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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Studentenzimmer und koordiniere Einzüge und Auszüge.
- Arbeitgeber: Die Diplomatische Akademie Wien bildet zukünftige Führungskräfte für internationale Karrieren aus.
- Mitarbeitervorteile: Genieße ein familiäres Betriebsklima und flache Hierarchien.
- Warum dieser Job: Erlebe eine spannende Rolle in einem dynamischen Umfeld mit internationalem Flair.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene betriebswirtschaftliche Ausbildung und sehr gute Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit, Gehalt von € 3.060,15 brutto pro Monat.
Die Diplomatische Akademie Wien ist eine postgraduale Bildungseinrichtung, die Universitäts- und Fachhochschulabsolvent/innen auf eine internationale Karriere in den Bereichen des öffentlichen Dienstes und der Wirtschaft sowie auf Führungspositionen in internationalen Organisationen und der EU vorbereitet. Die zentralen Ausbildungsinhalte betreffen internationale Beziehungen, Politikwissenschaft, Völker- und Europäisches Recht, Wirtschaft, Geschichte und Sprachen.
Die Diplomatische Akademie Wien sucht zum ehestmöglichen Eintritt eine / einen
ASSISTENTIN / ASSISTENTEN IN DER HAUSVERWALTUNG (VOLLZEIT)
Aufgaben
- Verwaltung der Studentenzimmer: Bearbeitung von Reservierungen, Anfragen, Koordination und Abwicklung von Einzügen und Auszügen (in englischer Sprache)
- Terminkoordination der Wartungsverträge
- Bestellung und Verwaltung des Verbrauchsmaterials, Ermittlung des Wareneinsatzes
- Tätigkeiten im Sinne der kaufmännischen Hausverwaltung
- Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Berichten und Projektunterlagen
- Assistenz beim Optimieren von Facility Services z.B. im Bereich Sicherheit, Verpflegung
- Assistenz in allen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten im Hinblick auf Betreuung und Verwaltung des Gebäudes
Profil
- Erfolgreich abgeschlossene betriebswirtschaftliche bzw. kaufmännische Ausbildung mindestens mit Matura
- Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise mit Bezug zum Facility Management
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Sehr gute Englischkenntnisse
- Genaue und strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent
Wir bieten
- Familiäres Betriebsklima
- Flache Hierarchien, offene Kommunikation
- Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (U1-Station Taubstummengasse)
GEHALT: Das monatliche Bruttogehalt auf Basis von 40 Stunden pro Woche beträgt € 3.060,15
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Assistent/in in der Hausverwaltung (m/w/d) Vollzeit Arbeitgeber: Diplomatische Akademie Wien
Kontaktperson:
Diplomatische Akademie Wien HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent/in in der Hausverwaltung (m/w/d) Vollzeit
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche tätig sind oder bereits Erfahrungen im Facility Management haben. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder erhält wertvolle Tipps.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Diplomatische Akademie Wien und ihre Werte. Zeige in Gesprächen, dass du die Mission und die Ausbildungsinhalte der Akademie verstehst und schätzt. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Position.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Organisation und Verwaltung von Studentenzimmern vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Koordination und Organisation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine MS-Office Kenntnisse aktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, während des Gesprächs eine kleine Aufgabe zu lösen oder ein Beispiel zu präsentieren, nutze dies, um deine Fähigkeiten in Excel, Word oder PowerPoint zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent/in in der Hausverwaltung (m/w/d) Vollzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Diplomatische Akademie Wien. Besuche ihre offizielle Website, um mehr über ihre Mission, Werte und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente hast, einschließlich Lebenslauf, Motivationsschreiben und Nachweisen deiner Ausbildung sowie Berufserfahrung. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Position und die Diplomatische Akademie Wien zum Ausdruck bringst. Betone deine Erfahrungen im Facility Management und deine organisatorischen Fähigkeiten.
Bewerbung einreichen: Lade alle erforderlichen Dokumente hoch und reiche deine Bewerbung über die Website der Diplomatischen Akademie Wien ein. Überprüfe vor dem Absenden, ob alle Informationen vollständig und korrekt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Diplomatische Akademie Wien vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie die Verwaltung von Studentenzimmern und die Koordination von Wartungsverträgen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Position eine strukturierte Arbeitsweise erfordert, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, die deine Organisationstalente unter Beweis stellen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben oder Projekte organisiert hast.
✨Betone deine MS-Office Kenntnisse
Die Stelle erfordert sehr gute MS-Office Kenntnisse. Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen mit diesen Programmen zu erläutern und vielleicht sogar zu demonstrieren, wie du sie in deiner bisherigen Arbeit eingesetzt hast.
✨Sprich über deine Englischkenntnisse
Da die Kommunikation in englischer Sprache ein Teil der Aufgaben ist, sei bereit, deine Englischkenntnisse im Gespräch zu zeigen. Du könntest auch einige Fragen auf Englisch beantworten, um deine Sprachfähigkeiten zu demonstrieren.
