Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und unterstütze die Studienabteilung bei administrativen Aufgaben und der Betreuung von Studierenden.
- Arbeitgeber: Die Diplomatische Akademie Wien bildet zukünftige Führungskräfte für internationale Karrieren aus.
- Mitarbeitervorteile: Genieße ein familiäres Betriebsklima, flache Hierarchien und eine gute öffentliche Erreichbarkeit.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld mit direktem Einfluss auf Studierende.
- Gewünschte Qualifikationen: Erforderlich sind sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse sowie MS-Office Kenntnisse.
- Andere Informationen: Das monatliche Bruttogehalt beträgt € 3.167,25 bei 40 Stunden pro Woche.
Die Diplomatische Akademie Wien ist eine postgraduale Bildungseinrichtung, die Universitäts- und Fachhochschulabsolvent/innen auf eine internationale Karriere in den Bereichen des öffentlichen Dienstes und der Wirtschaft sowie auf Führungspositionen in internationalen Organisationen und der EU vorbereitet. Die zentralen Ausbildungsinhalte betreffen internationale Beziehungen, Politikwissenschaft, Völker- und Europäisches Recht, Wirtschaft, Geschichte und Sprachen.
Die Diplomatische Akademie Wien sucht zum ehestmöglichen Eintritt eine / einen MITARBEITERIN IN DER STUDIENABTEILUNG (VOLLZEIT).
Aufgaben
- Vorwiegend Organisations- und Administrationstätigkeiten im Studienbereich
- Vorbereitung der Registrierungs- und Orientierungswoche
- Vorbereitung der Graduierungsfeiern
- Betreuung und Aktualisierung der internen Website der Studierenden und ProfessorInnen
- Unterstützung der Vortragenden
- Unterstützung bei der Entwicklung der Studienabteilung
Studierende
- Betreuung und Beratung von Studierenden in akademischen Belangen
- Betreuung der Masterarbeiten (Seminare, Defence, MOODLE Eintragungen, Plagiatsprüfung)
- Betreuung der externen Sprachkurse
- Organisation der Evaluierungen
- Ausstellung sämtlicher Zeugnisse und Bestätigungen
- Unterstützung bei der Aufbereitung der Unterlagen für das Auswahlverfahren
- Unterstützung bei der Organisation der Aufnahmeprüfung für den Diplomlehrgang
- Unterstützung bei der Organisation und Begleitung von Studienreisen
- Unterstützung bei Prüfungsaufsichten
Profil
- Entsprechende Berufserfahrung von Vorteil, idealerweise im universitären Bereich
- Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse erforderlich
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Lernbereitschaft von Datenbankprogrammen
- Genauigkeit, Teamfähigkeit, Belastbarkeit
- Reisebereitschaft
- Organisationstalent
- Professionalität im Umgang mit Studierenden und Vortragenden
- Bereitschaft zur Übernahme von neuen Aufgaben
Wir bieten
- Abwechslungsreiche Tätigkeit im internationalen Umfeld
- Familiäres Betriebsklima
- Flache Hierarchien
- Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (U1-Station Taubstummengasse)
GEHALT: Das monatliche Bruttogehalt auf Basis von 40 Stunden pro Woche beträgt € 3.167,25.
Mitarbeiter kaufmännische Administration Studienabteilung (m/w/d) Arbeitgeber: Diplomatische Akademie Wien
Kontaktperson:
Diplomatische Akademie Wien HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter kaufmännische Administration Studienabteilung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kommilitonen oder Professoren, die möglicherweise Kontakte zur Diplomatischen Akademie Wien haben. Empfehlungen aus deinem Netzwerk können dir einen entscheidenden Vorteil verschaffen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Entwicklungen in der internationalen Bildung und Verwaltung. Zeige in Gesprächen, dass du über Trends und Herausforderungen in diesem Bereich Bescheid weißt, um dein Interesse und Engagement zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten konkret zur Organisation und den Aufgaben der Studienabteilung passen. Sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit zu teilen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Arbeit mit Studierenden und in einem internationalen Umfeld. Bereite einige Ideen vor, wie du die Studierendenbetreuung verbessern oder die Organisation von Veranstaltungen unterstützen könntest, um deine Initiative zu zeigen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter kaufmännische Administration Studienabteilung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Diplomatische Akademie Wien. Besuche ihre offizielle Website, um mehr über die Institution, ihre Werte und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position in der Studienabteilung wichtig sind. Betone deine Kenntnisse in MS-Office und deine Erfahrung im universitären Bereich.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du an dieser Position interessiert bist und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Diplomatischen Akademie passen. Gehe auf deine Teamfähigkeit und Organisationstalent ein.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor du deine Bewerbung einreichst. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Diplomatische Akademie Wien vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Studienabteilung anfallen. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse erforderlich sind, bereite dich darauf vor, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Du könntest auch Beispiele für Situationen nennen, in denen du deine Sprachkenntnisse effektiv eingesetzt hast.
✨Hebe deine Organisationstalente hervor
Die Position erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent. Bereite konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Projekte oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Sei bereit für Fragen zur Teamarbeit
Teamfähigkeit ist ein wichtiger Aspekt dieser Rolle. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit im Team gearbeitet hast und welche Herausforderungen du dabei gemeistert hast. Sei bereit, darüber zu sprechen.
