Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, koordiniere Termine und unterstütze bei Besprechungen.
- Unternehmen: Die Autobahn GmbH des Bundes - ein sicherer Arbeitgeber mit spannenden Projekten.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Jobticket und betriebliche Altersvorsorge.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Autobahn und arbeite in einem wertschätzenden Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Büroorganisation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Nachfolgend finden Sie alles, was Sie über diese Stelle wissen müssen und was von den Bewerbern erwartet wird.
Standort: Netphen
Unternehmen: Niederlassung Westfalen
Entgeltgruppe: E8
Fachbereich: Administration & Sekretariat
Erfahrungsniveau: Berufserfahrene
Vertrag: Befristet
Gemeinsam. Sicher. Mobil. Die Autobahn GmbH des Bundes ist seit dem als Betreiberin einer der größten und vielfältigsten Infrastrukturen für rund 13.200 Autobahnkilometer verantwortlich. Jeder Autobahnkilometer muss am Schreibtisch finanziert, geplant und eingekauft sowie mit Personal versorgt und juristisch begleitet werden. Als Arbeitgeberin bieten wir ein spannendes Umfeld, Raum für persönliche und berufliche Entfaltung sowie eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte.
Zur Unterstützung unseres Teams in der Außenstelle Netphen suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz (m/w/d) der Außenstellenleitung. Die Stelle ist befristet für die Dauer einer Elternzeit, voraussichtlich bis Ende 2027.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
- Sie sorgen für eine reibungslose Büroorganisation, übernehmen die Postbearbeitung und koordinieren Termine.
- Zudem gestalten Sie die Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen aktiv mit und führen Protokoll.
- Sie unterstützen die Planung und Organisation von Dienstreisen und stellen durch die sorgfältige Prüfung der Reisekostenabrechnungen deren sachliche und rechnerische Richtigkeit sicher.
- Sie führen fundierte themenbezogene Recherchen durch, entwickeln aussagekräftige Präsentationsvorschläge und bereiten Kommunikationsempfehlungen sowie organisatorische Abstimmungen mit internen und externen Beteiligten professionell vor.
- Sie ermitteln Bedarfe, rufen Leistungen aus bestehenden Rahmenverträgen ab und erstellen Beschaffungsanträge einschließlich der zugehörigen Leistungsverzeichnisse in enger Abstimmung mit dem Fachbereich.
- Sie bearbeiten Rechnungen in SAP, prüfen diese gewissenhaft auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, übernehmen die ordnungsgemäße Kontierung und unterstützen die Kosten- und Leistungsrechnung durch eine präzise verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten.
Das sollten Sie mitbringen:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen und Büroorganisation
- Erfahrung in der Bearbeitung von Schriftverkehr und Dokumentenverwaltung
- Fähigkeit, Informationen strukturiert aufzubereiten und verständlich darzustellen
- SAP-Kenntnisse, insbesondere in der Rechnungsbearbeitung und Kosten-/Leistungsrechnung
- Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen und Recherchen
- Kenntnisse im Veranstaltungs- oder Sitzungsmanagement
- Ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz
- Engagierte, zuverlässige, verantwortungsbewusste, selbstständige Arbeitsweise
- Hohe Belastbarkeit, Entscheidungsfreude und Einsatzbereitschaft
- Sicheres, verbindliches Auftreten, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
Die Vergütung erfolgt gemäß der o. g. Entgeltgruppe. Die individuelle Festlegung der Entgeltstufe richtet sich nach den Vorgaben des MTV-Autobahn.
Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal. Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.
Für Fragen im Zusammenhang mit der angebotenen Stelle steht Ihnen Herr Samuel Freund, Leiter der Außenstelle Netphen, zur Verfügung. Für Fragen zum Bewerbungsprozess kontaktieren Sie gerne Frau Christiane Wallenhorst, Personalbereich.
Unsere Benefits:
- Sicherheit & Fairness: Als Unternehmen des Bundes bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und Chancengleichheit in einem wertschätzenden Team.
- Familie & Freizeit: Verbinden Sie Arbeit, Familie und Freizeit - dank flexibler Arbeitszeiten und Unterstützung in unterschiedlichen Lebenslagen.
- Persönliche Mobilität: Ob Jobticket, hybrides Arbeiten oder persönliche Weiterbildung - mit uns kommen Sie voran.
- Finanzielle Vorteile: Mit vermögenswirksamen Leistungen und betrieblicher Altersvorsorge denken wir auch Ihre Zukunft mit.
- Gesundheit: Angebote wie ergonomische Arbeitsplätze oder Lebenslagencoaching stellen den Menschen in den Mittelpunkt.
Wir glauben an den Erfolg von divers aufgestellten Teams mit unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven, Erfahrungen und Fähigkeiten. Daher begrüßen wir ausdrücklich alle Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht/Geschlechtsidentität, Alter, Nationalität, Behinderung, Religion oder sexueller Orientierung. Dies schließt die besondere Berücksichtigung schwerbehinderter Menschen bei gleicher Eignung ein.
Assistenz (m/w/d) Außenstellenleitung Netphen Arbeitgeber: Die Autobahn GmbH des Bundes
Die Autobahn GmbH des Bundes bietet als Arbeitgeberin in Netphen ein sicheres und wertschätzendes Arbeitsumfeld, das Raum für persönliche und berufliche Entfaltung schafft. Mit flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Gesundheitsangeboten und der Möglichkeit zur hybriden Arbeit fördert das Unternehmen eine ausgewogene Work-Life-Balance. Zudem profitieren Mitarbeiter von attraktiven finanziellen Vorteilen und einem respektvollen Miteinander in einem divers aufgestellten Team.
Kontaktdaten:
Die Autobahn GmbH des Bundes Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz (m/w/d) Außenstellenleitung Netphen erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit der Autobahn GmbH zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Tipps geben oder dich sogar direkt empfehlen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Autobahn GmbH, ihre Projekte und Werte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch zur Unternehmenskultur passt.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unser Karriereportal! Das zeigt dein Interesse und du erhältst alle Informationen aus erster Hand. Außerdem kannst du sicher sein, dass deine Bewerbung schnell bearbeitet wird.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz (m/w/d) Außenstellenleitung Netphen mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also sei authentisch in deiner Bewerbung. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Eine klare Gliederung hilft uns, deine Qualifikationen schnell zu erfassen und macht einen professionellen Eindruck.
Anpassung ist der Schlüssel!:Passe dein Anschreiben an die Stelle an, auf die du dich bewirbst. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die für die Assistenz der Außenstellenleitung wichtig sind.
Bewirb dich über unser Karriereportal!:Vergiss nicht, dich über unser Karriereportal zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Die Autobahn GmbH des Bundes vorbereitet
✨Informiere dich über die Autobahn GmbH
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Autobahn GmbH des Bundes verschaffen. Informiere dich über ihre Projekte, Werte und die Rolle, die sie im deutschen Infrastruktursystem spielt. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder deine Erfahrung mit SAP unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Stelle als Assistenz der Außenstellenleitung zu untermauern.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, zu den Herausforderungen der Position oder zu den Erwartungen an die Assistenz sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Stelle interessiert bist und dir Gedanken machst.
✨Präsentiere dich professionell
Achte auf ein gepflegtes Erscheinungsbild und eine angemessene Kleidung für das Interview. Ein sicheres und verbindliches Auftreten kann einen positiven Eindruck hinterlassen und deine Kommunikationsfähigkeiten unterstreichen.
