Executive Assistant – Referent*in des Vorstands und der Geschäftsführung

Über die Stiftung Deutsches Herzzentrum Die Stiftung Deutsches Herzzentrum betreibt gemeinsam mit der Charité das Deutsche Herzzentrum der Charité (DHZC), eine der führenden Spezialkliniken für Herz-Kreislauf-Medizin weltweit. Das Ziel der Stiftungsarbeit ist die Weiterentwicklung der kardiovaskulären Medizin durch Versorgung auf höchstem medizinischem Niveau, innovative Forschung und Translation sowie exzellente Aus- und Weiterbildung.

Gegründet 1986 als gemeinnützige Stiftung bürgerlichen Rechts, betrieb sie bis zur Errichtung des DHZC im Jahr 2023 das Deutsche Herzzentrum Berlin und erlangte internationale Anerkennung, insbesondere in der Herzchirurgie und Kinderkardiologie. Heute gestaltet sie die Zukunft der kardiovaskulären Gesundheit durch strategische Investitionen in wissenschaftliche Exzellenz, medizinische Innovation und internationale Kooperationen. Ziel ist es, neue diagnostische und therapeutische Entwicklungen zu pilotieren und nachhaltig in die klinische Praxis zu überführen – zum Nutzen heutiger und künftiger Generationen.

Unsere Organisation umfasst aktuell ca. 40 Mitarbeitende. Nachdem unsere Stiftung in den vergangenen drei Jahren eine wesentliche organisatorische Neuaufstellung umgesetzt hat, werden wir ab 2026 mit neuen Veranstaltungsflächen im Stiftungsgebäude am Campus Virchow-Klinikum und neuen Innovationsprojekten deutlich mehr Sichtbarkeit erlangen.

Als Executive Assistant - Referent*in des Vorstands und der Geschäftsführung sorgst Du in enger Zusammenarbeit mit unserem Vorstandsvorsitzenden, unserer Geschäftsführung und unseren Teams für einen reibungslosen Ablauf der strategischen und operativen Stiftungsarbeit, sowie ein professionelles Auftreten gegenüber unseren Partner:innen. Du unterstützt den Vorstandsvorsitzenden und die Geschäftsführung zuverlässig und vertrauensvoll in allen administrativen, organisatorischen und koordinativen Belangen.

• Durch die professionelle Vor- und Nachbereitung von Terminen trägst Du zur Durchführung effektiver Besprechungen bei.
• Du erstellst auf Basis eigener Recherchearbeiten informative Briefings zu Kliniken, Instituten und Unternehmen in Vorbereitung von Terminen und Dienstreisen.
• Du koordinierst komplexe Termine mit internen und externen Teilnehmer:innen.
• Durch ein vorausschauendes Management des Vorstandskalenders trägst Du zur Priorisierung und Steuerung wesentlicher Termine, Aufgaben und Fristen bei.
• Wesentliche relevante Veranstaltungen aus der Medizin und Gesundheitspolitik behältst Du dabei proaktiv im Blick.
• Du organisierst nationale und internationale Dienstreisen und stimmst diese eigenverantwortlich, auch in englischer Sprache, mit unseren Partner:innen ab.
• Ebenso koordinierst Du Besuche externer Partner:innen in unserer Stiftung und Klinik in enger Abstimmung mit den Sekretariaten des DHZC.
• Du unterstützt den Vorstand und die Geschäftsführung bei der schriftlichen Korrespondenz und bereitest individuelle Schreiben sowie Serienbriefe selbstständig vor.
• Zusätzlich übernimmst Du die Verwaltung, Pflege und Archivierung sensibler Unterlagen und geschäftsrelevanter Dokumente.
• Du unterstützt im Rahmen des Office Managements bei Beschaffungsprozessen, der Organisation und Durchführung von Events, sowie der Steuerung externer Dienstleister:innen.

Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium in den Bereichen Betriebswirtschaftslehre, Gesundheitsmanagement, Politikwissenschaften oder in einem ähnlichen Studiengang. Du verfügst über 5+ Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Vorstands- und Geschäftsführungsebene – idealerweise im Gesundheitswesen oder führenden wissenschaftlichen Einrichtungen. Du überzeugst durch ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Diskretion und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise. Auch in anspruchsvollen Situationen arbeitest du zuverlässig, priorisierst sicher und behältst stets den Überblick. Zu Deinen Stärken gehört ein souveränes, professionelles und repräsentatives Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen. Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Du bist souverän im Umgang mit modernen digitalen Tools und Plattformen und bringst Erfahrung in der Erstellung übersichtlicher Briefingdokumente mit Powerpoint und Word ein. Du verstehst Dich als Generalist:in, der/die sowohl bei koordinativen und administrativen, als auch inhaltlichen Aufgaben berufliche Erfüllung findet.

Gesundheit, Bildung und Wissenschaft neu denken. Gemeinsam mit der Charité betreiben wir Europas führendes Herzzentrum. Dies ist ein Nährboden, der es uns erlaubt, Gesundheit, Bildung und Wissenschaft am Beispiel der Herzmedizin neu zu denken.

Teamwork und flache Hierarchien. Wir kommunizieren auf Augenhöhe – Fragen, Feedback und Anregungen sind daher jederzeit erwünscht und sogar erwartet.

Persönliche Weiterentwicklung. Bei uns bekommst Du fortlaufend die Möglichkeit, Deine eigenen Fähigkeiten zu erweitern. Du hast ein jährliches Weiterbildungsbudget, um Fortbildungen zu besuchen.

Ein modernes Arbeitsumfeld. Dich erwarten helle und attraktiv eingerichtete Büros. Zudem ist uns eine gute IT-Ausstattung und moderne Software wichtig, um effizient und zeitgemäß zu arbeiten.

Wir schätzen Dich! Die Anstellung erfolgt unbefristet, mit einer attraktiven Vergütung und 30 Urlaubstagen pro Jahr (bei fünf wöchentlichen Arbeitstagen). Mehr noch drückt sich Wertschätzung für uns durch kollegiales Teamwork und ehrliches Feedback aus, um gemeinsam Ziele zu erreichen und zu wachsen.