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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Effizientes Büromanagement und Unterstützung des Teams in der Abteilung Medien und Kommunikation.
- Arbeitgeber: Das DJI ist eine angesehene Forschungseinrichtung, die sich mit Medien und Kommunikation beschäftigt.
- Mitarbeitervorteile: Teilweise mobiles Arbeiten, Zuschuss zum Deutschlandticket und ein flexibles Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte spannende Projekte im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung und Erfahrung in Assistenz oder Projektmanagement sind erforderlich.
- Andere Informationen: Befristete Anstellung für 24 Monate mit Option auf Verlängerung, 29,25 Stunden pro Woche.
für die Abteilung Medien und Kommunikation
Weitere Informationen zur Abteilung finden Sie unter:https://www.dji.de/ueber-uns/organisationseinheiten/medien-und-kommunikation.html
Ihre Kernaufgaben
- Effizientes Büromanagement und Teamassistenz
- Erledigung allgemeiner Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
- Selbstständige Korrespondenzführung sowie Terminüberwachung
- Überwachung des Abteilungsbudgets
- Vorbereitung und Abwicklung von Vergaben und Aufträgen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit (z.B. für die DJI-Jahrestagung)
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Messen und Veranstaltungen
- Verwaltung von Publikationen sowie Ausgabe von Merchandising-Produkten
- Pflege des Adressverteilers
- Vertretung der Abonnentenverwaltung der Zeitschrift DJI Impulse
- Mitwirkung bei der Pflege und Aktualisierung von Webseiteninhalten (Typo3)
- Servicestelle für interne und externe Anfragen
- Unterstützung bei allgemeinen Projektaufgaben
Ihr Profil und Ihre Kompetenzen
- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in der Assistenz, idealerweise in Verbindung mit einer kaufmännischen Ausbildung oder dem erfolgreichen Abschluss eines Beschäftigtenlehrgangs – vorzugsweise im Umfeld einer Forschungseinrichtung oder öffentlichen Verwaltung
- Erfahrung im administrativen Projektmanagement
- Ausgeprägte organisatorische und koordinierende Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Hohes Maß an Sozialkompetenz und Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner:innen; Diskretion wird vorausgesetzt
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; idealerweise gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und Content-Management-Systemen (z.B. Typo3)
- Organisationstalent sowie ausgeprägte Kooperations- und Teamfähigkeit
- Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen
- Interesse an den Forschungsgebieten und -themen des DJI
Wir bieten Ihnen
- Beschäftigungsbeginn nächstmöglicher Zeitpunkt
- Befristete Beschäftigung für die Dauer von 24 Monaten, mit Option auf Verlängerung
- Beschäftigungsumfang 29,25 Stunden/Woche
- Tätigkeitsort München
- Bezahlung entsprechend TVöD Bund Entgeltgruppe 6
- Möglichkeit zum teilweisen mobilen Arbeiten
- Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Onlinebewerbung (mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen) bis zum 12.08.2025
#J-18808-Ljbffr
Sachbearbeiter:in (m/w/d) für das Abteilungssekretariat Arbeitgeber: Deutsches Jugendinstitut e.V.
Kontaktperson:
Deutsches Jugendinstitut e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter:in (m/w/d) für das Abteilungssekretariat
✨Tip Nummer 1
Informiere dich gründlich über die Abteilung Medien und Kommunikation des DJI. Besuche die Webseite, um ein Gefühl für die Projekte und Themen zu bekommen, die dort behandelt werden. Dies wird dir helfen, in einem möglichen Vorstellungsgespräch gezielte Fragen zu stellen und dein Interesse zu zeigen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Personen, die bereits im DJI oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen, die deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Aufgaben und Herausforderungen vor, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Büromanagement und in der Teamassistenz unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Forschungsgebiete des DJI. Wenn du in deinem Gespräch oder in der Kommunikation mit dem Unternehmen zeigst, dass du dich für deren Themen interessierst, hinterlässt das einen positiven Eindruck und hebt dich von anderen Bewerbern ab.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter:in (m/w/d) für das Abteilungssekretariat
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über die Abteilung: Besuche die Webseite der Abteilung Medien und Kommunikation, um ein besseres Verständnis für deren Aufgaben und Ziele zu bekommen. Dies hilft dir, deine Bewerbung gezielt auf die Anforderungen abzustimmen.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im administrativen Projektmanagement.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf alle relevanten Erfahrungen und Qualifikationen enthält, die für die Position wichtig sind. Hebe insbesondere deine Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen und deine Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation hervor.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Anschreiben, Lebenslauf und alle Zeugnisse gut formatiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Deutsches Jugendinstitut e.V. vorbereitest
✨Informiere dich über die Abteilung
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, die Abteilung Medien und Kommunikation zu recherchieren. Verstehe ihre Aufgaben und Ziele, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Teamarbeit unter Beweis stellen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position zu verdeutlichen.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da die Stelle viel Kontakt mit internen und externen Ansprechpartner:innen erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten im Interview zeigst. Übe, klar und präzise zu sprechen und auf Fragen einzugehen.
✨Frage nach den Erwartungen
Nutze die Gelegenheit, um während des Interviews Fragen zu stellen. Frage nach den spezifischen Erwartungen an die Rolle und wie der Erfolg in dieser Position gemessen wird. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
