Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir suchen eine zuverlässige, strukturierte und engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die die Geschäftsleitung des Deutschen Promotionszentrums sowie der Noack Statistik GmbH in allen administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt. In dieser Schlüsselposition sorgst du für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund, hältst den Überblick über laufende Vorgänge und stellst sicher, dass alle Prozesse effizient, geordnet und termingerecht ablaufen.

Vergütung: Ab 3.500 € brutto pro Monat, mit klarer Entwicklungsperspektive bei wachsender Verantwortung und Leistung.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
• Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen
• Vorbereitung, Erstellung und Verwaltung von Schriftstücken, Dokumenten, Verträgen und Vorlagen
• Bearbeitung von Posteingang, E-Mails und interner Kommunikation
• Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung (Rechnungsprüfung, Belegverwaltung, Zahlungsabwicklung)
• Schnittstelle zu Steuerberatung, externen Partnern und Dienstleistern
• Organisation und Pflege interner Abläufe, Akten, Daten und Systeme
• Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
• Allgemeine Büroorganisation und operative Unterstützung im Tagesgeschäft

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Verwaltung, Wirtschaft oder Kommunikation
• Berufserfahrung in der Assistenz, im Office Management oder in vergleichbarer Position
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office oder Google Workspace
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität gegenüber der Geschäftsführung
• Hohes Organisationstalent, Belastbarkeit und schnelle Auffassungsgabe
• Klare Kommunikation und sichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift

Wir bieten

• Attraktive Vergütung ab 3.500 € brutto monatlich mit Entwicklungsperspektive
• Moderne, ruhige Arbeitsumgebung in der Bonner Innenstadt
• Flexible Arbeitszeiten und Gleitzeitregelung
• Strukturierte Einarbeitung mit direktem Zugang zur Geschäftsführung
• Eigenverantwortliches Arbeiten in professionellem Umfeld
• Hochwertige technische Ausstattung (MacBook, moderne Tools)
• Snack-Bar, Kaffeevollautomat, Parkplatz oder Jobticket
• Kollegiales, fokussiertes Team mit klaren Abläufen und hoher Leistungsorientierung

Worauf wir Wert legen: Wir suchen keine Assistenz „auf dem Papier“, sondern eine Persönlichkeit, die aktiv Verantwortung übernimmt, vorausschauend denkt und zuverlässig handelt. Wer unstrukturiert oder passiv arbeitet, wird sich bei uns nicht wohlfühlen. Wir erwarten Präzision, Eigeninitiative und Verbindlichkeit – und bieten im Gegenzug Vertrauen, Stabilität und Entwicklungsperspektiven in einem anspruchsvollen Umfeld.

Über uns: Das Deutsche Promotionszentrum begleitet Mediziner:innen und Akademiker:innen während des gesamten Promotionsprozesses – von der Themenfindung über Statistik und Methodik bis zur fertigen Dissertation. Die Noack Statistik GmbH ist auf statistische Auswertungen und wissenschaftliche Analysen spezialisiert und zählt zu den führenden Dienstleistern in diesem Segment. Beide Unternehmen stehen für Professionalität, Präzision und wissenschaftliche Exzellenz – vereint unter einer klaren, leistungsorientierten Struktur.

Bewerbung: Wenn du eine verantwortungsvolle Position suchst, in der Organisation, Verlässlichkeit und Struktur im Mittelpunkt stehen, freuen wir uns auf deine Bewerbung. Bitte sende uns deine vollständigen Unterlagen (Lebenslauf und kurzes Anschreiben). Nach Prüfung deiner Unterlagen melden wir uns zeitnah für ein persönliches Gespräch. Selbstverständlich behandeln wir deine Bewerbung vertraulich.