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FĂĽr Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du bist die rechte Hand des Vorstands und organisierst Termine, Meetings und Reisen.
- Arbeitgeber: Die Digital CFO AG ist eine dynamische Beratungs-Boutique mit flachen Hierarchien.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, ein wertschätzendes Team und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Erhalte tiefe Einblicke in die UnternehmensfĂĽhrung und gestalte Prozesse aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, Organisationstalent und Erfahrung in Assistenzrollen.
- Andere Informationen: Multitasking und Diskretion sind für Dich selbstverständlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Als persönliche Assistenz des Vorstands bist Du die rechte Hand unseres Vorstands und sorgst für einen reibungslosen Ablauf aller organisatorischen und administrativen Aufgaben im Unternehmen.
- Terminkoordination & Reiseorganisation: Du planst, koordinierst und überwachst alle Termine des Vorstands und sorgst für einen strukturierten Kalender. Geschäftsreisen (national & international) organisierst Du eigenständig und behältst stets den Überblick.
- Meetings & Events: Du organisierst Meetings, Arbeitsgruppen und BreakOut Sessions (ein- bis dreitägige Veranstaltungen unseres deutschlandweiten Teams) und sorgst für eine perfekte Vorbereitung und Durchführung. Auch bei internen und externen Veranstaltungen bist Du federführend.
- Kommunikationsmanagement: Du ĂĽbernimmst die interne und externe Korrespondenz, priorisierst und filterst Anfragen und stellst eine professionelle Kommunikation sicher.
- Dokumenten- & Personalaktenverwaltung: Du fĂĽhrst die digitale Ablage von Dokumenten, scannst und archivierst diese in unseren Dokumentmanagementsystemen. AuĂźerdem pflegst und verwaltest Du digitale Personalakten.
- Fuhrparkmanagement: Du kĂĽmmerst Dich um die Verwaltung unseres Firmenfuhrparks, inklusive Terminkoordination fĂĽr Wartungen und die Organisation von Fahrzeugwechseln.
- Projektunterstützung: Du unterstützt den Vorstand aktiv bei strategischen und operativen Projekten, führst Recherchen durch und bereitest Entscheidungsvorlagen sowie Präsentationen vor.
- Diskretion & Vertraulichkeit: Du bist Sparringspartner und Vertraute/r des Vorstands und übernimmst hochsensible Aufgaben mit absoluter Diskretion und Loyalität.
- Flexibilität & Hands-on-Mentalität: Kein Tag ist wie der andere: Du erkennst, wo Unterstützung gebraucht wird, und packst mit an – egal ob organisatorische Ad-hoc-Tasks oder komplexe Verwaltungsprozesse.
Ihr Profil
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder ein betriebswirtschaftliches Studium – wichtiger als Dein Abschluss ist uns aber Dein Organisationstalent!
- Du bringst mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Rolle mit und hast idealerweise schon auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene gearbeitet.
- Du bist kommunikationsstark, proaktiv und gehst Herausforderungen strukturiert und lösungsorientiert an.
- Du bist absolut diskret, loyal und souverän im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Du hast einen hohen Anspruch an Genauigkeit und Effizienz – Multitasking und Priorisierung sind für Dich selbstverständlich.
- Du beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift – beides ist essenziell für Deine tägliche Arbeit.
- Du bist versiert im Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint) und hast Erfahrung mit Dokumentmanagementsystemen.
- Du hast Freude daran, in einem dynamischen, mittelständischen Umfeld mit flachen Hierarchien zu arbeiten.
Warum wir?
- Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand: Du bekommst tiefe Einblicke in die UnternehmensfĂĽhrung und arbeitest direkt mit dem Vorstand zusammen.
- Vielfältige Aufgaben: Kein Tag gleicht dem anderen – Du übernimmst eine breite Palette an Aufgaben und kannst Deine Stärken voll ausspielen.
- Hoher Gestaltungsspielraum: Deine Ideen und Dein Organisationstalent sind gefragt – Du kannst Prozesse aktiv mitgestalten.
- Dynamisches & wertschätzendes Team: Wir sind eine mittelständische Beratungs-Boutique mit hoher Professionalität und einer familiären Kultur.
- Langfristige Perspektive: Wir setzen auf langfristige Zusammenarbeit und bieten Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen.
Klingt nach Deinem nächsten Karriereschritt? Dann bewirb Dich jetzt und werde Teil der Digital CFO AG!
Assistenz des Vorstands (m/w/d) Arbeitgeber: Digital CFO Services GmbH
Kontaktperson:
Digital CFO Services GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz des Vorstands (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Netzwerke aktiv nutzen! Suche nach Kontakten in der Branche, die dir wertvolle Einblicke geben können. LinkedIn ist eine großartige Plattform, um mit Fachleuten in Kontakt zu treten und mehr über die Unternehmenskultur bei uns zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich intensiv mit den Aufgaben und Anforderungen der Position auseinandersetzt. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du die geforderten Fähigkeiten bereits erfolgreich eingesetzt hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Flexibilität und Hands-on-Mentalität! Bereite dich darauf vor, im Gespräch zu erläutern, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast und wie du dich schnell an neue Situationen anpassen kannst.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über aktuelle Trends und Entwicklungen in der Branche. Dies zeigt nicht nur dein Interesse, sondern gibt dir auch die Möglichkeit, im Gespräch relevante Fragen zu stellen und deine proaktive Haltung zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz des Vorstands (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den genannten Punkten passen.
Individualisiere dein Anschreiben: Gestalte dein Anschreiben so, dass es auf die Position der Assistenz des Vorstands zugeschnitten ist. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Diskretion unter Beweis stellen.
Betone deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du in deinem Lebenslauf und Anschreiben betonen, wie du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast. Beispiele aus der Vergangenheit sind hier besonders hilfreich.
Präzision und Struktur: Achte darauf, dass deine Bewerbungsunterlagen klar strukturiert und fehlerfrei sind. Verwende eine professionelle Formatierung und überprüfe alles auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Digital CFO Services GmbH vorbereitest
✨Bereite Dich auf die Aufgaben vor
Informiere Dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben, die Du als Assistenz des Vorstands übernehmen würdest. Überlege Dir Beispiele aus Deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie Du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige Deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, Deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben und zeige, dass Du in der Lage bist, sowohl intern als auch extern professionell zu kommunizieren.
✨Betone Deine Diskretion und Loyalität
In dieser Position ist es wichtig, mit sensiblen Informationen umzugehen. Bereite Beispiele vor, die Deine Fähigkeit zur Diskretion und Loyalität unter Beweis stellen, und erkläre, wie Du in der Vergangenheit mit vertraulichen Informationen umgegangen bist.
✨Sei flexibel und anpassungsfähig
Die Rolle erfordert eine hohe Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell an wechselnde Anforderungen anzupassen. Bereite Dich darauf vor, Situationen zu beschreiben, in denen Du Deine Anpassungsfähigkeit unter Beweis gestellt hast, und zeige, dass Du bereit bist, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.
