Ihre Aufgaben
Als persönliche Assistenz des Vorstands bist Du die rechte Hand unseres Vorstands und sorgst für einen reibungslosen Ablauf aller organisatorischen und administrativen Aufgaben im Unternehmen. Dazu gehören insbesondere:
✓ Terminkoordination & Reiseorganisation Du planst, koordinierst und überwachst alle Termine des Vorstands und sorgst für einen strukturierten Kalender. Geschäftsreisen (national & international) organisierst Du eigenständig und behältst stets den Überblick. |
✓ Meetings & Events Du organisierst Meetings, Arbeitsgruppen und BreakOut Sessions (ein- bis dreitägige Veranstaltungen unseres deutschlandweiten Teams) und sorgst für eine perfekte Vorbereitung und Durchführung. Auch bei internen und externen Veranstaltungen bist Du federführend. |
âś“ Kommunikationsmanagement Du ĂĽbernimmst die interne und externe Korrespondenz, priorisierst und filterst Anfragen und stellst eine professionelle Kommunikation sicher. |
âś“ Dokumenten- & Personalaktenverwaltung Du fĂĽhrst die digitale Ablage von Dokumenten, scannst und archivierst diese in unseren Dokumentmanagementsystemen. AuĂźerdem pflegst und verwaltest Du digitale Personalakten. |
âś“ Fuhrparkmanagement Du kĂĽmmerst Dich um die Verwaltung unseres Firmenfuhrparks, inklusive Terminkoordination fĂĽr Wartungen und die Organisation von Fahrzeugwechseln. |
✓ Projektunterstützung Du unterstützt den Vorstand aktiv bei strategischen und operativen Projekten, führst Recherchen durch und bereitest Entscheidungsvorlagen sowie Präsentationen vor. |
✓ Diskretion & Vertraulichkeit Du bist Sparringspartner und Vertraute/r des Vorstands und übernimmst hochsensible Aufgaben mit absoluter Diskretion und Loyalität. |
✓ Flexibilität & Hands-on-Mentalität Kein Tag ist wie der andere: Du erkennst, wo Unterstützung gebraucht wird, und packst mit an – egal ob organisatorische Ad-hoc-Tasks oder komplexe Verwaltungsprozesse. |
Ihr Profil
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder ein betriebswirtschaftliches Studium – wichtiger als Dein Abschluss ist uns aber Dein Organisationstalent!
- Du bringst mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Rolle mit und hast idealerweise schon auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene gearbeitet.
- Du bist kommunikationsstark, proaktiv und gehst Herausforderungen strukturiert und lösungsorientiert an.
- Du bist absolut diskret, loyal und souverän im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Du hast einen hohen Anspruch an Genauigkeit und Effizienz – Multitasking und Priorisierung sind für Dich selbstverständlich.
- Du beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift – beides ist essenziell für Deine tägliche Arbeit.
- Du bist versiert im Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint) und hast Erfahrung mit Dokumentmanagementsystemen.
- Du hast Freude daran, in einem dynamischen, mittelständischen Umfeld mit flachen Hierarchien zu arbeiten.
Warum wir?
âś“ Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand: Du bekommst tiefe Einblicke in die UnternehmensfĂĽhrung und arbeitest direkt mit dem Vorstand zusammen.
✓ Vielfältige Aufgaben: Kein Tag gleicht dem anderen – Du übernimmst eine breite Palette an Aufgaben und kannst Deine Stärken voll ausspielen.
✓ Hoher Gestaltungsspielraum: Deine Ideen und Dein Organisationstalent sind gefragt – Du kannst Prozesse aktiv mitgestalten.
✓ Dynamisches & wertschätzendes Team: Wir sind eine mittelständische Beratungs-Boutique mit hoher Professionalität und einer familiären Kultur.
✓ Langfristige Perspektive: Wir setzen auf langfristige Zusammenarbeit und bieten Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen.
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Ăśber uns
Willkommen bei der Digital CFO AG
Assistenz des Vorstands (m/w/d) Arbeitgeber: Digital CFO Services GmbH
Kontaktperson:
Digital CFO Services GmbH HR Team