PMO Manager (all genders)

Wir gestalten einen digitalen Staat – gemeinsam mit der Verwaltung. Als Partner auf Augenhöhe stärken wir die Verwaltung auf ihrem Weg, die eigene Digitalisierung selbst voranzutreiben. Mit eigener iterativer Produktentwicklung und unserem Einsatz für bessere Rahmenbedingungen schaffen wir die Grundlage für digitale Lösungen, die skalierbar und wirksam sind.

Deine Aufgaben:

• Du bist ein essentielles Bindeglied zwischen unseren Produkt- und Projektteams sowie unserem Finanz- und Verwaltungsbereich. Du unterstützt die Planung, Steuerung und das Monitoring unserer digitalen Projekte und sorgst für eine reibungslose Umsetzung.
• Projektplanung und -unterstützung: Du erstellst und pflegst Projekt- und Budgetpläne basierend auf den Anforderungen aus dem Team und passt diese flexibel an, etwa bei Stundenbuchungen, Teamwechseln oder Budgetänderungen durch Projektpartner:innen.
• Prozessverbesserung: Du analysierst bestehende Arbeitsabläufe und identifizierst Potenziale für effizientere Prozesse, die du gemeinsam mit dem Team umsetzt.
• Organisation und Dokumentation: Du sorgst für eine strukturierte Ablage aller wichtigen Projektunterlagen, pflegst Listen offener Punkte und stellst sicher, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind.
• Sitzungsvorbereitung und Berichterstattung: Du bereitest Präsentationen und Berichte vor, die sowohl intern als auch extern genutzt werden und trägst so zur Transparenz des Projektfortschritts bei.
• Zusammenarbeit und Kommunikation: Du arbeitest eng mit Bereichs- und Projektleitungen zusammen und übernimmst eine aktive Rolle bei der operativen Unterstützung der Leitungsebene.
• Tools: Du hältst alle relevanten Daten in unseren Tools (z. B. Confluence, Jira, Asana) aktuell und sorgst dafür, dass die richtigen Informationen jederzeit für alle Beteiligten zugänglich sind.

Das bringst Du mit:

• Du bringst fundierte Erfahrungen im Projektmanagement mit, idealerweise im PMO-Umfeld oder IT-Projektmanagement und kennst dich in der Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten aus.
• Du hast ein grundlegendes Verständnis von Budget- und Finanzplanung im Projektkontext und kennst Begriffe wie FTE, Headcount und Kapazitätsplanung.
• Du bringst Datenaffinität mit, arbeitest sicher mit Excel und kannst komplexe Tabellen auswerten. Erfahrung mit PowerBI oder anderen Analyse-Tools ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
• Du hast bereits mit Projektmanagement-Tools wie Jira und/oder umfassenderen PM-Lösungen wie Azure DevOps, Asana oder Microsoft Project gearbeitet und fühlst dich in digitalen Systemen sicher.
• Du hast ein agiles Mindset, idealerweise Erfahrung mit agilen Frameworks wie Scrum oder Kanban und bist mit Begriffen wie Epics, User Stories und Sprints vertraut; eine agile Ausbildung oder Zertifizierung ist ein Plus, aber kein Muss.
• Du arbeitest strukturiert und genau, denkst mit und findest dich schnell in komplexe Zusammenhänge ein. Dabei kommunizierst Du proaktiv und holst dir die Informationen, die Du brauchst.
• Du sprichst Deutsch mindestens auf C1-Niveau und Englisch mindestens auf B2-Niveau, da wir beide Sprachen in unserer täglichen Arbeit verwenden.
• Auch als Quereinsteiger:in mit Erfahrung in der Koordination, Organisation oder Steuerung von Projekten bist Du bei uns herzlich willkommen. Wichtig ist, dass Du Dich schnell in neue Themen einarbeiten kannst.

Warum wir?

• Werde Teil eines rund 240-köpfigen Teams, das interdisziplinär und iterativ arbeitet – und zusammen mit der Bundesverwaltung die Vision eines digitalen Staats realisiert.
• Arbeite so, wie es am besten zu Dir passt: Du kannst Deine Arbeitszeiten flexibel organisieren, jederzeit unsere Möglichkeiten für mobiles Arbeiten nutzen und Dein bevorzugtes Betriebssystem auswählen.
• Das Gehalt für diese Stelle liegt bei uns zwischen 50.000–60.000 Euro brutto pro Jahr. Für Deine individuelle Einordnung innerhalb unserer Gehaltsbänder und Level berücksichtigen wir den Verantwortungsumfang der Stelle, die Komplexität der Tätigkeiten und die Einschätzung Deiner Fähigkeiten aus den Kennenlerngesprächen.
• Urban Sports Club & mehr: Jeden Monat bekommst Du zum Gehalt einen 50-Euro-Gutschein on top, den Du flexibel einsetzen kannst. Fitness, Technik, Mobilität oder Food – Du hast die Wahl!
• Deine mentale Gesundheit ist uns wichtig. Mit nilo.health unterstützen wir Dich, auf Dein Wohlbefinden zu achten.
• Wir schätzen eine vielfältige Belegschaft und ein integratives Arbeitsumfeld wert. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Religion und Weltanschauung, Nationalität und (ethnischer sowie sozialer) Herkunft, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Alter sowie körperlichen und intellektuellen Fähigkeiten.
• Eingehende Bewerbungen prüfen wir lediglich auf ihre fachliche Qualifikation und die für die jeweilige Stelle erforderlichen Schlüsselqualifikationen. Daher möchten wir Dich bitten, in Deinem CV auf ein Foto von Dir zu verzichten sowie Informationen zu Deinem Wohnort, Alter, Geschlecht, Familienstand oder Ähnlichem zu streichen.
• Bitte sende uns Deine Bewerbung ausschließlich über das Online-Tool zu. Nach Eingang Deiner Bewerbung erhältst Du innerhalb von zwei Wochen eine Einladung zu einem ersten Kennenlernen (Screening Call) mit der zuständigen Person aus dem Talent Acquisition Team oder eine Absage.
• Im Anschluss an einen erfolgreichen Screening Call folgen zwei bis drei Interviews mit DigitalService Mitarbeitenden. Zunächst geht es um Deine fachliche Qualifikation, danach um Werte und Erwartungen in Bezug auf Team und Zusammenarbeit. Wir informieren Dich über Feedback nach den Terminen und melden uns nach dem letzten Gespräch zügig mit der finalen Zu- oder Absage.
• Während des ganzen Prozesses stehen wir Dir jederzeit für Rückfragen, Feedback und Austausch zur Verfügung.
• Hast Du Fragen an uns? Deine Ansprechpartnerin ist Sophie.