Operations & Admin Specialist / Intern

Dialectic, eine crypto-native Organisation von Entwicklern und Kapitalberatern, sucht einen AI-nativen Operations & Admin Kandidaten, der das Team in Zug in Vollzeit verstärkt. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Teil eines dynamischen und schnell wachsenden Teams zu werden, das sich auf Investitionen und den Aufbau überzeugender Software in aufkommenden Krypto- und Blockchain-Technologien konzentriert.

Wir suchen eine hochorganisierte, AI-native Selbststarterin oder Selbststarter, die eng mit unserem Gründer zusammenarbeitet und die breiteren operativen und administrativen Funktionen der Organisation unterstützt. Der ideale Kandidat ist in modernen AI-Tools (LLMs, Agents, Copilots) fließend und nutzt diese als Standardteil jedes Workflows: von der Inbox-Triage und Recherche über das Verfassen von Dokumenten bis hin zur Konsolidierung von Daten und Automatisierung wiederkehrender Prozesse.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Kontinuierliche Identifizierung von Möglichkeiten zur Nutzung von AI/LLM-Tools zur Optimierung von Workflows, Automatisierung wiederholbarer Aufgaben und Steigerung der Produktivität des Gründers und des Teams.
• Durchführung von Recherchen zu einer Vielzahl von Themen und Vorbereitung von Berichten, Briefings und Präsentationen — unter Nutzung von LLMs und Agents zur Beschleunigung und Vertiefung der Arbeit.
• Konsolidierung finanzieller, operativer und (auf Anfrage) persönlicher/Gesundheitsdaten in Tabellenkalkulationen und Dashboards zur Analyse und Visualisierung.
• Durchführung spezieller Projekte für den Gründer auf Anfrage.
• Bereitstellung administrativer Unterstützung für den Gründer und das breitere Dialectic-Team auf Anfrage, mit einem hohen Maß an Vertraulichkeit und Professionalität.
• Verwaltung der Kalenderkoordination und Terminplanung über mehrere Zeitzonen hinweg — Meetings, Telefonkonferenzen und Videokonferenzen.
• Organisation internationaler Reisen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Visa, sowie Erstellung detaillierter Reisepläne.
• Bearbeitung des Posteingangs, Verfassen von Korrespondenz und Triage eingehender und ausgehender Kommunikation unter Verwendung von AI-Tools.
• Koordination mit Teammitgliedern bei Meetings, Reisen, Veranstaltungsplanung und anderen Aktivitäten; Sicherstellung, dass Reise- und Spesenberichte genau und pünktlich ausgefüllt werden.
• Durchführung allgemeiner Bürotätigkeiten wie lokale Besorgungen, Lebensmittelbestellungen und Dokumentenscannen in Zürich/Zug nach Bedarf.

Hauptanforderungen:

• AI-native: tiefe, tägliche Vertrautheit mit modernen AI-Tools (ChatGPT, Claude, Agents, Copilots, Automatisierungstools) als Standardteil Ihrer Recherche, Schreib-, Organisations- und Ausführungsarbeit.
• Hochorganisiert, detailorientiert und methodisch, mit der Fähigkeit, mehrere Arbeitsströme zu jonglieren und effektiv zu priorisieren.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit fließendem Englisch; Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
• Starke Tabellenkalkulationsfähigkeiten und Komfort im Umgang mit strukturierten Daten; Fähigkeit zur Konsolidierung und klaren Visualisierung von Informationen.
• Komfortabel mit Google Suite, Slack, Notion und modernen Planungstools (z.B. Vimcal); schnell im Lernen und Annehmen neuer Tools.
• Selbststarter-Mentalität — in der Lage, unabhängig zu arbeiten und Projekte von vagen Briefings bis hin zu fertigen Ergebnissen zu bringen.
• Diskretion und die Fähigkeit, sensible persönliche, finanzielle und geschäftliche Informationen mit höchster Vertraulichkeit zu behandeln.
• „Roll-up-your-sleeves“-Startup-Einstellung — „kein Job zu groß oder zu klein“.
• Bereitschaft, hauptsächlich in Zug vor Ort zu sein.
• Derzeit ein Bachelor-Studium (irgendeine Disziplin) verfolgen oder kürzlich abgeschlossen; quantitative oder betriebswirtschaftliche Hintergründe sind von Vorteil, aber nicht erforderlich.

Nice-to-haves:

• Einige Erfahrungen in der Unterstützung eines C-Level-Executives, Gründers oder eines ähnlich hochfrequenten Principals.
• Interesse an quantifiziertem Selbst, Bio-Tracking und der Konsolidierung sowohl von Gesundheits- als auch von Finanzdaten zur Analyse und Visualisierung.
• Erfahrung im Aufbau oder in der Pflege von CRMs, Wissensdatenbanken oder internen Dokumentationssystemen.

Vorteile:

• Dynamik und Kollegialität in einem kleinen Team, das in Bereichen arbeitet, die die Zukunft unserer Gesellschaft gestalten.
• Als moderner Arbeitgeber bieten wir Ihnen zeitgemäße Arbeitsbedingungen, viel Raum zur persönlichen Entwicklung und spannende, herausfordernde Projekte.
• Attraktive Vergütung, Boni und Beteiligungsmöglichkeiten.
• Exposition gegenüber äußerst talentierten Menschen und sehr interessanten Kunden mit einzigartigen Investitionsprofilen.
• Unterstützende Arbeits- und Teamatmosphäre mit flachen Hierarchien und starkem Unternehmergeist.
• Direkte Exposition gegenüber dem Gründer und der Unternehmensführung in den Bereichen Investitionen, Betrieb und Technik.
• Dialectic ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und eine starke Vielfalt an Ideen fördert.