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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du organisierst und koordinierst alles im Office, von Veranstaltungen bis zu internen Abläufen.
- Arbeitgeber: Wir sind ein engagiertes Team in Frankfurt, das sich für Schulen und Stiftungen einsetzt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, bis zu 50% Remote-Arbeit und 30 Urlaubstage warten auf dich!
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den Arbeitsalltag und bringe Freude ins Team – deine Ideen zählen!
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder ähnliche Qualifikation, Organisationstalent und Kommunikationsfreude.
- Andere Informationen: Wir glauben an lebenslanges Lernen – auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst, bewirb dich!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine strukturierte, warmherzige und tatkräftige Persönlichkeit für den Bereich Office- & Organisationsmanagement. Eine Rolle mit Wirkung und Herz. Du sorgst dafür, dass bei uns intern und extern alles rundläuft. Du bist organisatorische Möglichmacherin, erster freundlicher Kontakt für Schulen und Stiftungen und die gute Seele des Teams. Die Rolle ist direkt der operativen Leitung unterstellt und arbeitet eng mit Personal & Kultur zusammen. Die Stelle kann sowohl in Teil- als auch in Vollzeit besetzt werden (30-38 Stunden/Woche).
- Organisation & Struktur
- Steuerung interner Abläufe (Post, Bestellungen, Ablage)
- Planung und Organisation von internen & externen Veranstaltungen (inkl. Logistik & Reisen)
- Pflege und Weiterentwicklung unserer Büroorganisation und Arbeitsprozesse
- Erstkontakt für Schulen (inkl. Dokumentation und Weiterleitung)
- Aufbau und Pflege erster Kontakte zu Stiftungen
- Unterstützung von Community Calls (digitale Sprechstunden für Mentor:innen)
- Koordination von Zugängen, Einladungen
- Erstellung und Pflege eines internen Prozess-Handbuchs
- Gestaltung kleiner Alltagsfreuden: von Lieblingsobst bis Kuchenfreude
- Unterstützung von Feel-Good-Maßnahmen und Teamritualen
- Zusammenarbeit mit HR zur Stärkung von Zusammenarbeit und Teamgeist
Erfolgreicher Abschluss einer Ausbildung z.B. in kaufmännischem Büromanagement oder einer ähnlichen Qualifikation oder Weiterbildung. Erfahrung im Office Management, Veranstaltungsorganisation oder vergleichbaren Rollen. Herzliche Kommunikation, Organisationstalent und Zuverlässigkeit. Freude am Kontakt mit Schulen und gemeinnützigen Partnern. Lust, aktiv zu gestalten und den Arbeitsalltag für alle schöner zu machen. Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Google Workspace, Zoom, Slack etc.). Bereitschaft zu Präsenzzeiten in Frankfurt (Remote bis zu 50 %).
Mit deiner Arbeit leistest du einen sinnvollen Beitrag, mit dem du die Welt retten wirst — zumindest ein bisschen. Unser Büro liegt zentral in Frankfurt am Main, du kannst bis zur Hälfte deiner Arbeitszeit mobil arbeiten. Familie wird bei uns genauso großgeschrieben, wie alle anderen Lebensentwürfe. Deshalb unterstützen wir selbstorganisiertes Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten. Auf dich warten ein intrinsisch motiviertes Team und viele Möglichkeiten, das Unternehmen mitzugestalten. Wir bieten dir eine faire Bezahlung sowie weitere Benefits (Bikeleasing, bAV, etc.). Wir möchten, dass du dich mit 30 Urlaubstagen im Jahr erholst. Fachliche und persönliche Weiterbildung unterstützen wir gerne.
Auch wenn du nicht alle oben genannten Punkte erfüllst, kannst du uns gerne deine Bewerbungsunterlagen zusenden. Wir glauben an lebenslanges Lernen und sind offen, von dir überrascht zu werden! Schicke uns deinen aussagekräftigen Lebenslauf und beantworte uns in deinem Anschreiben die Frage, weshalb du genau die/der richtige Mitarbeiter*in für unser Office- & Organisationsmanagement bei uns bist. Wir behalten uns vor auch im laufenden Ausschreibungsprozess schon Gespräche zu führen. Bitte gib deinen Gehaltswunsch sowie deine präferierte wöchentliche Arbeitszeit an!
Office- & Organisationsmanager*in Arbeitgeber: Digitale Helden gGmbH
Kontaktperson:
Digitale Helden gGmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office- & Organisationsmanager*in
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits im Office-Management oder in ähnlichen Bereichen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Unternehmenskultur von StudySmarter. Besuche unsere Social-Media-Kanäle und unsere Website, um ein Gefühl für unsere Werte und Arbeitsweise zu bekommen. Das hilft dir, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu nennen. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich Veranstaltungen organisiert oder interne Abläufe verbessert hast. Diese Geschichten machen dich im Gespräch greifbarer.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Rolle! Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du aktiv zur Verbesserung des Arbeitsalltags beitragen möchtest. Deine Leidenschaft und dein Engagement können den Unterschied machen und uns überzeugen, dass du die richtige Wahl bist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office- & Organisationsmanager*in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über StudySmarter und die spezifischen Anforderungen der Position. Besuche unsere Website, um mehr über unsere Unternehmenskultur und Werte zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er deine Erfahrungen im Office Management und in der Veranstaltungsorganisation hervorhebt. Achte darauf, relevante Fähigkeiten und Erfolge klar darzustellen.
Motivationsschreiben verfassen: Beantworte in deinem Anschreiben die Frage, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team im Office- & Organisationsmanagement bist. Zeige deine Leidenschaft für Organisation und Kommunikation.
Gehaltswunsch und Arbeitszeit angeben: Vergiss nicht, deinen Gehaltswunsch sowie deine bevorzugte wöchentliche Arbeitszeit in deiner Bewerbung anzugeben. Dies hilft uns, deine Erwartungen besser zu verstehen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Digitale Helden gGmbH vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über die Organisation und deren Werte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen im Office Management und der Veranstaltungsorganisation zu den Anforderungen der Stelle passen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du der erste Kontakt für Schulen und Stiftungen bist, ist es wichtig, dass du während des Interviews freundlich und offen kommunizierst. Übe, wie du dich klar und herzlich ausdrücken kannst.
✨Betone deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Organisation und Strukturierung von Abläufen zeigen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit interne Prozesse optimiert hast.
✨Stelle Fragen
Zeige dein Interesse an der Rolle, indem du Fragen zur Teamkultur, den Erwartungen an die Position und den Möglichkeiten zur Mitgestaltung stellst. Das zeigt, dass du aktiv an der Verbesserung des Arbeitsalltags interessiert bist.
