Assistenz (d/w/m) Klinikdirektion Herzchirurgie

Campus Virchow-Klinikum, Wedding Kennziffer: 6064 | Arbeitszeit: Vollzeit | Eintrittsdatum: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt | Dauer der Anstellung: Unbefristet | Entgeltgruppe: E7

Arbeiten am Deutschen Herzzentrum der Charité. Die Klinik für Herz-, Thorax- und Gefäßchirurgie am Deutschen Herzzentrum der Charité (DHZC) zählt zu den führenden herzchirurgischen Zentren in Deutschland. In einem hochspezialisierten, interdisziplinären Umfeld gestalten wir täglich Spitzenmedizin für unsere Patienten und Patientinnen. Die Tätigkeit als Assistenz der Klinikdirektion ist ebenso vielseitig wie verantwortungsvoll. Sie bietet Einblicke in organisatorische und strategische Prozesse, umfasst die Unterstützung bei zentralen Arbeitsabläufen und die Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpersonen. Durch die Nähe zum klinischen Betrieb und zur administrativen Steuerung entsteht ein dynamisches Arbeitsfeld mit wechselnden Aufgaben. Wenn Sie in einem engagierten Team arbeiten und Ihre Fähigkeiten in administrativen und organisatorischen Aufgaben der Klinikdirektion einbringen möchten, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Aufgaben

• Als Assistenz in der Klinikdirektion der Herz-, Thorax- und Gefäßchirurgie stehen Sie in enger Zusammenarbeit mit dem Ärztlichen Direktor und Klinikdirektor Prof. Dr. med. Volkmar Falk sowie den Ärztinnen und Ärzten der Klinik.
• Sie sind Teil eines Office-Teams und unterstützen die Klinikdirektion in allen organisatorischen sowie administrativen Angelegenheiten und sorgen für reibungslose Abläufe.
• Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten des Klinikdirektors und den leitenden Oberärztinnen und Oberärzten.
• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen.
• Entgegennahme und Koordination telefonischer Anfragen – in deutscher und englischer Sprache – von Patientinnen, Patienten und Angehörigen sowie Zuweiserinnen und Zuweisern.
• Eigenverantwortliche Erstellung und Pflege bereichsrelevanter Übersichten und Dokumentationslisten.
• Planung und Koordination von Dienstreisen.
• Postbearbeitung der Klinikdirektion in deutscher und englischer Sprache.
• Empfang und Betreuung von Gästen der Klinikdirektion.

Es ist Anwesenheit vor Ort erforderlich – die Möglichkeit, im Homeoffice, mobil oder remote zu arbeiten, besteht nicht.

Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation im Gesundheitswesen, als Sekretärin bzw. Sekretär oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Umfassende Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management oder in einer Assistenzfunktion.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Fundierte EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office) sowie idealerweise Erfahrung im Umgang mit klinischen Informationssystemen wie SAP.
• Sicheres, freundliches Auftreten sowie überzeugende Umgangsformen.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Vertraulichkeit.
• Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisations- und Zeitmanagement.
• Zuverlässigkeit, Lernbereitschaft und Leistungsfreude.
• Vertrautheit mit Strukturen und Prozessen eines Klinikbetriebs und der medizinischen Terminologie (wünschenswert, aber kein Muss).

Wir bieten

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team.
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte in Bereichen Shopping, Reisen, Sport.
• Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus.
• Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge.
• Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen.

Wichtige Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E7 TVöD VKA-K.
• Die Position ist in Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden zu besetzen.
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.
• Die Bewerbungsfrist endet am: Kennziffer: 6064.

Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass für Nicht-EU-Bürger eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich ist. Leider können Bewerbungen ohne gültige Arbeitserlaubnis und ausreichende Deutschkenntnisse nicht berücksichtigt werden.