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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines stabilen, werteorientierten Unternehmens in der Wohnungswirtschaft.
- Mitarbeitervorteile: Genieße ein professionelles Arbeitsumfeld mit hoher Lebensqualität im Bodenseeraum.
- Warum dieser Job: Erlebe eine spannende Rolle mit viel Verantwortung und Raum für Mitgestaltung.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungsebene haben.
- Andere Informationen: Arbeite im Duo-Sekretariat und profitiere von kollegialer Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für unseren Mandanten suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) im Raum Bodensee | Vollzeit | strategisch, diskret, wirksam.
Sie halten den Rücken frei, wo andere Diskussionen führen? In dieser Schlüsselrolle bilden Sie gemeinsam mit einer zweiten Assistenz ein eingespieltes Team auf Augenhöhe. Sie denken mit, ordnen, strukturieren und sorgen dafür, dass die Geschäftsführung den Kopf frei hat. Sie behalten den Überblick, erkennen, was wirklich wichtig ist, und handeln vorausschauend, auch dann, wenn andere noch sortieren. Diese Position ist kein Platz für klassische „Office-Manager:innen“, sondern für Menschen, die Klartext können, mitdenken und mittragen, ohne sich selbst in den Vordergrund zu stellen.
Effiziente Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben:
- Eigenständiges Terminmanagement, inklusive Priorisierung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
- Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen für strategische Themen
- Schnittstellenkommunikation mit internen Fachbereichen und externen Partnern
- Dokumentenmanagement und Ablagestrukturierung inklusive Reporting und Nachverfolgung von Aufgaben
- Vertretung im Duo-Sekretariat mit klarer Rollenverteilung und enger Abstimmung
- Vorausschauende Organisation des Geschäftsführungsalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
- Verantwortungsvolle Unterstützung im Tagesgeschäft sowie bei vertraulichen Vorgängen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungsebene oder im gehobenen Office-Management
- Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten und ein hoher Qualitätsanspruch
- Souveräner Umgang mit komplexen Situationen, auch unter Zeitdruck
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Verbindliche, klare Kommunikation – schriftlich wie mündlich, intern wie extern
- Diskretion, Loyalität und Integrität sind für Sie selbstverständlich
- Teamfähigkeit und Freude an kollegialer Zusammenarbeit im Assistenz-Duo
- Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und ein Gespür für das Wesentliche
Wir bieten:
- Eine anspruchsvolle Assistenzposition in einem wirtschaftlich stabilen, werteorientierten Unternehmen
- Zusammenarbeit mit einer strategisch denkenden Geschäftsführung
- Ein Arbeitsumfeld mit hoher Professionalität, klaren Strukturen und Raum für Mitgestaltung
- Kollegiale Zusammenarbeit auf Augenhöhe im Duo-Sekretariat
- Ein Standort mit hoher Lebensqualität – im Herzen des Bodenseeraums
Kontaktperson:
Die Profilerin E. Chiara Hartmann HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Wohnungswirtschaft tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Interviews vor, indem du dir typische Fragen für Assistenzpositionen überlegst. Überlege dir auch, wie du deine Erfahrungen im Umgang mit komplexen Situationen und Zeitdruck konkret darstellen kannst.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über das Unternehmen und seine Werte. Zeige in Gesprächen, dass du die Philosophie des Unternehmens verstehst und bereit bist, diese aktiv zu unterstützen. Das zeigt dein Interesse und deine Identifikation mit der Position.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Eigeninitiative! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Messen teilzunehmen, die mit der Wohnungswirtschaft zu tun haben, nutze diese Gelegenheiten, um dich zu vernetzen und mehr über die Branche zu erfahren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich gründlich über das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Verstehe die Werte und die strategische Ausrichtung des Unternehmens, um in deinem Anschreiben gezielt darauf eingehen zu können.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Assistenz der Geschäftsführung wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit komplexen Situationen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du darlegst, warum du die ideale Besetzung für diese Position bist. Gehe auf deine Teamfähigkeit, Diskretion und dein Organisationstalent ein und zeige, wie du die Geschäftsführung unterstützen kannst.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbungsunterlagen von jemand anderem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte besonders auf klare und verbindliche Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Die Profilerin E. Chiara Hartmann vorbereitest
✨Bereite dich auf die Schlüsselrolle vor
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Assistenz der Geschäftsführung. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten in Bezug auf strategisches Denken und Organisation präsentieren kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da klare Kommunikation in dieser Position entscheidend ist, übe, wie du deine Gedanken strukturiert und präzise ausdrücken kannst. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur effektiven Kommunikation unter Beweis stellen.
✨Demonstriere Diskretion und Loyalität
Sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Integrität und Loyalität betreffen. Teile Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du vertrauliche Informationen behandelt hast.
✨Betone deine Teamfähigkeit
Da du im Duo-Sekretariat arbeiten wirst, ist es wichtig, deine Teamfähigkeit zu betonen. Bereite Geschichten vor, die zeigen, wie du erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
