Auf einen Blick
- Aufgaben: Digitalisiere Personalakten und arbeite an spannenden Projekten im Personalwesen.
- Unternehmen: Deutscher Städtetag – ein kommunaler Spitzenverband mit Verantwortung.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, moderne Ausstattung und betriebliche Altersversorgung.
- Weitere Informationen: Teilzeitstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Team.
- Warum dieser Job: Gestalte die Digitalisierung im Personalwesen und arbeite mit sensiblen Daten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Interesse an Digitalisierungsprozessen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 42750 - 52250 € pro Jahr.
Der Deutsche Städtetag sucht zum 1. Oktober 2026 eine/n Mitarbeiter/-in für die Digitalisierung von Personalakten (m/w/d) für das Dezernat I – Abteilung Personal. Dienstort ist Köln. Die Stelle ist zunächst befristet für die Dauer von 9 Monaten mit max. bis zu 30 Stunden wöchentlich zu besetzen. Je nach Projektverlauf besteht die Option einer Vertragsverlängerung.
Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?
- sorgfältige und präzise Vorbereitung der Personalakten für den Scan- und Archivierungsvorgang (z. B. Entfernung von Heft- und Büroklammern, Gummibändern, Tackerungen oder Klebestreifen),
- Scannen von papierbasierten Personalunterlagen,
- logische Benennung und Verschlagwortung der Dokumente sowie die Zuordnung und Kategorisierung der Unterlagen nach vordefinierten Dokumentenarten in die digitale Personalakte (DocuWare),
- Qualitätskontrolle der digitalisierten Dokumente (z. B. Kontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit),
- sorgfältiger und datenschutzkonformer Umgang mit vertraulichen Personaldaten,
- chronologische Rücksortierung der Unterlagen in die physische Personalakte,
- Erstellung eines Bestandverzeichnisses zu bereits digitalisierten Personalakten in engem Austausch mit dem Team der Personalabteilung.
Eine äußerst konzentrierte, selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise ist erforderlich. Flexibilität hinsichtlich der übertragenen und künftigen Aufgaben wird erwartet. Eine Änderung der Tätigkeitsschwerpunkte kann nicht ausgeschlossen werden und bleibt demnach vorbehalten.
Worauf kommt es uns an?
- erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z. B. Kaufleute für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung ist von Vorteil,
- sicherer Umgang mit Scannern und Dokumenteneinzügen sowie der Fähigkeit kleinere Störungen (z. B. Papierstau) selbständig zu beheben,
- Aufgeschlossenheit und Begeisterung für Digitalisierungsprozesse im Personalwesen sowie das Bewusstsein für die Arbeit mit sensiblen Daten,
- erste Erfahrungen in der Digitalisierung und Klassifizierung von Unterlagen ist von Vorteil,
- verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift zur präzisen Benennung und Kategorisierung von Personalunterlagen,
- klare, transparente und regelmäßige Kommunikation im Team,
- hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit,
- hohe Leistungsbereitschaft, sehr gute Auffassungsgabe und logisches Denkvermögen.
Was sind die Rahmenbedingungen?
- eine verantwortungsvolle Teilzeittätigkeit bei einem kommunalen Spitzenverband,
- flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines attraktiven Gleitzeitmodells,
- Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagement und Maßnahmen zur Gesundheitsvorsorge,
- Zahlung einer Jahressonderleistung,
- Vermögenswirksame Leistungen,
- eine attraktive betriebliche Altersversorgung in der Zusatzversorgungskasse,
- gute Anbindung zum ÖPNV.
Die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und beruflichem Werdegang in die Entgeltgruppe EG 6 St. 1 bis EG 6 St. 6 des TVöD (VKA). Dies entspricht einer Gehaltsspanne von 3.240,30 EUR bis 3.926,20 EUR brutto im Monat (auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung). Für die ausgeschriebene Teilzeitbeschäftigung wird das Entgelt entsprechend anteilig berechnet.
Der Deutsche Städtetag fördert die Gleichstellung aller und steht deshalb Bewerbungen aller Personen offen gegenüber, unabhängig von deren ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) werden bei sonst gleicher Qualifikation und Eignung nach Maßgabe des SGB IX bevorzugt berücksichtigt.
Kontakt und Informationen
Bei Rückfragen oder für weitergehende Informationen steht Ihnen die Personalleiterin, Frau Errenst, Tel: 0221/3771-256 gerne zur Verfügung. Weitere Informationen über den Deutschen Städtetag finden Sie auf unserer Homepage unter http://www.staedtetag.de.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Wenn Sie sich in dem Tätigkeitsprofil wiederfinden und Sie Interesse daran haben, für einen kommunalen Spitzenverband tätig zu sein, dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Diese richten Sie bitte in schriftlicher Form unter Nennung des Betreffs „Dezernat I – Mitarbeiter/-in Digitalisierung Personalakten“ bis spätestens 4. September 2026 an: Deutscher Städtetag, Personalabteilung, Gereonstraße 18 - 32, 50670 Köln oder per E-Mail: bewerbungen@staedtetag.de (max. 3 MB und im PDF.-Format).
Mitarbeiter/-in für die Digitalisierung von Personalakten (m/w/d) Arbeitgeber: Deutscher Städtetag
Der Deutsche Städtetag ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine verantwortungsvolle Teilzeittätigkeit in einem kommunalen Spitzenverband bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, modernen Arbeitsplätzen und einem starken Fokus auf Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert das Unternehmen eine positive Arbeitskultur und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Zudem wird Gleichstellung großgeschrieben, was eine inklusive und respektvolle Arbeitsumgebung schafft.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Mitarbeiter/-in für die Digitalisierung von Personalakten (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von Deutscher Städtetag und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei Deutscher Städtetag Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter/-in für die Digitalisierung von Personalakten (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei Deutscher Städtetag von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei Deutscher Städtetag solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei Deutscher Städtetag ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei Deutscher Städtetag gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Deutscher Städtetag vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei Deutscher Städtetag sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei Deutscher Städtetag verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
