Auf einen Blick
- Aufgaben: Digitalisiere Personalakten und arbeite im Team an spannenden Projekten.
- Unternehmen: Deutscher Städtetag – die Stimme der Städte in Deutschland.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, moderne Ausstattung und betriebliche Altersvorsorge.
- Weitere Informationen: Verantwortungsvolle Teilzeittätigkeit mit guten Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Digitalisierung im Personalwesen und arbeite mit sensiblen Daten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Begeisterung für Digitalisierungsprozesse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 55000 € pro Jahr.
Der Deutsche Städtetag sucht zum 1. Oktober 2026 eine/n Mitarbeiter/-in für die Digitalisierung von Personalakten (m/w/d) für das Dezernat I – Abteilung Personal. Dienstort ist Köln. Die Stelle ist zunächst befristet für die Dauer von 9 Monaten mit max. bis zu 30 Stunden wöchentlich zu besetzen. Je nach Projektverlauf besteht die Option einer Vertragsverlängerung.
Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?
- sorgfältige und präzise Vorbereitung der Personalakten für den Scan- und Archivierungsvorgang (z. B. Entfernung von Heft- und Büroklammern, Gummibändern, Tackerungen oder Klebestreifen)
- Scannen von papierbasierten Personalunterlagen
- logische Benennung und Verschlagwortung der Dokumente sowie die Zuordnung und Kategorisierung der Unterlagen nach vordefinierten Dokumentenarten in die digitale Personalakte (DocuWare)
- Qualitätskontrolle der digitalisierten Dokumente (z. B. Kontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit)
- sorgfältiger und datenschutzkonformer Umgang mit vertraulichen Personaldaten
- chronologische Rücksortierung der Unterlagen in die physische Personalakte
- Erstellung eines Bestandverzeichnisses zu bereits digitalisierten Personalakten in engem Austausch mit dem Team der Personalabteilung
Flexibilität hinsichtlich der übertragenen und künftigen Aufgaben wird erwartet. Eine Änderung der Tätigkeitsschwerpunkte kann nicht ausgeschlossen werden und bleibt demnach vorbehalten.
Worauf kommt es uns an?
- erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z. B. Kaufleute für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung ist von Vorteil
- sicherer Umgang mit Scannern und Dokumenteneinzügen sowie der Fähigkeit kleinere Störungen (z. B. Papierstau) selbständig zu beheben
- Aufgeschlossenheit und Begeisterung für Digitalisierungsprozesse im Personalwesen sowie das Bewusstsein für die Arbeit mit sensiblen Daten
- erste Erfahrungen in der Digitalisierung und Klassifizierung von Unterlagen ist von Vorteil
- verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift zur präzisen Benennung und Kategorisierung von Personalunterlagen
- klare, transparente und regelmäßige Kommunikation im Team
- hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit
- hohe Leistungsbereitschaft
- sehr gute Auffassungsgabe und logisches Denkvermögen
- eine äußerst konzentrierte, selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise ist erforderlich
Was sind die Rahmenbedingungen?
- eine verantwortungsvolle Teilzeittätigkeit bei einem kommunalen Spitzenverband
- flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines attraktiven Gleitzeitmodells
- Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagement und Maßnahmen zur Gesundheitsvorsorge
- Zahlung einer Jahressonderleistung
- Vermögenswirksame Leistungen
- eine attraktive betriebliche Altersversorgung in der Zusatzversorgungskasse
- gute Anbindung zum ÖPNV
Die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und beruflichem Werdegang in die Entgeltgruppe EG 6 St. 1 bis EG 6 St. 6 des TVöD (VKA). Dies entspricht einer Gehaltsspanne von 3.240,30 EUR bis 3.926,20 EUR brutto im Monat (auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung). Für die ausgeschriebene Teilzeitbeschäftigung wird das Entgelt entsprechend anteilig berechnet.
Der Deutsche Städtetag fördert die Gleichstellung aller und steht deshalb Bewerbungen aller Personen offen gegenüber, unabhängig von deren ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) werden bei sonst gleicher Qualifikation und Eignung nach Maßgabe des SGB IX bevorzugt berücksichtigt.
Kontakt und Informationen
Bei Rückfragen oder für weitergehende Informationen steht Ihnen die Personalleiterin, Frau Errenst, Tel: 0221/3771-256 gerne zur Verfügung. Weitere Informationen über den Deutschen Städtetag finden Sie auf unserer Homepage unter http://www.staedtetag.de.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wenn Sie sich in dem Tätigkeitsprofil wiederfinden und Sie Interesse daran haben, für einen kommunalen Spitzenverband tätig zu sein, dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Diese richten Sie bitte in schriftlicher Form unter Nennung des Betreffs "Dezernat I – Mitarbeiter/-in Digitalisierung Personalakten" bis spätestens 4. September 2026 an: Deutscher Städtetag, Personalabteilung, Gereonstraße 18 - 32, 50670 Köln oder per E-Mail: bewerbungen@staedtetag.de (max. 3 MB und im PDF.-Format)
Mitarbeiter/-in für die Digitalisierung von Personalakten (m/w/d) Arbeitgeber: Deutscher Städtetag
Der Deutsche Städtetag ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine verantwortungsvolle Teilzeittätigkeit in einem kommunalen Spitzenverband bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, modernen Arbeitsplätzen und einem starken Fokus auf Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert das Unternehmen eine positive Arbeitskultur und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Zudem wird Gleichstellung großgeschrieben, was eine inklusive und respektvolle Arbeitsumgebung schafft.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Mitarbeiter/-in für die Digitalisierung von Personalakten (m/w/d) erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Deutscher Städtetag.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter/-in für die Digitalisierung von Personalakten (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Deutscher Städtetag teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Mitarbeiter/-in für die Digitalisierung von Personalakten (m/w/d) bei Deutscher Städtetag besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Mitarbeiter/-in für die Digitalisierung von Personalakten (m/w/d) bei Deutscher Städtetag nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Deutscher Städtetag vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Deutscher Städtetag. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Deutscher Städtetag?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
