hierarchien hinweg managen.
• Mehrsprachig: Fließend Deutsch / ausgezeichnetes Englisch.
• Starke Kenntnisse in Microsoft Office.