Assistenz (w/m/d) der Außenstellenleitung Hamm

Gemeinsam. Sicher. Mobil. Seit 2021 zählt die Autobahn GmbH des Bundes mit 13.200 Kilometern Strecke und rund 15.000 Mitarbeitenden zu den größten Infrastrukturbetreiberinnen Deutschlands. Unser vielfältiges Aufgabenfeld reicht von Prüfung, Wartung und Erneuerung von Brücken, Tunneln und Nebenanlagen bis zur Verkehrssteuerung und Koordination des Betriebsdienstes. Auch die Verwaltung jedes Autobahnkilometers - von Finanzierung, bis zu Personal- und Rechtsfragen - liegt in unserer Verantwortung. So sorgen wir für sichere Mobilität und einen reibungslosen Warenfluss - für Mensch und Wirtschaft. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie mit uns die Zukunft der Autobahn!

Zur Unterstützung unseres Teams in der Abteilung Betrieb und Verkehr in der Außenstelle Hamm suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz (w/m/d) der Außenstellenleitung Hamm.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Sie sorgen für eine reibungslose Büroorganisation, übernehmen die Postbearbeitung und koordinieren Termine. Zudem gestalten Sie die Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen aktiv mit und führen Protokoll.
• Sie unterstützen die Planung und Organisation von Dienstreisen und stellen durch die sorgfältige Prüfung der Reisekostenabrechnungen deren sachliche und rechnerische Richtigkeit sicher.
• Sie führen fundierte themenbezogene Recherchen durch, entwickeln aussagekräftige Präsentationsvorschläge und bereiten Kommunikationsempfehlungen sowie organisatorische Abstimmungen mit internen und externen Beteiligten professionell vor.
• Sie ermitteln Bedarfe, rufen Leistungen aus bestehenden Rahmenverträgen ab und erstellen Beschaffungsanträge einschließlich der zugehörigen Leistungsverzeichnisse in enger Abstimmung mit dem Fachbereich.
• Sie bearbeiten Rechnungen in SAP, prüfen diese gewissenhaft auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, übernehmen die ordnungsgemäße Kontierung und unterstützen die Kosten‑ und Leistungsrechnung durch eine präzise verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten.

Das sollten Sie mitbringen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen und Büroorganisation.
• Erfahrung in der Bearbeitung von Schriftverkehr und Dokumentenverwaltung.
• Fähigkeit, Informationen strukturiert aufzubereiten und verständlich darzustellen.

Das wäre wünschenswert:

• SAP‑Kenntnisse, insbesondere in der Rechnungsbearbeitung und Kosten-/Leistungsrechnung.
• Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen und Recherchen.
• Kenntnisse im Veranstaltungs‑ oder Sitzungsmanagement.

Zu Ihren persönlichen Stärken zählen:

• Ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz.
• Engagierte, zuverlässige, verantwortungsbewusste, selbstständige Arbeitsweise.
• Hohe Belastbarkeit, Entscheidungsfreude und Einsatzbereitschaft.
• Sicheres, verbindliches Auftreten, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen.

Entgeltgruppe: E8. Die Vergütung erfolgt gemäß der o.g. Entgeltgruppe. Die individuelle Festlegung der Entgeltstufe richtet sich nach den Vorgaben des MTV-Autobahn.

Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal. Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Kontakt: Für Fragen im Zusammenhang mit der angebotenen Stelle bzw. Ihrer Bewerbung kontaktieren Sie gerne: Herrn Dirk Wippermann, Außenstellenleiter der Außenstelle Hamm, Tel: +49 1737424555 | Dirk.Wippermann@autobahn.de oder Helena Peter | Telefonnummer: +49 1736643307 | E-Mail: HELENA.PETER@AUTOBAHN.DE.

Bei der ausgeschriebenen Position handelt es sich um eine solche in einem sensiblen (ggf. korruptionsgefährdeten) Arbeitsbereich. Die konkreten Maßnahmen zur Überprüfung der Zuverlässigkeit können in der unten aufgeführten Datenschutzinformation nachgelesen werden.

Das erwartet Sie bei uns:

• Zukunft. Aktive Mitgestaltungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Unternehmen, abwechslungsreiche Tätigkeiten, deutschlandweite berufliche Perspektiven.
• Familie & Freizeit. Mobiles Arbeiten/Telearbeit/flexible Arbeitszeitgestaltung - wo immer möglich, 30+1 Tage Urlaub, über 200 Standorte bundesweit, Unterstützung bei Kinderbetreuung oder Pflege.
• Miteinander. Offene Kommunikation, konstruktive Fehlerkultur, Chancengleichheit, solidarische Unternehmenskultur, wertschätzender Umgang.
• Fairness. Hauseigener Tarifvertrag, faire Vergütung nach Tätigkeit statt Formalqualifikation, Interessenvertretung durch Betriebsräte und Gewerkschaften.
• Sicherheit. Sicherer Arbeitsplatz durch 100% Bundeseigentum mit Elementen aus freier Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung, attraktive Altersvorsorge.

Haben Sie Fragen zu unseren Angeboten für Mitarbeitende? Dann lesen Sie diese gerne auf unserer Karriereseite nach oder sprechen uns an.

Gemeinsam Großes bewegen: Ein respektvoller Umgang miteinander und Freude bei der Arbeit stehen für uns im Mittelpunkt. Wir glauben an den Erfolg von divers aufgestellten Teams mit unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven, Erfahrungen und Fähigkeiten. Daher begrüßen wir ausdrücklich alle Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht/ Geschlechtsidentität, Alter, Nationalität, Behinderung, Religion oder sexueller Orientierung. Dies schließt die besondere Berücksichtigung schwerbehinderter Menschen bei gleicher Eignung ein. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Die Details zur Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten sowie zu Ihren Rechten gemäß DSGVO finden Sie unter diesem Link.