Assistenz Verwaltung & Sekretariat (m/w/d)

Über uns

Das Institut für Klinische Transfusionsmedizin und Immungenetik Ulm nimmt als Gemeinschaftsunternehmen des DRK-Blutspendedienstes Baden-Württemberg – Hessen gemeinnützige GmbH und des Universitätsklinikums Ulm AÖR die Versorgung des Universitätsklinikums Ulm und vieler weiterer Einrichtungen mit transfusionsmedizinischer Labordiagnostik, Blutprodukten und Stammzellpräparaten wahr.

Ihre Aufgaben

• Sie arbeiten im Abteilungssekretariat und übernehmen die Koordination von Terminen sowie die allgemeine Korrespondenz.
• Sie organisieren Besprechungen und erstellen sowie pflegen Schulungs- und Besprechungsprotokolle.
• Sie verfassen Diagnostikbefunde in den Bereichen Abstammungsbegutachtung, Chimärismusdiagnostik und molekulargenetische Diagnostik und bereiten die entsprechenden Abrechnungsunterlagen vor.
• Sie unterstützen bei der Verwaltung von Personalunterlagen, einschließlich Urlaubslisten, Zielvereinbarungen und Neueinstellungen.
• Sie arbeiten eng mit Schnittstellen wie Personalabteilung, IT und Qualitätsmanagement zusammen.
• Sie koordinieren und betreuen den Ablauf gerichtlicher und privater Aufträge für Paternitätsgutachten im Bereich der Abstammungsbegutachtung in Abstimmung mit der Sachverständigen.
• Sie wirken im Qualitätsmanagement mit, insbesondere bei Jahresberichten, Ringversuchen sowie der Erstellung und Pflege von SOPs, Autorisierungslisten und Schulungs‑ bzw. Re‑Qualifizierungsmatrizen.

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung wie z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte, MFA / Medizinische Fachangestellte (jeweils m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Sekretariats‑ oder Assistenzbereich sowie in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, sowie modernen digitalen Kommunikationsmitteln.
• Fließende Deutschkenntnisse, Grundkenntnisse Englischkenntnisse von Vorteil.
• Freude an verantwortungsbewusstem und selbstständigem Arbeiten, Flexibilität sowie Teamfähigkeit.
• Idealerweise eine gewisse Affinität und Interesse zu Themen der molekulargenetischen Diagnostik mit entsprechender Vorerfahrung, jedoch nicht zwingend erforderlich.

Unser Angebot

• Ein umfangreiches Vergütungspaket nach TV‑L, welches neben einem attraktiven Gehalt zusätzliche Leistungen wie bspw. Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt beinhaltet.
• Eine betriebliche Altersversorgung (VBL‑U), damit Sie für die Zukunft planen können.
• 30 Tage Urlaub.
• Helle, angenehme Räumlichkeiten und eine ansprechende Laborumgebung.
• Ein Zuschuss zum D‑Ticket, zur Kinderbetreuung und zur Ferienbetreuung von Schulkindern.
• Ein betriebliches Gesundheitsmanagement, u.a. mit Kostenübernahme für Gesundheitskurse, Zuschuss zur Arbeitsplatzbrille und kostenlose Grippeimpfung.
• Zugang zum externen Unterstützungsprogramm „Mein EAP“ mit einem umfassenden Beratungsspektrum und Hilfsangeboten für persönliche Anliegen – auch für Angehörige.
• Eine Mitgliedschaft im Firmenfitness‑Netzwerk „EGYM wellpass“ mit über 9.000 Sport‑ und Wellnessangeboten in ganz Deutschland sowie Zugang zur WorkLifePortal‑App mit umfangreichen digitalen Angeboten rund um das Thema Gesundheit.
• Rabatte bei verschiedenen Unternehmen durch einen Rahmenvertrag mit dem DRK und Corporate Benefits.
• Eine Mitarbeiterkantine mit vergünstigtem Mittagessen und Snack‑Angeboten.
• Eine herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher gesellschaftlicher Verantwortung, bei der Sie sich fachlich und persönlich weiterentwickeln können.
• Ein hoch motiviertes und kompetentes Team.
• Vielfältige Fort‑ und Weiterbildungsangebote.
• Ein krisen‑ und KI‑sicherer Arbeitsplatz in einem medizinisch hochtechnisierten und innovativen Unternehmen.

Weitere Informationen

Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet, jedoch wird eine langfristige Beschäftigung angestrebt.