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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Werde die Schaltzentrale unseres Teams und manage Telefonate, Posteingänge und Termine.
- Arbeitgeber: Wir sind das DLR, ein innovatives Forschungszentrum mit spannenden Projekten.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten und ein modernes Arbeitsumfeld mit tollen Kollegen.
- Warum dieser Job: Erlebe abwechslungsreiche Aufgaben und entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Kenntnisse haben und gut mit Microsoft Office umgehen können.
- Andere Informationen: Ein Führungszeugnis kann nachgereicht werden; wir freuen uns auf deine Bewerbung!
- sachbezogenes Management von Telefonaten
- Pflege und Führen des Posteingangsbuchs sowie selbstständige Voreinstufung des Posteingangs nach Relevanz und Dringlichkeit sowie inhaltliche bzw. fachliche Zuordnung innerhalb der Abteilung
- Vorbereitende Erledigung des gesamten Schrift- bzw. E-Mailverkehrs für die Abteilungsleitung nach Absprache, Vorlagen und Stichpunkten
- Führen des Terminkalenders der Abteilungsleitung sowie selbstständige Überwachung von Fristen
- Erstellen und Administrieren von Wochenplänen, Urlaubsplänen u.ä. für die Abteilung, Vorprüfung von Urlaubsanträgen
- Erstellen von PowerPoint Präsentationen nach inhaltlichen Vorgaben
- inhaltliche Vor- und Nachbereitung, Organisation und Protokollierung von Abteilungsveranstaltungen zu verschiedenen Themen
- unterschriftsreife Vorbereitung von auf personelle Einzelmaßnahmen bezogenen Dokumenten wie Anträge, Befugnisse u.ä.
- effektive Abstimmung mit internen und externen Schnittstellen
- unterschriftsreife Vorbereitung und Administration von Zeichnungsbefugnissen sowie Unterstützung bei der Vergabe von qualifizierten elektronischen Signaturen für das gesamte DLR
Vorlage eines Führungszeugnisses (kann nachgereicht werden) abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung sehr gute Deutschkenntnisse und solide Englischkenntnisse in Wort und Schrift versierter Umgang mit einschlägiger Software, insbesondere mit Microsoft-Office-Programme wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint Teamfähigkeit, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Organisationstalent gute Umgangsformen und Diskretion
Payment
Je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe 6 TVöD.
Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement (w/m/d) Arbeitgeber: Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR)
Kontaktperson:
Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Software-Tools, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, insbesondere Microsoft Office. Wenn du bereits Erfahrung mit diesen Programmen hast, bereite Beispiele vor, wie du sie in früheren Positionen effektiv eingesetzt hast.
✨Tip Nummer 2
Da Teamfähigkeit und Eigeninitiative gefordert sind, überlege dir konkrete Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du diese Eigenschaften unter Beweis gestellt hast. Sei bereit, diese Beispiele im Gespräch zu teilen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, Fragen zur Organisation von Terminen und Fristen zu beantworten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit deine Zeit und Aufgaben organisiert hast, um effizient zu arbeiten.
✨Tip Nummer 4
Da gute Umgangsformen und Diskretion wichtig sind, achte darauf, während des gesamten Bewerbungsprozesses professionell aufzutreten. Dies gilt sowohl für die Kommunikation als auch für dein Auftreten im Vorstellungsgespräch.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Schau dir die Webseite an, um mehr über die Abteilung und deren Aufgaben zu erfahren.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Büromanagement und deine Kenntnisse in Microsoft Office.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Organisationstalent ein.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbungsunterlagen von jemandem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte besonders auf Grammatik und Rechtschreibung, da dies einen professionellen Eindruck hinterlässt.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR) vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Schau dir die spezifischen Aufgaben an, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel mit Telefonaten und Schriftverkehr zu tun hat, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und achte darauf, höflich und professionell zu bleiben.
✨Demonstriere deine Organisationstalente
Erzähle von Situationen, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du Termine verwaltet oder Fristen eingehalten hast.
✨Sei bereit für technische Fragen
Da der Umgang mit Microsoft-Office-Programmen wichtig ist, solltest du deine Kenntnisse in diesen Programmen betonen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrung mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint betreffen.
