Sachbearbeiter:in (m/w/d) für das Abteilungssekretariat

für die Abteilung Medien und Kommunikation

Weitere Informationen zur Abteilung finden Sie unter:https://www.dji.de/ueber-uns/organisationseinheiten/medien-und-kommunikation.html

Ihre Kernaufgaben

• Effizientes Büromanagement und Teamassistenz
• Erledigung allgemeiner Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
• Selbstständige Korrespondenzführung sowie Terminüberwachung
• Überwachung des Abteilungsbudgets
• Vorbereitung und Abwicklung von Vergaben und Aufträgen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit (z.B. für die DJI-Jahrestagung)
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Messen und Veranstaltungen
• Verwaltung von Publikationen sowie Ausgabe von Merchandising-Produkten
• Pflege des Adressverteilers
• Vertretung der Abonnentenverwaltung der Zeitschrift DJI Impulse
• Mitwirkung bei der Pflege und Aktualisierung von Webseiteninhalten (Typo3)
• Servicestelle für interne und externe Anfragen
• Unterstützung bei allgemeinen Projektaufgaben

Ihr Profil und Ihre Kompetenzen

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in der Assistenz, idealerweise in Verbindung mit einer kaufmännischen Ausbildung oder dem erfolgreichen Abschluss eines Beschäftigtenlehrgangs – vorzugsweise im Umfeld einer Forschungseinrichtung oder öffentlichen Verwaltung
• Erfahrung im administrativen Projektmanagement
• Ausgeprägte organisatorische und koordinierende Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Sozialkompetenz und Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner:innen; Diskretion wird vorausgesetzt
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; idealerweise gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und Content-Management-Systemen (z.B. Typo3)
• Organisationstalent sowie ausgeprägte Kooperations- und Teamfähigkeit
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen
• Interesse an den Forschungsgebieten und -themen des DJI

Wir bieten Ihnen

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Onlinebewerbung (mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen) bis zum 12.08.2025

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