Client Onboarding & Documentation Specialist

Position Overview

Multiple roles open in Zürich und Genf. Client Lifecycle Management Rolle zur Bereitstellung von Expertenrat für Client Advisors aus KYC/AML und Dokumentationssicht, Unterstützung des Front-Office und Kommunikation mit Kontroll- und Richtlinienausgabefunktionen, Bearbeitung von Anfragen zur Kundenanmeldung und Sicherstellung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Kundendaten. Es werden keine finanziellen oder steuerlichen Beratungen angeboten.

Responsibilities

• Als zentraler Ansprechpartner für das Front Office und interne Stakeholder bezüglich Anfragen zur Kundenanmeldung und Statusupdates bis zur endgültigen Kundenübernahme oder -prüfung fungieren.
• Identifizieren und Ausfüllen von Kontoeröffnungsdokumenten, effektive Zusammenarbeit mit kundenorientierten Teams und strategische Anleitung zur Vorbereitung von Kundendokumentationen in hoher Qualität und zeitnah.
• Überwachung von Kontowartungsaktivitäten – Verfolgung von Passablauf und Dokumentationsaufschub bis zur Lösung.
• Überprüfung, Bewertung und Genehmigung von FATCA- und CRS-Dokumenten.
• Aktivierung der Kontoeröffnung und Kodifizierung der Kontowartungsdokumentation in Avaloq.
• Teilnahme an kontinuierlichen Bewertungen und Empfehlung von Maßnahmen zur Verbesserung des Kundenserviceprozesses.
• Regelmäßige Berichterstattung über den Kundenservice, Definition und Verfolgung von Verbesserungsmaßnahmen.
• Teilnahme an periodischen Projekten zur Weitergabe von Fachwissen und Beitrag zur Prozesseffizienz.
• Übernahme weiterer Verantwortlichkeiten je nach persönlicher beruflicher Entwicklung und Teambedarf.
• Sicherstellung einer angemessenen Unterstützung während regulatorischer und interner Audits.
• Abschluss von Sanierungsprojekten innerhalb der festgelegten Fristen.
• Verdächtige Aktivitäten rechtzeitig den zuständigen Führungskräften melden.

Skills

• Bildung: Bachelor-Abschluss in Wirtschaft oder Finanzen erforderlich; Master-Abschluss von Vorteil.
• Erfahrung: 3 bis 10 Jahre in einer Dokumentationsposition in einer internationalen Privatbank.
• Sprache: Fließende Englischkenntnisse.
• MS Office-Kenntnisse: Fortgeschrittene Kenntnisse in Excel, PowerPoint und Word.
• Kommunikation: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation zur Interaktion mit Stakeholdern.
• Zwischenmenschlich: Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen, effektiv im Team zu arbeiten und standortübergreifend zusammenzuarbeiten.
• Problemlösung: Fähigkeit, Probleme unter Druck zu identifizieren und zu lösen.
• Zeitmanagement: Aufgaben priorisieren, Zeit managen und Fristen einhalten.
• Anpassungsfähigkeit: Bereitschaft, neue Fähigkeiten zu erlernen und sich an wechselnde Prioritäten anzupassen.
• Analytisch: Überlegene analytische Fähigkeiten, einschließlich Datenanalyse, detailorientiert in Strategie und Ausführung.

Well-being & Benefits

• Emotional und mental ausgeglichen – Unterstützung bei Lebenskrisen, Krankheiten und psychischer Gesundheit.
• Körperlich gesund – präventive Maßnahmen und unterstützender Arbeitsplatz.
• Sozial verbunden – Zusammenarbeit, Inklusion und Teamverbindung.
• Finanziell abgesichert – Unterstützung bei persönlichen finanziellen Zielen während der Karriere und in der Zukunft.