Office Manager*in - [\'Homeoffice\', \'Vollzeit\']

Wir gestalten einen digitalen Staat – gemeinsam mit der Verwaltung. Als Partner auf Augenhöhe stärken wir die Verwaltung auf ihrem Weg, die eigene Digitalisierung selbst voranzutreiben. Mit eigener iterativer Produktentwicklung und unserem Einsatz für bessere Rahmenbedingungen schaffen wir die Grundlage für digitale Lösungen, die skalierbar und wirksam sind.

Als Office Manager*in gestaltest Du unseren Büroalltag aktiv mit und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. Dabei übernimmst Du vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben – von der gesamten Büroorganisation über den Support unserer Events und Team-Meetings bis hin zu Maßnahmen zur Arbeitssicherheit. Du wirst Teil unseres 16-köpfigen People & Workplace Teams.

Du hältst den Büroalltag am Laufen – bestellst und verwaltest Büromaterialien, Snacks und Getränke, sorgst für Ordnung sowie die Vorbereitung von Besprechungsräumen. Du unterstützt unser Team bei administrativen Aufgaben, z. B. bei der Datenpflege, Postbearbeitung, Ablage und Terminvereinbarungen (bspw. für Recruiting-Interviews). Du bereitest interne Meetings und kleinere Veranstaltungen vor, inklusive Technik-Set-up für hybride Formate. Du bist unsere Schnittstelle zum Vermietenden, triffst Absprachen und organisierst Reparaturen. Du kümmerst dich um die Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Arbeitssicherheit im Büro. Du bringst dich bei der Organisation größerer Team-Events ein, so wie Sommer- und Winterfeier oder Offsites.

Motivation, Sorgfältigkeit und Souveränität – auf Dich ist Verlass, auch wenn es mal stressig wird. Dies hast du idealerweise in vergleichbaren Positionen bereits bewiesen. Wir sind aber auch offen für Quereinsteiger:innen. Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen und eine serviceorientierte, lösungsorientierte Haltung. Du kommunizierst gern und verbindlich. Eine Hands-on-Mentalität und Lust, Aufgaben proaktiv und selbständig zu übernehmen und zu priorisieren.

Nice to have: Eventmanagement-Erfahrung, technisches Verständnis, handwerkliches Geschick für kleinere Reparaturen sowie Erfahrungen in der Umsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen. Erste Kenntnisse mit (vergleichbaren) Tools wie Slack, Google Workspace und Asana. Gute Deutschkenntnisse (C1) und Englischkenntnisse – wir arbeiten bilingual.

Werde Teil eines knapp 200-köpfigen Teams, das zusammen mit der Bundesverwaltung die Vision eines digitalen Staats realisiert. Arbeite so, wie es am besten zu Dir passt: Du kannst Deine Arbeitszeiten flexibel organisieren, jederzeit unsere Möglichkeiten für mobiles Arbeiten nutzen und Dein bevorzugtes Betriebssystem auswählen.

Das Gehalt für diese Stelle liegt bei uns zwischen 35.500-45.000 Euro brutto pro Jahr (Vollzeit). Für Deine individuelle Einordnung innerhalb unserer Gehaltsbänder und Level berücksichtigen wir den Verantwortungsumfang der Stelle, die Komplexität der Tätigkeiten und die Einschätzung Deiner Fähigkeiten aus den Kennenlerngesprächen. Urban Sports Club & mehr: Jeden Monat bekommst Du zum Gehalt einen 50-Euro-Gutschein on top, den Du flexibel einsetzen kannst. Fitness, Technik, Mobilität oder Food – Du hast die Wahl! Du hast die Möglichkeit, eine betriebliche Altersvorsorge mit attraktiven Konditionen und Arbeitgeberzuschuss abzuschließen.

Wir schätzen eine vielfältige Belegschaft und ein integratives Arbeitsumfeld wert. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Religion und Weltanschauung, Nationalität und (ethnischer sowie sozialer) Herkunft, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Alter sowie körperlichen und intellektuellen Fähigkeiten. Eingehende Bewerbungen prüfen wir lediglich auf ihre fachliche Qualifikation und die für die jeweilige Stelle erforderlichen Schlüsselqualifikationen. Daher möchten wir Dich bitten, in Deinem CV auf ein Foto von Dir zu verzichten sowie Informationen zu Deinem Wohnort, Alter, Geschlecht, Familienstand oder Ähnlichem zu streichen.

Nach Eingang Deiner Bewerbung erhältst Du innerhalb von zwei Wochen eine Einladung zu einem ersten Kennenlernen (Screening Call) mit der zuständigen Person aus unserem Talent Acquisition Team oder eine Absage. Nach einem erfolgreichen Screening Call folgen zwei Interviews mit DigitalService Mitarbeitenden. Wir informieren Dich über Feedback nach den Terminen und melden uns nach dem letzten Gespräch zügig mit der finalen Zu- oder Absage. Während des ganzen Prozesses stehen wir Dir jederzeit für Rückfragen, Feedback und Austausch zur Verfügung.