Office Manager

Über die Rolle

Stellen Sie sich vor, Sie betreten ein energiegeladenes Luft- und Raumfahrtzentrum, in dem Ingenieure die Zukunft der Verteidigung und Autonomie gestalten und alles reibungslos funktioniert. Der Raum läuft effizient, die Menschen sind fokussiert, und die Umgebung ermöglicht bahnbrechende Arbeiten. Das ist der Punkt, an dem Sie ins Spiel kommen. Als Office Manager sind Sie die treibende Kraft hinter der täglichen Erfahrung im Büro. Sie sorgen dafür, dass etwa 150 Ingenieure und Unternehmensgruppen sich auf das Drücken von Grenzen konzentrieren können, während Sie sich um alles kümmern, was großartige Arbeit möglich macht.

Was Sie tun werden:

• Sie leiten das Münchener Büro, als wäre es Ihr eigenes, und stellen sicher, dass alles reibungslos funktioniert, vom Öffnen des Raums bis hin zur vollständigen Ausstattung, Organisation und Vorbereitung für leistungsstarke Arbeit.
• Sie schaffen eine nahtlose Empfangserfahrung, begrüßen Besucher, verwalten die Kommunikation und setzen den Ton für eine professionelle und dynamische Umgebung.
• Sie koordinieren Meetings von Anfang bis Ende und stellen sicher, dass Räume, Materialien und Logistik immer vorbereitet und reibungslos ablaufen.
• Sie sind der Hauptansprechpartner für Büroräume und Mitarbeiterwohnungen, arbeiten eng mit Vermietern zusammen und stellen sicher, dass alles effizient abgewickelt wird.
• Sie übernehmen die Verantwortung für die Unternehmensflotte, verwalten Registrierungen, Wartung, Versicherung und tägliche Koordination mit den Nutzern.
• Sie bauen starke Beziehungen zu Anbietern auf und verwalten diese, um eine konsistente Qualität in den Bereichen Reinigung, Catering, Wartung und Sicherheitsdienste sicherzustellen.
• Sie arbeiten mit der Personalabteilung zusammen, um ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis zu bieten, damit sich jeder neue Mitarbeiter vom ersten Tag an bereit fühlt.
• Sie unterstützen interne Veranstaltungen, Town Halls und Kulturinitiativen, die das Münchener Team zusammenbringen und unsere Arbeitsweise stärken.
• Sie tragen zu Büroverbesserungen bei, von kleinen Optimierungen bis hin zu größeren Renovierungsprojekten, während das Team wächst.
• Sie arbeiten mit Office Managern in ganz Europa zusammen, um Standards abzustimmen, Best Practices auszutauschen und das Arbeitsplatz-Erlebnis an allen Standorten zu verbessern.
• Sie stellen die Einhaltung lokaler Vorschriften in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit, Brandschutz und Barrierefreiheit sicher und halten das Büro sicher und vollständig konform.
• Sie pflegen Risikoanalysen, Notfallverfahren und Zertifizierungen in Abstimmung mit internen Teams und dem Gebäudemanagement.

Was Sie benötigen:

• Nachgewiesene Erfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Senior Administrative Assistant in einem professionellen und schnelllebigen Umfeld.
• Starkes Verständnis von Büroabläufen, administrativen Systemen und Arbeitsprozessen.
• Exzellente organisatorische und Planungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen, ohne den Fokus zu verlieren.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich. Ukrainisch ist wünschenswert.
• Eine praktische Denkweise mit Liebe zum Detail und einem natürlichen Sinn für Eigenverantwortung.
• Selbstbewusstsein im Umgang mit Anbietern, Vermietern und leitenden Stakeholdern.
• Fähigkeit, sensible Informationen mit Diskretion und gesundem Urteilsvermögen zu behandeln.

Wer Sie sind:

Sie gedeihen in schnelllebigen Umgebungen, in denen sich die Dinge schnell bewegen und die Erwartungen hoch sind. Sie übernehmen natürlich Verantwortung und warten nicht auf Anweisungen, sondern treten ein, um Struktur und Klarheit zu schaffen, wo immer dies erforderlich ist. Wenn andere Probleme sehen, sehen Sie Möglichkeiten zur Verbesserung der Abläufe und handeln entsprechend. Sie genießen es, großartige Erfahrungen für andere zu schaffen, und sind stolz darauf, eine Umgebung zu schaffen, in der Menschen ihre beste Arbeit leisten können. Sie bringen positive Energie mit, arbeiten leicht über Teams hinweg zusammen und legen großen Wert auf Qualität in allem, was Sie liefern.