Assistenz/Sekretariat der Werkleitung (m/w/d)

Für ein angesehenes Kundenunternehmen suchen wir im Rahmen der Direktvermittlung eine engagierte Assistenz/Sekretariat der Werkleitung (m/w/d). In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Werkleitung bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Wenn Sie strukturiert arbeiten, kommunikativ sind und Freude daran haben, zentrale Prozesse innerhalb des Werkes aktiv mitzugestalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Vorteile:

• Vergütung gem. Entgeltgruppe 7 TVD inklusive regelmäßiger Tariferhöhungen, Jahressonderzahlung, Leistungsprämie sowie betrieblicher Altersvorsorge
• Befristete Vollzeitstelle mit 39 Wochenstunden
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit, orientiert an den Terminen der Werkleitung und des Werkausschusses
• Moderner, hochwertig ausgestatteter Arbeitsplatz im historischen Volksbad Jena
• Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten, 30 Tage Erholungsurlaub sowie die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (je nach Bedarf und Absprache)

Ihre Aufgaben:

• Eigenständige Organisation des Sekretariats sowie zentrale Ansprechperson für den Eigenbetrieb und externe Kund:innen
• Priorisierung eingehender Anfragen und effizientes Terminmanagement für die Geschäftsführung
• Vor- und Nachbereitung von Dienstberatungen und weiteren Terminen, inklusive Protokollführung; bei Bedarf Protokollierung in zugeordneten städtischen Gremien
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben, einschließlich Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung
• Bearbeitung kaufmännischer Vorgänge, z.B. Beschaffung von Büromaterial und weiteren administrativen Bedarfen
• Unterstützung bei der Organisation und Koordination projektbezogener Aufgaben
• Planung und Organisation von Dienstreisen für die Werkleitung und Beteiligte

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Bürokauffrau/-mann, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Fachangestellte/-r für Bürokommunikation
• Relevante Berufserfahrung in den genannten Aufgaben- und Verantwortungsbereichen
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit hoher Kundenorientierung sowie eine strukturierte, zuverlässige, selbstständige und diskrete Arbeitsweise
• Sicheres Auftreten, hohe Sozialkompetenz, Einfühlungsvermögen, Teamfähigkeit und Belastbarkeit
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware und Office-Anwendungen
• Deutschkenntnisse auf C1-Niveau gem. dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen (GER)