Assistenz (gn) Wissensmanagement und Fortbildung

Das Deutsche Institut für Urbanistik (Difu) ist die gemeinnützige Forschungs-, Fortbildungs-, Beratungs- und Informationseinrichtung der deutschen Städte. Es bearbeitet interdisziplinär und praxisnah Aufgaben und Problemstellungen, die Kommunen heute und in Zukunft zu bewältigen haben.

Der Bereich Wissensmanagement und Fortbildung unterstützt die Wissenschaftler*innen bei Forschung und Wissenstransfer. Für die Organisation des Bereichs und zur Unterstützung im Tagesgeschäft der Bibliothek suchen wir eine

Assistenz (gn)

ab baldmöglichst mit 75% der regulären wöchentlichen Arbeitszeit, zunächst befristet bis 31.03.2027.

1. Unterstützung der Bereichsleitung, insbesondere Organisations-, Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben einschließlich Terminmanagement,
2. organisatorische Unterstützung und Koordination bei analogen und digitalen Veranstaltungen, u. a. bei internen Austauschformaten und Schulungen,
3. Organisation der allgemeinen Verwaltungsabläufe des Bereichs,
4. selbstständige Erledigung von Korrespondenz, Dokumentation und Aufbereitung inhaltlicher Recherchen,
5. inhaltliche Unterstützung im Tagesgeschäft der Institutsbibliothek,
6. bibliothekarische Publikationsbetreuung, insbesondere Mitarbeit bei der Literaturrecherche und Literaturverwaltung (u.a. allgemeiner Support für Citavi),
7. Service rund um die Bereitstellung analoger und digitaler Zeitschriften,
8. weitere Unterstützung bei Routineaufgaben der Bibliothek.

1. Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte*r (m/w/d) für Medien- und Informationsdienste der Fachrichtungen Bibliothek oder Information und Dokumentation oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige, gleichwertige Berufserfahrung mit entsprechenden Kenntnissen und Fähigkeiten zur Ausübung der beschriebenen Aufgaben,
2. Sie haben eine hohe Affinität zu digitalen Tools und verfügen idealerweise über Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich Bibliothek und Wissensmanagement, insbesondere im Umgang mit Literaturverwaltungs-programmen (Citavi und Zotero),
3. Sie zeichnet eine äußerst sorgfältige sowie sehr zuverlässige und umsichtige Arbeitsweise aus,
4. Sie bringen eine hohe Servicementalität, Organisationstalent und Lernbereitschaft mit,
5. Sie verfügen über sehr hohe Team- und Kommunikationsfähigkeiten und können sich leicht auf unterschiedliche Mitarbeitendengruppen einstellen,
6. Sie bringen sich gerne eigeninitiativ ein,
7. Sie sind sicher im Umgang mit den MS Office-Anwendungen (MS Word und Excel),
8. Sie bringen sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse mit.

1. Eine Arbeit mit Sinn: Die Mitarbeit in einem interdisziplinär zusammengesetzten Institut mit großer gesellschaftlicher Bedeutung, hoher Anerkennung und zukunftsweisenden Themengebieten,
2. Bezahlung nach TVöD Bund sowie betriebliche Altersversorgung,
3. tarifliche Jahressonderzahlung sowie ein jährliches Leistungsentgelt,
4. Arbeitszeit von 39 Stunden/Woche bei Vollzeitbeschäftigung,
5. bedarfsgerechte Arbeitszeitmodelle, flexible Arbeitszeitgestaltung mit Gleitzeitregelung und mobiles Arbeiten (bis zu zwei Tage pro Woche) als Bestandteil unserer Arbeitskultur,
6. 30 Tage Urlaub pro Jahr und arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. eines Jahres,
7. Angebote unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements,
8. ein zentral gelegener, gut erreichbarer Arbeitsplatz in Berlins Mitte,
9. kollegiales Miteinander, flache Hierarchien sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TVöD bis Entgeltgruppe 8 TVöD (http://oeffentlicher-dienst.info/tvoed/bund/).

Das Difu bekennt sich ausdrücklich zu Offenheit, Vielfalt und respektvollem Umgang miteinander – in der Gesellschaft wie auch am Institut.

Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, sexueller Identität, Nationalität oder Herkunft.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung bis 23.03.2025 über unser Bewerbungsformular (siehe Button \“jetzt bewerben\“).