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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du planst und koordinierst administrative Aufgaben im Sekretariat der Geschäftsführung.
- Arbeitgeber: Die TUM Campus Heilbronn ist ein innovativer Lehr- und Forschungsstandort für digitale Technologien.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Option und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem inspirierenden Umfeld mit internationalen Studierenden.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist vorerst auf 2 Jahre befristet, mit Aussicht auf Übernahme.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Auf Initiative der Dieter Schwarz Stiftung betreibt die Technische Universität München einen eigenen Lehr- und Forschungsstandort am Bildungscampus Heilbronn. Der Campus steht unter dem Leitgedanken „for The Digital Age“ und fokussiert sich auf die Chancen und Herausforderungen des digitalen Zeitalters, u.a. in den Bereichen Künstliche Intelligenz, Data Science und Informatik. Die Besonderheit des Campus liegt vor allem in der Verzahnung von Management und digitalen Technologien und beschäftigt sich mit Zukunftsthemen rund um Mittelstand und Familienunternehmen.
Unsere interdisziplinären Bachelor- und Masterstudiengänge konzentrieren sich auf die Vermittlung der neuesten technologischen und für das Management relevanten Kompetenzen und werden in Englisch gelehrt. Der Campus bietet den überwiegend internationalen Studierenden nicht nur exzellente Lehre, sondern auch ein inspirierendes Studentenleben in einer der innovativsten High-Tech-Regionen Europas in unmittelbarer Nähe von Weltmarktführern und Hidden Champions.
Für Die TUM Campus Heilbronn gGmbH suchen wir zum schnellstmöglichen Zeitpunkt (vorerst auf 2 Jahre befristet, mit Aussicht auf Übernahme) eine
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 30 Stunden pro Woche)
In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eigenverantwortlich die Planung, Koordination und Durchführung administrativer Aufgaben im Sekretariat der Geschäftsführung. Dabei treten Sie mit internen sowie externen Partnern aus der Wissenschaft, Politik und Industrie auf regionaler, nationaler und internationaler Ebene in Kontakt.
Ihre Aufgaben
- Planung, Durchführung und Koordination administrativer Abläufe im Sekretariat
- Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Geschäftskorrespondenz
- Inhaltliche Erfassung und eigenständige Aufbereitung des Postein- und ausgangs
- Terminplanung und Ablaufkoordination für den Geschäftsführer
- Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Administration sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen und Gästeempfängen
- Interne und externe Recherche zu Projektvorhaben
- Organisation von Veranstaltungen (intern und extern), inkl. Koordination der Dienstleister (Tagungshotels, Catering etc.) und inklusive Beschaffungswesen
- Rauminfrastruktur und Raumvorbereitung
- Datenpflege CRM und Verwaltung Kontaktmailadressen
Ziele der Stelle:
- Optimierung der Arbeitsabläufe für den Geschäftsführer
- Sicherstellung einer hohen Servicequalität in den organisatorischen und administrativen Abläufen
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
- Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
- Sehr gute Koordinations- und Organisationsfähigkeit
- Sehr gutes Zeitmanagement
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Serviceorientierung und ausgeprägter Teamplayer
- Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Professionelles Verhalten gegenüber internen sowie externen Partnern
- Hervorragende Kenntnisse in allen gängigen MS-Office Produkten sowie Erfahrung mit CRM-Systemen
- Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit im Umfeld einer modernen Universität
- Selbständige und verantwortungsvolle Arbeit
- Flexible Arbeitszeiten in Abstimmung mit Ihrem Team und Option auf Homeoffice
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), Entgeltgruppe 8
Interesse geweckt?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen bis 20.08.2025.
Die TUM Campus Heilbronn gGmbH
Bildungscampus 2
74076 Heilbronn
www.tumheilbronn-ggmbh.de
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: Die TUM Campus Heilbronn gGmbH
Kontaktperson:
Die TUM Campus Heilbronn gGmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen, die in der akademischen oder administrativen Welt tätig sind. Suche nach Alumni der Technischen Universität München oder anderen relevanten Institutionen, um wertvolle Einblicke und Empfehlungen zu erhalten.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen am TUM Campus Heilbronn. Zeige in Gesprächen oder Netzwerktreffen, dass du ein echtes Interesse an den Themen Künstliche Intelligenz, Data Science und deren Anwendung im Management hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Organisation und Koordination von administrativen Abläufen vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen. Dies zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, um deine Englischkenntnisse zu demonstrieren. Da die Studiengänge in Englisch unterrichtet werden, ist es wichtig, dass du dich auch in dieser Sprache sicher ausdrücken kannst. Übe, indem du an englischsprachigen Veranstaltungen teilnimmst oder dich mit Muttersprachlern austauschst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position als Assistenz der Geschäftsführung relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Sekretariatsbereich.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Optimierung der Arbeitsabläufe beitragen können. Zeige deine Serviceorientierung und Teamfähigkeit auf.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch oder lass es von jemand anderem Korrektur lesen. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Formulierungen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Die TUM Campus Heilbronn gGmbH vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen administrativen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse in MS-Office und CRM-Systemen
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS-Office und eventuell auch in CRM-Systemen auffrischst. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
✨Serviceorientierung betonen
Da die Position eine hohe Servicequalität erfordert, solltest du während des Interviews betonen, wie wichtig dir die Zufriedenheit interner und externer Partner ist. Bereite Beispiele vor, in denen du durch deinen Service einen positiven Unterschied gemacht hast.
✨Sprachkenntnisse hervorheben
Da sowohl Deutsch als auch Englisch gefordert sind, sei bereit, deine Sprachkenntnisse unter Beweis zu stellen. Du könntest beispielsweise einige Fragen auf Englisch beantworten oder deine Erfahrungen in internationalen Kontexten schildern.
