Office Manager

Über die Rolle: Stellen Sie sich vor, Sie betreten ein energiegeladenes Luft- und Raumfahrtzentrum, in dem Ingenieure die Zukunft der Verteidigung und Autonomie gestalten und alles reibungslos funktioniert. Der Raum läuft effizient, die Menschen sind fokussiert, und die Umgebung ermöglicht bahnbrechende Arbeiten. Das ist der Punkt, an dem Sie ins Spiel kommen.

Als Office Manager in Zürich sind Sie die treibende Kraft hinter der täglichen Erfahrung im Büro. Sie sorgen dafür, dass rund 150 Ingenieure und Unternehmensgruppen sich auf das Drücken von Grenzen konzentrieren können, während Sie sich um alles kümmern, was großartige Arbeit möglich macht. Von den Abläufen bis zur Erfahrung besitzen Sie den Raum und lassen ihn gedeihen.

Bei Destinus revolutionieren wir die Verteidigungsindustrie mit modernsten unbemannten Luftfahrzeugen (UAVs). Unsere innovativen Technologien sind darauf ausgelegt, die einzigartigen Anforderungen moderner Verteidigungsoperationen zu erfüllen und unvergleichliche Geschwindigkeit, Präzision und Kosteneffizienz zu bieten. Destinus arbeitet mit Regierungsbehörden und Verteidigungsorganisationen weltweit zusammen, um fortschrittliche Lösungen für mission-kritische Operationen bereitzustellen und eine neue Ära der Effizienz und technologischen Überlegenheit einzuleiten. Schließen Sie sich uns an, um die Zukunft der Verteidigung mit bahnbrechenden Luft- und Raumfahrtinnovationen zu gestalten.

Was Sie tun werden:

• Sie leiten das Büro in Zürich, als wäre es Ihr eigenes, und stellen sicher, dass alles reibungslos funktioniert, vom Öffnen des Raums bis hin zur vollständigen Ausstattung, Organisation und Bereitschaft für leistungsstarke Arbeit.
• Sie schaffen ein nahtloses Empfangserlebnis, begrüßen Besucher, verwalten die Kommunikation und setzen den Ton für eine professionelle und dynamische Umgebung.
• Sie koordinieren Meetings von Anfang bis Ende und stellen sicher, dass Räume, Materialien und Logistik immer vorbereitet und reibungslos ablaufen.
• Sie fungieren als Hauptansprechpartner für Büroräume und Mitarbeiterwohnungen, arbeiten eng mit Vermietern zusammen und stellen sicher, dass alles effizient abgewickelt wird.
• Sie übernehmen die Verantwortung für die Unternehmensflotte, verwalten Registrierungen, Wartung, Versicherung und tägliche Koordination mit den Nutzern.
• Sie bauen starke Beziehungen zu Anbietern auf und verwalten diese, um eine konsistente Qualität bei Reinigungs-, Catering-, Wartungs- und Sicherheitsdiensten sicherzustellen.
• Sie arbeiten mit der Personalabteilung zusammen, um ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis zu bieten, damit sich jeder neue Mitarbeiter vom ersten Tag an bereit fühlt.
• Sie unterstützen interne Veranstaltungen, Town Halls und Kulturinitiativen, die das Team in Zürich zusammenbringen und unsere Arbeitsweise stärken.
• Sie tragen zu Büroverbesserungen bei, von kleinen Optimierungen bis hin zu größeren Renovierungsprojekten, während das Team wächst.
• Sie arbeiten mit Office Managern in ganz Europa zusammen, um Standards abzustimmen, Best Practices auszutauschen und das Arbeitsplatz-Erlebnis an allen Standorten zu verbessern.
• Sie stellen die Einhaltung lokaler Vorschriften in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit, Brandschutz und Barrierefreiheit sicher und halten das Büro sicher und vollständig konform.
• Sie pflegen Risikoanalysen, Notfallverfahren und Zertifizierungen in Abstimmung mit internen Teams und dem Gebäudemanagement.

Was Sie benötigen:

• Nachgewiesene Erfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Senior Administrative Assistant in einer professionellen und schnelllebigen Umgebung.
• Starkes Verständnis von Büroabläufen, administrativen Systemen und Arbeitsprozessen.
• Exzellente organisatorische und Planungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen, ohne den Fokus zu verlieren.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Eine praktische Denkweise mit Liebe zum Detail und einem natürlichen Sinn für Eigenverantwortung.
• Vertrauen im Umgang mit Anbietern, Vermietern und leitenden Stakeholdern.
• Fähigkeit, sensible Informationen mit Diskretion und gesundem Urteilsvermögen zu behandeln.

Wer Sie sind: Sie gedeihen in schnelllebigen Umgebungen, in denen sich die Dinge schnell bewegen und die Erwartungen hoch sind. Sie übernehmen natürlich Verantwortung und warten nicht auf Anweisungen, sondern treten ein, um Struktur und Klarheit zu schaffen, wo immer dies erforderlich ist. Wenn andere Probleme sehen, sehen Sie Möglichkeiten zur Verbesserung der Abläufe und handeln entsprechend. Sie genießen es, großartige Erfahrungen für andere zu schaffen, und sind stolz darauf, eine Umgebung zu schaffen, in der Menschen ihre beste Arbeit leisten können. Sie bringen positive Energie mit, arbeiten leicht über Teams hinweg zusammen und legen großen Wert auf Qualität in allem, was Sie liefern.