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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Leitung in der Administration und arbeite an spannenden internen Projekten.
- Arbeitgeber: Die Diplomatische Akademie Wien - eine Top-Adresse für internationale Karrieren.
- Mitarbeitervorteile: Familiäres Betriebsklima, Kantine und gute öffentliche Erreichbarkeit.
- Warum dieser Job: Gestalte deine Zukunft in einem dynamischen Umfeld mit flachen Hierarchien.
- Gewünschte Qualifikationen: Matura oder wirtschaftliches Studium, MS-Office Kenntnisse und Organisationstalent.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und ein herausforderndes, vielfältiges Aufgabengebiet.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 1752 - 1752 € pro Monat.
Die Diplomatische Akademie Wien ist eine postgraduale Bildungseinrichtung, die Universitäts- und Fachhochschulabsolvent/innen auf eine internationale Karriere in den Bereichen des öffentlichen Dienstes und der Wirtschaft sowie auf Führungspositionen in internationalen Organisationen und der EU vorbereitet. Die zentralen Ausbildungsinhalte betreffen internationale Beziehungen, Politikwissenschaft, Völker- und Europäisches Recht, Wirtschaft, Geschichte und Sprachen.
Die Diplomatische Akademie Wien sucht zum ehestmöglichen Eintritt eine/n ASSISTENTIN / ASSISTENTEN IN DER ADMINISTRATION (20 WOCHENSTUNDEN).
- Unterstützung der Leitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Mitarbeit an internen Projekten (Prozessoptimierung)
- Terminkoordination
- Organisation und Nachverfolgung interner Abläufe und Fristen
- Erstellung, Überarbeitung und Standardisierung neuer Formulare / Unterlagen / Verträge
- Erstellung von anspruchsvollen Statistiken, Auswertungen und Präsentationen
- Projektbezogene administrative Tätigkeiten
Erfolgreich abgeschlossene wirtschaftliche Ausbildung auf Matura Niveau, wirtschaftliches Studium von Vorteil. Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Rolle oder in der Assistenz. Ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse. Verhandlungssichere Deutsch- sowie Englischkenntnisse. Organisationstalent und zeitliche Flexibilität. Rasche Auffassungsgabe sowie strukturierte Arbeitsweise. Herausforderndes und vielfältiges Aufgabengebiet. Familiäres Betriebsklima, flache Hierarchien, offene Kommunikation. Hauseigene Kantine. Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (U1-Station Taubstummengasse).
GEHALT: Das monatliche Bruttogehalt auf Basis von 20 Stunden pro Woche beträgt € 1.752,64.
Assistent:in der Leitung in der Administration (20 Wochenstunden) Arbeitgeber: Diplomatische Akademie Wien
Kontaktperson:
Diplomatische Akademie Wien HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent:in der Leitung in der Administration (20 Wochenstunden)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit der Diplomatischen Akademie Wien in Kontakt zu treten, nutze sie. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zu der Position oder dem Team.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist das A und O! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der Akademie auf LinkedIn. So bekommst du Insider-Infos und kannst dich besser auf das Gespräch vorbereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Akademie, ihre Projekte und Werte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen in der Administration zur Stelle passen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, im Auswahlprozess wahrgenommen zu werden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent:in der Leitung in der Administration (20 Wochenstunden)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Gliedere deine Unterlagen in übersichtliche Abschnitte, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein gut organisiertes Dokument hinterlässt einen positiven Eindruck!
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung gründlich zu überprüfen. Fehler können schnell den Eindruck erwecken, dass du nicht sorgfältig arbeitest – und das wollen wir nicht!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung bei uns ankommt, bewirb dich direkt über unsere Website. So kannst du sicher sein, dass wir alle Unterlagen erhalten und nichts verloren geht. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Diplomatische Akademie Wien vorbereitest
✨Informiere dich über die Diplomatische Akademie
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Diplomatische Akademie Wien verschaffen. Schau dir ihre Programme, Werte und aktuellen Projekte an. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite Beispiele für deine Erfahrungen vor
Da die Stelle eine administrative Unterstützung erfordert, bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Prozesse optimiert oder organisatorische Herausforderungen gemeistert hast. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Position verstehst.
✨Zeige deine MS-Office Kenntnisse
Die Stelle verlangt ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse. Sei bereit, darüber zu sprechen, welche Programme du beherrschst und wie du sie in deiner bisherigen Arbeit eingesetzt hast. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel nennen, wo du mit Excel oder PowerPoint beeindruckende Ergebnisse erzielt hast.
✨Stelle Fragen zur Teamkultur
Das familiäre Betriebsklima und die offene Kommunikation sind wichtige Aspekte der Diplomatischen Akademie. Bereite einige Fragen vor, die sich auf die Teamdynamik und die Zusammenarbeit beziehen. Das zeigt dein Interesse an der Unternehmenskultur und hilft dir, herauszufinden, ob es gut zu dir passt.