PMO (m/w/d) Back-Office-Unterstützung im IT-Lizenzmanagement (Remote 80%) in Stuttgart

Unterstützung des zentralen IT-Lizenzmanagements bei der organisatorischen und administrativen Abwicklung von Geschäftsprozessen mit Schwerpunkt auf Ticketbearbeitung, Vertragsverwaltung, Datenpflege und Dokumentation.

Ihr Aufgabengebiet:

• Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs.
• Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und selbständige Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem.
• Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten mit Empfang und Betreuung von Gästen, Mitarbeitenden und externen Dienstleistenden.
• Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie die Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung von offenen Punkten.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Anfertigung von Protokollen oder Sachstandsberichten wie beispielsweise Vermerken.
• Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive deren Reporting.
• Übernahme von Verantwortung in der Datenpflege des zentralen Lizenzmanagement-Tools.
• Koordination zwischen den Abteilungen bezüglich Ansprechpersonen für die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung inklusive persönlicher Vorlagen von Dokumenten zur eigenhändigen Unterschrift bei den verantwortlichen Personen vor Ort in Absprache mit der Teamleitung.
• Allgemeine Projekttätigkeiten.
• Allgemeine organisatorische Aufgaben.

Ihre Expertise:

• A-Kriterien:
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. Niveaustufe C2).
• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelor-Studium oder höher der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung. Alternativ eine kaufmännische Berufsausbildung beziehungsweise aufgrund ihrer/ seiner beruflichen Qualifikation und mindestens zweijähriger einschlägiger Tätigkeiten über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen im genannten Umfeld.
• Berufserfahrung in mindestens einem der nachfolgend aufgezählten Bereiche: Back Office, Büromanagement oder vergleichbare Tätigkeiten (mind. 2 Jahre innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026)).
• Erfahrung mit den Programmen Microsoft Outlook / Word / Excel / PowerPoint / OneNote (mind. 2 Jahre innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026)).
• B-Kriterien:
• Erweiterte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Word (Formatierung von Layouts, Nutzung von Inhaltsverzeichnissen mit Verweisen, Einbindung von Illustrationen oder Grafiken).
• Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Outlook und der Bewirtschaftung des Postfachs für das gesamte Lizenzmanagement-Team (Regel- und Berechtigungsverwaltung, Kategorisierung über mehrere Postfächer, Serien-Terminverwaltung).
• Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Excel (sVerweis, Pivot-Tabellen, Bedingte Formatierung).
• Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung.
• Berufserfahrung bei einem IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung (mind. 1 Jahr innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (10/2021 – 10/2026)).
• Erfahrung in der Arbeit in einer Landesverwaltung.
• Erfahrung in der Nutzung eines IT-Ticketsystems aus den letzten fünf Jahren (10/2021 – 10/2026).
• Berufserfahrung in der Nutzung der Tool-Suite USU Servicemanagement des Unternehmens USU GmbH (mind. 1 Jahr innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (10/2021 – 10/2026)).
• Erfahrung in der Erstellung von Beschlussprotokollen.
• Erfahrung in der Erstellung von Verlaufsprotokollen.
• Erfahrung in der Erstellung von Ergebnisprotokollen.
• Erfahrung in der Erstellung von Sachstandsberichten.
• Erfahrung in der Erstellung von Projektberichten.
• Erfahrung in der Organisation von wöchentlichen Präsenzmeetings.
• Erfahrung in der Termin- und Veranstaltungsmanagement mit einer Teilnehmerzahl größer zehn Personen.
• Erfahrungen in der Verwaltung und Nutzung von E-Signaturprogrammen (mind. 5 Monate innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026)).
• Berufserfahrung im Bereich Lizenzmanagement (mind. 1 Jahr innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026)).
• Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten (mind. 2 Projekte innerhalb der letzten drei Berufsjahre (09/2023 – 09/2026)).
• Besuch einer Schulung zu TYPO3 in den letzten drei Jahren (09/2023 – 09/2026) zur Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten.
• Erfahrungen in der Umsetzung von TYPO3 Intranet-Seiten aus den letzten drei Jahren (09/2023 – 09/2026) (1 Projekt oder 2 Projekte).

Unser Angebot:

• Anspruchsvolle Tätigkeit in einer zukunftsorientierten Branche.
• Hoch motiviertes Umfeld in einer dynamisch wachsenden Unternehmensgruppe.
• Unterstützung bei Ihrer Entwicklung.

Die Vergütung erfolgt nach dem gültigen GVP-Tarifvertrag (ehemals iGZ/DGB-Tarifvertrag) entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung. Zusätzlich erhalten Sie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie tarifliche Zuschläge.

Ihr DIGIT4U BS Ansprechpartner für diese Position:

Dann senden Sie uns noch heute Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angaben zu Ihrem Gehaltswunsch und frühestmöglichem Eintrittstermin an bewerbung@digit4u-bs.de. Wir weisen darauf hin, dass der Versand von Bewerbungsunterlagen mit einer unverschlüsselten E-Mail unsicher sein kann und alternativ die Bewerbungsunterlagen per Post und / oder durch die Nutzung der Onlinebewerbungsmöglichkeit übermittelt werden können.

Über uns:

Die DIGIT4U - Business Solutions GmbH ist auf die Anforderungen von öffentlichen Auftraggebern auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene sowie Kunden aus dem industriellen Enterprise-Umfeld spezialisiert. Die Leistungen umfassen unter anderem IT Services und Consulting, Beratung zu Transformations- und Digitalisierungsprojekten sowie Programm- und Projektmanagement. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, technologische, organisatorische und betriebswirtschaftliche Fragestellungen in konkrete technische Lösungen zu verwandeln.