Office Administration Assistant (HR & Finance Support)

DIA ist eine globale Gesundheitsorganisation, die Fachleute aus den Lebenswissenschaften mobilisiert, um in einer neutralen Umgebung mit Patienten, Kollegen und Vordenkern über die Herausforderungen von heute und die Möglichkeiten von morgen zu diskutieren. Wir stellen uns eine Welt vor, in der leistungsstarke Gesundheitsinterventionen und -management-Tools schnell entdeckt, entwickelt, genehmigt und für alle zugänglich gemacht werden.

Es ist eine aufregende Zeit, DIA beizutreten, während wir die Branche der Lebenswissenschaften in die Zukunft des globalen und digital unterstützten Wissensaustauschs und der Wissensschaffung führen. Durch den Beitritt zu DIA unterstützen Sie unsere Mission, bessere Gesundheitslösungen für Patienten voranzutreiben und an der Spitze der Gesundheitsrevolution zu bleiben.

Kandidaten müssen in Pendelentfernung zum Büro in Basel, Schweiz wohnen. Diese Position ist als 60% Vollzeitäquivalent vorgesehen. Der Lebenslauf sollte nur in Englisch eingereicht werden.

Der Office Admin Assistant sorgt für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Abläufe in unserem Büro in Basel und bietet administrative Unterstützung für Finanzen und HR. Sie fungieren als lokale Koordinatorin zwischen Mitarbeitern, unserem globalen HR-Team und externen Dienstleistern und unterstützen auch Buchhaltungs- und Büromanagementaktivitäten.

• HR-Administrationsunterstützung (25%)
  • Als lokale administrative Kontaktstelle zwischen Mitarbeitern, globalem HR und dem externen HR-Anbieter fungieren.
  • Unterstützung bei der Logistik von Onboarding und Offboarding (Zugang, Ausrüstung, Koordination des ersten/letzten Tages) einschließlich Unterstützung bei der Vorbereitung von Arbeitsverträgen.
  • Koordinierung von HR-bezogenen Prozessen (Abwesenheitsverfolgung, Aktualisierungen des Zeitmanagement-Tools, Mitarbeiteranfragen).
  • Sicherstellen, dass die Mitarbeiterdaten in allen Systemen aktuell sind.
  • Unterstützung der Mitarbeiter bei allgemeinen HR-administrativen Fragen und Weiterleitung komplexer Angelegenheiten an das globale HR oder den externen HR-Anbieter.
• Buchhaltungsunterstützung (15%)
  • Verarbeitung und Buchung von Lieferantenrechnungen (CHF und gegebenenfalls Fremdwährungen).
  • Führen einer genauen und gut organisierten Rechnungsdokumentation.
  • Verfolgen und Berichten von Kosten im Zusammenhang mit wichtigen Anbietern.
  • Administrative Unterstützung des Finanzteams nach Bedarf.
• Büromanagement (20%)
  • Verwaltung von eingehender und ausgehender Post sowie allgemeiner Korrespondenz.
  • Bestellung und Pflege von Büromaterialien (Kaffee, Wasser, Schreibwaren usw.).
  • Koordinierung von Terminen mit Büroanbietern (Reinigung, Wartung, Reparaturen).
  • Organisation interner Meetings, Teamevents und interner Logistik.
  • Sicherstellen eines gut funktionierenden, organisierten und einladenden Büroumfelds.

Um sich uns anzuschließen, sollten Sie Folgendes haben:

• Ein Bachelor-Abschluss oder gleichwertig ist erforderlich.
• Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise in den Bereichen Personalwesen, Buchhaltung oder Büroverwaltung.
• Kenntnisse über alle erforderlichen Schweizer Arbeitsgesetze und Anforderungen an Arbeitsgenehmigungen.
• Erfahrung in der Lohnabrechnung in der Schweiz.
• Vertraulichkeit und Professionalität wahren. Hohe Integrität besitzen.
• Hochgradig organisiert mit einem Auge fürs Detail und die Fähigkeit, Projekte zu planen und durchzuführen.
• Kundenorientierung. Wunsch, eine erstklassige Mitarbeitererfahrung zu bieten.
• Fähigkeit, in einem ressourcenbeschränkten Umfeld zu arbeiten.
• Nachweisliche Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Projekte effizient und effektiv abzuschließen.
• Komfort im Umgang mit Technologie und digitalen Plattformen. Sicher im Umgang mit Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Erfahrung mit HR-Systemen wie Lohnabrechnung, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Bewerberverfolgung und Leistungsmanagement ist erforderlich.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, Glaubwürdigkeit und die Fähigkeit, gute Arbeitsbeziehungen aufzubauen und Vertrauen zu gewinnen.
• Komfortables Arbeiten in einem matrixartigen globalen und multikulturellen Umfeld. Sensibel und anpassungsfähig an kulturelle und regionale Unterschiede.
• Fließend in Englisch. Kenntnisse in anderen Sprachen wie Französisch oder Deutsch sind von Vorteil.

DIA bietet ein hervorragendes Gesamtvergütungspaket und Vorteile, darunter:

• Wettbewerbsfähige Vergütung einschließlich eines leistungsabhängigen Bonus.
• Erstattung des saisonalen Tickets für den öffentlichen Verkehr in Nordwestschweiz für jeden Mitarbeiter, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu unserem Arbeitsplatz reist.
• Monatliche Essenschecks von CHF 180 (bei 100% FTE).
• Beobachtung der gesetzlichen Feiertage jedes Jahr.
• 22 Urlaubstage pro Jahr (bei 100% FTE).
• Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeitsumfeld (vor Ort Dienstag und Mittwoch).

DIA setzt sich für die Schaffung eines vielfältigen und integrativen Umfelds ein und ist stolz darauf, ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit zu sein. Alle qualifizierten Bewerber erhalten unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Orientierung, nationaler Herkunft, Genetik, Behinderung, Alter, Veteranenstatus oder anderen rechtlich geschützten Merkmalen gleiche Berücksichtigung für die Beschäftigung.