Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Backoffice mit administrativen Aufgaben und Dokumentenverwaltung.
- Arbeitgeber: Die Diplomatische Akademie Wien bildet zukünftige Führungskräfte für internationale Karrieren aus.
- Mitarbeitervorteile: Familiäres Betriebsklima, flache Hierarchien und gute öffentliche Erreichbarkeit.
- Warum dieser Job: Gestalte deine Karriere in einem dynamischen Umfeld mit internationalem Flair und wertvollen Erfahrungen.
- Gewünschte Qualifikationen: Matura oder betriebswirtschaftliche Ausbildung, Erfahrung in der Administration und sehr gute Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Monatliches Bruttogehalt von € 3.167,25 für 40 Stunden pro Woche.
Die Diplomatische Akademie Wien ist eine postgraduale Bildungseinrichtung, die Universitäts- und Fachhochschulabsolvent/innen auf eine internationale Karriere in den Bereichen des öffentlichen Dienstes und der Wirtschaft sowie auf Führungspositionen in internationalen Organisationen und der EU vorbereitet. Die zentralen Ausbildungsinhalte betreffen internationale Beziehungen, Politikwissenschaft, Völker- und Europäisches Recht, Wirtschaft, Geschichte und Sprachen.
Die Diplomatische Akademie Wien sucht zum ehestmöglichen Eintritt eine / einen MITARBEITER/IN IN DER KAUFMÄNNISCHEN ADMINISTRATION - BACKOFFICE (VOLLZEIT).
Tätigkeiten:
- Tätigkeiten im Sinne der kaufmännischen Administration;
- Backoffice Assistenz in allen administrativen Tätigkeiten im Hinblick auf Betreuung und Verwaltung des Gebäudes;
- Terminkoordination der Wartungsverträge;
- Verwaltung des Verbrauchsmaterials, Ermittlung des Wareneinsatzes, Rechnungskontrolle;
- Abwicklung von Versicherungsfällen;
- Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Berichten;
- Assistenz beim Optimieren z.B. im Bereich Facility Management, Sicherheit, Verpflegung;
- Vertretungsweise: Verwaltung der Studentenzimmer;
- Bearbeitung von Reservierungen, Anfragen, Koordination und Abwicklung von Einzügen und Auszügen (in englischer Sprache).
Voraussetzungen:
- Erfolgreich abgeschlossene betriebswirtschaftliche bzw. kaufmännische Ausbildung mindestens auf Matura Niveau;
- Berufserfahrung in der Administration;
- Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel;
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (Level C) in Wort und Schrift;
- Strukturierte und exakte Arbeitsweise sowie Selbständigkeit und Zuverlässigkeit.
Wir bieten:
- Familiäres Betriebsklima;
- Flache Hierarchien, offene Kommunikation;
- Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (U1-Station Taubstummengasse).
GEHALT: Das monatliche Bruttogehalt auf Basis von 40 Stunden pro Woche beträgt € 3.167,25.
Kaufmännische Administration - Backoffice Mitarbeiter/in Arbeitgeber: Diplomatische Akademie Wien
Kontaktperson:
Diplomatische Akademie Wien HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Kaufmännische Administration - Backoffice Mitarbeiter/in
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Diplomatische Akademie Wien und ihre Programme. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte und Ziele der Akademie verstehst und wie deine Fähigkeiten zur Erreichung dieser Ziele beitragen können.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten in der kaufmännischen Administration und im Backoffice unter Beweis stellen. Dies könnte die Verwaltung von Dokumenten oder die Koordination von Terminen umfassen.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Arbeitskultur und die Erwartungen an die Mitarbeiter in der Diplomatischen Akademie zu sammeln. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu stellen, die dein Interesse an der Position und der Akademie zeigen. Fragen zu den Herausforderungen im Backoffice oder zur Teamdynamik können dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Kaufmännische Administration - Backoffice Mitarbeiter/in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Diplomatische Akademie Wien. Besuche ihre offizielle Website, um mehr über ihre Mission, Werte und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die kaufmännische Administration und das Backoffice wichtig sind. Betone deine Kenntnisse in MS-Office und deine Sprachfähigkeiten.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich darauf vorbereiten. Gehe auf die spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Stelle ein.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor du deine Bewerbung einreichst. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Motivationsschreiben fehlerfrei sind und alle relevanten Informationen enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Diplomatische Akademie Wien vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Aufgaben vor
Informiere dich über die Tätigkeiten im Backoffice und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der kaufmännischen Administration dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, bereite dich darauf vor, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Übe eventuell einige Fachbegriffe, die in der Verwaltung häufig verwendet werden.
✨Präsentiere deine MS-Office Fähigkeiten
Da ein sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel, wichtig ist, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast, um administrative Aufgaben effizient zu erledigen.
✨Betone deine strukturierte Arbeitsweise
Die Stelle erfordert eine strukturierte und exakte Arbeitsweise. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit organisiert und zuverlässig gearbeitet hast, um Herausforderungen zu meistern.
