Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei der Organisation und Verwaltung des Gebäudes sowie bei Projekten im Facility Management.
- Arbeitgeber: Die Diplomatische Akademie Wien bildet zukünftige Führungskräfte für internationale Karrieren aus.
- Mitarbeitervorteile: Familiäres Betriebsklima, flache Hierarchien und gute öffentliche Erreichbarkeit.
- Andere Informationen: Monatliches Bruttogehalt von € 3.167,25 für 40 Stunden pro Woche.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft des Facility Managements in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene betriebswirtschaftliche Ausbildung, Erfahrung in Assistenzfunktionen und sehr gute Englischkenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 19000 - 38000 € pro Jahr.
Die Diplomatische Akademie Wien ist eine postgraduale Bildungseinrichtung, die Universitäts- und Fachhochschulabsolvent/innen auf eine internationale Karriere in den Bereichen des öffentlichen Dienstes und der Wirtschaft sowie auf Führungspositionen in internationalen Organisationen und der EU vorbereitet. Die zentralen Ausbildungsinhalte betreffen internationale Beziehungen, Politikwissenschaft, Völker- und Europäisches Recht, Wirtschaft, Geschichte und Sprachen. Die Diplomatische Akademie Wien sucht zum ehestmöglichen Eintritt eine / einen ASSISTENTIN / ASSISTENTEN IM FACILITY MANAGEMENT (VOLLZEIT) Aufgaben Assistenz in allen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten im Hinblick auf Betreuung und Verwaltung des Gebäudes Terminkoordination der Wartungsverträge Bestellung und Verwaltung es Verbrauchsmaterials (Lebensmittel usw.) Ermittlung des Wareneinsatzes Aktives Mitwirken und Abwickeln von Projekten im Bereich Facility Management (Optimieren von Facility Services z. B. im Bereich Sicherheit, Verpflegung) Koordination und Nachverfolgung von Reparaturmaßnamen Bearbeitung von Schadenfällen, Versicherungsangelegenheiten Einholung von Kostenvoranschlägen, Angebotsvergleich Teilweise Tätigkeiten im Sinne der kaufmännischen Hausverwaltung Vertretungsweise: Verwaltung der Studentenzimmer: Bearbeitung von Reservierungen, Anfragen, Koordination und Abwicklung von Einzügen und Auszügen (in englischer Sprache) Profil Erfolgreich abgeschlossene betriebswirtschaftliche bzw. kaufmännische Ausbildung mindestens mit Matura Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise mit Bezug zum Facility Management Sehr gute MS-Office Kenntnisse Sehr gute Englischkenntnisse Genaue und strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent Wir bieten Familiäres Betriebsklima Flache Hierarchien, offene Kommunikation Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (U1-Station Taubstummengasse) GEHALT: Das monatliche Bruttogehalt auf Basis von 40 Stunden pro Woche beträgt € 3.167,25 DIENSTORT: Diplomatische Akademie Wien, Favoritenstraße 15a, 1040 Wien DIENSTANTRITT: Zum ehestmöglichen Zeitpunkt BEWERBUNG: Bei Interesse senden Sie Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (tabellarischer Lebenslauf in deutscher Sprache und Motivationsschreiben in englischer Sprache sowie (Dienst-)Zeugnisse) bevorzugt per E-Mail an Frau Ewelina Pokrywa: JBG81_AT
Assistentin / assistenten im facility management (vollzeit) Arbeitgeber: Diplomatische Akademie Wien
Kontaktperson:
Diplomatische Akademie Wien HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistentin / assistenten im facility management (vollzeit)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die im Facility Management tätig sind oder Kontakte zur Diplomatischen Akademie Wien haben. Oftmals erfährt man über persönliche Empfehlungen von offenen Stellen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Trends und Herausforderungen im Facility Management. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du über die neuesten Entwicklungen Bescheid weißt und wie du diese in der Akademie umsetzen könntest.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Organisationstalent und strukturierten Arbeitsweise vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse aktiv! Da sehr gute Englischkenntnisse gefordert sind, könntest du in einem Gespräch oder einer informellen Begegnung deine Fähigkeit, auf Englisch zu kommunizieren, demonstrieren. Das hinterlässt einen positiven Eindruck.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistentin / assistenten im facility management (vollzeit)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über die Diplomatische Akademie Wien: Bevor du deine Bewerbung schreibst, solltest du dich über die Diplomatische Akademie Wien und ihre Werte informieren. Verstehe, welche Rolle das Facility Management in der Organisation spielt und wie du dazu beitragen kannst.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Assistenz im Facility Management wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in ähnlichen Positionen.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben in englischer Sprache. Erkläre, warum du an dieser Position interessiert bist und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Diplomatischen Akademie passen. Sei konkret und nenne Beispiele.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und korrekt sind. Dazu gehören dein Lebenslauf, das Motivationsschreiben sowie relevante Zeugnisse. Achte darauf, dass alles in deutscher bzw. englischer Sprache vorliegt, wie gefordert.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Diplomatische Akademie Wien vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Aufgaben vor
Informiere dich über die verschiedenen Aufgaben im Facility Management, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Position viel Organisationstalent erfordert, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit Termine koordiniert oder Projekte verwaltet hast. Dies wird deine Eignung für die Rolle unterstreichen.
✨Sprich über deine MS-Office Kenntnisse
Die Stelle erfordert sehr gute MS-Office Kenntnisse. Bereite dich darauf vor, spezifische Programme und Funktionen zu nennen, die du beherrschst, und erkläre, wie du diese in deiner bisherigen Arbeit eingesetzt hast.
✨Bereite Fragen zur Unternehmenskultur vor
Da die Diplomatische Akademie Wien ein familiäres Betriebsklima und flache Hierarchien betont, könntest du Fragen zur Teamdynamik und zur Kommunikation im Unternehmen stellen. Das zeigt dein Interesse an der Unternehmenskultur und dass du gut ins Team passen möchtest.