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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Organisation und Administration im Studienbereich und unterstütze Studierende.
- Arbeitgeber: Die Diplomatische Akademie Wien bildet zukünftige Führungskräfte für internationale Karrieren aus.
- Mitarbeitervorteile: Familiäres Betriebsklima, flache Hierarchien und gute öffentliche Erreichbarkeit.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld mit direktem Einfluss auf Studierende.
- Gewünschte Qualifikationen: Erforderlich sind sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse sowie MS-Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Monatliches Bruttogehalt von € 3.167,25 bei 40 Stunden pro Woche.
Die Diplomatische Akademie Wien ist eine postgraduale Bildungseinrichtung, die Universitäts- und Fachhochschulabsolvent/innen auf eine internationale Karriere in den Bereichen des öffentlichen Dienstes und der Wirtschaft sowie auf Führungspositionen in internationalen Organisationen und der EU vorbereitet. Die zentralen Ausbildungsinhalte betreffen internationale Beziehungen, Politikwissenschaft, Völker- und Europäisches Recht, Wirtschaft, Geschichte und Sprachen.
Die Diplomatische Akademie Wien sucht zum ehestmöglichen Eintritt eine / einen MITARBEITERIN IN DER STUDIENABTEILUNG (VOLLZEIT).
I. ORGANISATIONSAUFGABEN
- Vorwiegend Organisations- und Administrationstätigkeiten im Studienbereich
- Vorbereitung der Registrierungs- und Orientierungswoche
- Vorbereitung der Graduierungsfeiern
- Betreuung und Aktualisierung der internen Website der Studierenden und ProfessorInnen
- Unterstützung der Vortragenden
- Unterstützung bei der Entwicklung der Studienabteilung
II. STUDIERENDE
- Betreuung und Beratung von Studierenden in akademischen Belangen
- Betreuung der Masterarbeiten (Seminare, Defence, MOODLE Eintragungen, Plagiatsprüfung)
- Betreuung der externen Sprachkurse
- Organisation der Evaluierungen
- Ausstellung sämtlicher Zeugnisse und Bestätigungen
- Unterstützung bei der Aufbereitung der Unterlagen für das Auswahlverfahren
- Unterstützung bei der Organisation der Aufnahmeprüfung für den Diplomlehrgang
- Unterstützung bei der Organisation und Begleitung von Studienreisen
- Unterstützung bei Prüfungsaufsichten
Entsprechende Berufserfahrung von Vorteil, idealerweise im universitären Bereich. Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse erforderlich. Sehr gute MS-Office Kenntnisse. Lernbereitschaft von Datenbankprogrammen. Genauigkeit, Teamfähigkeit, Belastbarkeit. Reisebereitschaft. Organisationstalent. Professionalität im Umgang mit Studierenden und Vortragenden. Bereitschaft zur Übernahme von neuen Aufgaben. Abwechslungsreiche Tätigkeit im internationalen Umfeld. Familiäres Betriebsklima. Flache Hierarchien. Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (U1-Station Taubstummengasse).
GEHALT: Das monatliche Bruttogehalt auf Basis von 40 Stunden pro Woche beträgt € 3.167,25.
Mitarbeiter kaufmännische Administration Studienabteilung (m/w/d) Arbeitgeber: Diplomatische Akademie Wien
Kontaktperson:
Diplomatische Akademie Wien HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter kaufmännische Administration Studienabteilung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Studierenden oder Mitarbeitenden der Diplomatischen Akademie Wien, um mehr über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren. Oft können persönliche Kontakte dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, die sich auf deine Erfahrungen in der akademischen Verwaltung beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du Organisationstalent und Teamfähigkeit in früheren Positionen unter Beweis gestellt hast.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Entwicklungen in den Bereichen internationale Beziehungen und Bildung. Zeige im Gespräch, dass du ein Interesse an diesen Themen hast und bereit bist, dich weiterzubilden.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere deine MS-Office Kenntnisse aktiv. Wenn du die Möglichkeit hast, während des Gesprächs Beispiele für deine Fähigkeiten zu zeigen, sei bereit, dies zu tun. Das kann dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter kaufmännische Administration Studienabteilung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Diplomatische Akademie Wien. Besuche ihre offizielle Website, um mehr über die Ausbildungsinhalte und die Werte der Institution zu erfahren.
Lebenslauf und Anschreiben: Erstelle einen klar strukturierten Lebenslauf und ein individuelles Anschreiben. Betone deine relevanten Erfahrungen in der Administration und deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch.
Betonung der Soft Skills: Hebe deine Teamfähigkeit, Organisationstalent und Belastbarkeit hervor. Diese Eigenschaften sind für die ausgeschriebene Position besonders wichtig.
Prüfung der Unterlagen: Überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf fehlerfrei sind, bevor du sie einreichst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Diplomatische Akademie Wien vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Fragen zur Organisation
Da die Position stark auf organisatorische Aufgaben fokussiert ist, solltest du dich auf Fragen vorbereiten, die deine Erfahrungen in der Organisation und Verwaltung betreffen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse über die Akademie
Informiere dich gründlich über die Diplomatische Akademie Wien und ihre Programme. Zeige im Interview, dass du die Ausbildungsinhalte und die Zielsetzung der Akademie verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu fördern.
✨Teamfähigkeit betonen
Die Stelle erfordert Teamarbeit und Unterstützung von Studierenden sowie Vortragenden. Bereite Beispiele vor, die deine Teamfähigkeit und deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen verdeutlichen. Das zeigt, dass du gut ins Team passt.
✨Englisch- und Deutschkenntnisse hervorheben
Da sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse erforderlich sind, solltest du während des Interviews sicherstellen, dass du in beiden Sprachen kommunizieren kannst. Bereite dich darauf vor, Fragen in beiden Sprachen zu beantworten und eventuell auch Fachbegriffe zu verwenden.
