Vacancy for Unit Head (Archives Unit) at International Atomic Energy Agency

Die Abteilung für Managements der Division für Allgemeine Dienste (MTGS) unterstützt die IAEA durch ihre vier Sektionen, nämlich die Sektion für Archive und Records (ARMS), die Sektion für Kommissariatsmanagement (CMS), die Sektion für Facility Management und allgemeine Unterstützung (FMGSS) und die Sektion für Seibersdorf-Laboratorien (SLSS). Die Sektion für Archive und Records Management etabliert einen Rahmen für die Erstellung und Verwaltung authentischer, zuverlässiger und nutzbarer Aufzeichnungen, die die Geschäftsprozesse und Aktivitäten der IAEA so lange unterstützen, wie sie benötigt werden. Die Sektion ist in drei Einheiten unterteilt: Digitale und Postdienste, Records und die Archiveinheit.

Hauptzweck

Unter der Aufsicht des Leiters der Sektion MTGS/ARMS stellt der Stelleninhaber die effiziente Verwaltung der Archiveinheit sicher und ist verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung von Strategien, Richtlinien, Verfahren und Leitlinien für die Archivdienste von ARMS.

Rolle

Der Leiter der Archiveinheit ist:

• Vorgesetzter der Archiveinheit, plant und verwaltet die Aktivitäten der Einheit, um die Bereitstellung effektiver und effizienter Archivdienste sicherzustellen und die Entwicklung seines/ihres Teams zu fördern;
• Experte für Archivierungsprozesse, Arbeitsabläufe und Archivmanagementsysteme, in der Lage, informierte Entscheidungen über die Erhaltung der Informationsressourcen der Agentur zu treffen;
• Spezialist für digitale Erhaltung, Archivmetadaten und elektronische Aufbewahrung, berät den Leiter der Sektion und den Direktor der Division;
• Verbindung zu anderen Abteilungen/Divisionen der Agentur in Bezug auf digitale Erhaltung, Metadaten und kontrollierten Zugang zu historischen Beständen der IAEA.

Funktionen / Erwartete Schlüsselergebnisse

• Beitrag zur Planung der Sektion mit Fokus auf sich ändernde Prioritäten und Streben nach Exzellenz im Einklang mit dem ergebnisorientierten Programmierungsansatz der IAEA, Unterstützung bei der Verwaltung der Sektion und Unterstützung des Sektionsleiters nach Bedarf;
• Planung, Organisation, Verwaltung und Bewertung der Arbeit des Teams der Archiveinheit, um die historischen Aufzeichnungen der IAEA zu bewahren; Sicherstellung, dass das Archivprogramm der IAEA solide und umfassend ist, um physische und digitale Aufzeichnungen während ihres Archivlebenszyklus zu verwalten;
• Beitrag zur Entwicklung von Richtlinien im Zusammenhang mit der Verwaltung von Archivsammlungen, kontinuierliche Aktualisierung der relevanten Kapitel des ARM-Handbuchs, der ARMS-Richtlinien und -verfahren zu Archivoperationen und langfristiger Erhaltung;
• Überwachung der physischen Repositories des IAEA-Archivs und des Records Centers, Gewährleistung von Erhaltungsstandards und Erfüllung von Sicherheitsanforderungen;
• Überwachung des Betriebs des Archivmanagementsystems gemäß den Qualitätsmanagementstandards, einschließlich der kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsabläufen. Überwachung der Wartung und Aktualisierung des Archivmanagementsystems, Sicherstellung der Veröffentlichung von Findhilfen für externe und interne Nutzer;
• Überwachung der Entwicklung und Implementierung eines digitalen Archivierungssystems. Unterstützung seiner Integration mit dem Archivmanagementsystem und anderen IAEA-Aufbewahrungssystemen. Definition von Verfahren und Arbeitsabläufen für die Übertragung und Erhaltung digitaler Archive;
• Vorbereitung von Arbeitsplänen, Sicherstellung einer ausgewogenen Arbeitslastverteilung, Überwachung der Arbeitsleistung, Bewertung des Entwicklungsbedarfs des Personals und Vorschlag von Entwicklungsplänen sowie Anleitung und Überwachung des Personals der Einheit;
• Identifizierung von Prioritäten und gezielten Projekten zur digitalen Erhaltung, elektronischen Aufbewahrung, Datenkuratierung und Digitalisierung in Bezug auf das Archivmaterial der IAEA, Vorschlag von Technologielösungen zur Bewältigung von Herausforderungen bei der Datenaufbewahrung auf lange Sicht;
• Überwachung des aktuellen Stands im Archivbereich, Forschung zu Archiv- und Aufbewahrungstheorien, um Wissen mit dem Sektionsteam zu teilen und bei agenturweiten Projekten zu beraten.